Werbeagentur mediapepp: Mit rapidmail wickeln wir unsere digitalen Marketing-Leistungen schnell und effizient ab

Die Full Service Werbeagentur mediapepp unterstützt Marken und Unternehmen unter anderem dabei, eine ganzheitliche  und authentische (Online)-Markenkommunikation aufzubauen. Dabei ist auch E-Mail-Marketing ein Leistungsfeld der Agentur, das für eine gezielte Kundenansprache immer mehr an Bedeutung gewinnt. mediapepp-Projektleiter Dietmar Weil erklärt, welche aktuellen Herausforderungen sein Team durch die Nutzung von rapidmail als Newsletter-Software meistern kann. Er lässt zudem hinter die Kulissen von mediapepp blicken und berichtet, wie rapidmail seiner Werbeagentur hilft, die verschiedenen Kommunikationsziele der Kunden erfolgreich zu erreichen.

Das ist mediapepp

mediapepp ist eine Full Service Werbeagentur – das heißt, wir bieten sämtliche Leistungen von der Logo-Entwicklung über Print- und Online-Kampagnen bis hin zum Aufbau eines professionellen Webauftritts an. Wir können inzwischen auf 20 Jahre Know-how als Marketing-Agentur zurückblicken. Diese Expertise setzen wir ein, um sowohl B2C- als auch B2B-Unternehmen aus den verschiedensten Branchen zu einer effektiven Markenkommunikation zu verhelfen. Unser Konzept basiert dabei  auf der Kreativität unseres Teams, unserem Fokus auf den Zielen und Wünschen unserer Kunden sowie unserer gut durchdachten Auswahl an geeigneten Werbemaßnahmen. Kurz gesagt: Wir hören unseren Kunden zu, werfen unsere kreativen Köpfe an und lassen ihre Wünsche wahr werden.

Diesen Herausforderungen begegnen wir

Wir sind stolz darauf sagen zu können, dass wir derzeit mit mediapepp in etwa 100 aktive Kunden betreuen. Einige davon begleiten wir schon seit über 10 Jahren – dadurch kennen wir die Bedürfnisse unserer Kunden sehr gut und können sie bestmöglich unterstützen. Mit der Zeit ist natürlich auch unser Aufgabenfeld gewachsen. Früher lag der Fokus auf Marketing-Aktionen im Print-Bereich, also dem Erstellen von Flyern, Imagebroschüren, Visitenkarten usw. Im Zuge des digitalen Wandels sind natürlich auch unsere Leistungen im Marketing immer digitaler geworden. Das sieht man auch am Newsletter-Marketing, das immer mehr an Bedeutung gewinnt: Unternehmen müssen auch werbetechnisch mit der Zeit gehen, um den Anschluss und den Kontakt zur eigenen Zielgruppe nicht zu verlieren. Newsletter-Marketing ist dabei für uns ein wesentlicher Baustein.

Parallele Marketing-Betreuung vieler verschiedener Kunden

Viele verschiedene Kunden in ihrer Markenkommunikation zu unterstützen, bringt auch die ein oder andere Herausforderung mit sich: Allein schon, weil unsere Kunden in den unterschiedlichsten Branchen tätig sind. Wir haben neben vielen Industriekunden – also im B2B-Bereich – auch einige B2C-Kunden aus den verschiedensten Sektoren. Zum Beispiel betreuen wir neben einer Hörakustik-Firma auch eine Bäckereikette und ein BMW-Autohaus mit mehreren Filialen. Logischerweise verfolgt jeder dieser Kunden eine andere Strategie und legt für die Zusammenarbeit mit unserer Agentur andere Ziele fest, die es zu erreichen gilt. 

Wir müssen uns also in ganz unterschiedliche Zielgruppen hineinversetzen und gut überlegen, mit welchen Maßnahmen sich die gesteckten Ziele am besten erreichen lassen. Um den Überblick zu behalten und für jeden Kunden effektive Marketingaktionen planen und umsetzen zu können, müssen wir uns gut organisieren. Wir haben daher eine Lösung gesucht, die uns eine einfache, aber professionelle Betreuung vieler Kunden gleichzeitig ermöglicht.

Umfangreiches Leistungsspektrum bei kleiner Teamgröße

Bei mediapepp sind wir ein kleines Team aus drei festen und zwei freien Mitarbeitern, die uns regelmäßig unterstützen. Demgegenüber steht eine relativ hohe Anzahl an Kunden, für deren Markenkommunikation wir zuständig sind – oft umfasst das sowohl Print- als auch digitale Kanäle. Unser Anspruch an uns selbst ist, dass wir trotz unseres umfassenden Leistungsangebots alle Kunden ganzheitlich betreuen und qualitativ hochwertige, zufriedenstellende Ergebnisse liefern.

Trotz unseres umfassenden Leistungsangebots wollen wir alle Kunden ganzheitlich betreuen  und zufriedenstellende Ergebnisse liefern.

Für den E-Mail-Marketing-Bereich benötigen wir deshalb eine professionelle Newsletter-Software, die wichtige technische Grundvoraussetzungen wie eine sichere Versandstruktur gewährleistet. Gleichzeitig hatten wir nicht die personellen und zeitlichen Kapazitäten, uns erst in komplexe Tools einzuarbeiten – beim Testen verschiedener Anbieter war einfaches, intuitives Handling für uns daher Entscheidungsfaktor Nr. 1.

Strenge Datenschutzauflagen für die Arbeit mit personenbezogenen Daten 

Als Marketing-Agentur kommt man zwangsläufig mit personenbezogenen Kundendaten in Berührung. Auch der Newsletterversand lebt ja zum Beispiel von der Verarbeitung der E-Mail-Adressen der Kunden: Vor dem Versand erhalten wir von unseren Kunden immer eine Excel-Liste mit den Kontakten, an die das nächste Mailing gesendet werden soll. Das findet natürlich unter Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen statt. Wir bekommen nur Kontaktdaten zur Verfügung gestellt, bei denen eine Zustimmung zum Newsletter-Erhalt vorliegt. 

Unseren Kunden ist es wichtig, dass wir datenschutzkonform mit den Kontaktdaten umgehen, die sie uns zur Verfügung stellen.

Außerdem ist es unseren Kunden wichtig, dass sie sich sicher sein können, dass wir auch im Anschluss datenschutzkonform mit den Kontaktdaten umgehen, die sie uns zur Verfügung stellen. Deshalb mussten wir bei der Auswahl eines Newsletter-Tools genau darauf schauen, welche Leistungen diesbezüglich angeboten werden, z. B. der Abschluss eines AV-Vertrags oder die Möglichkeit, Kontakte DSGVO-konform zu löschen. Wir wollten ganz sicher sein, dass die Software allen Datenschutzrichtlinien folgt – damit unsere Kunden, aber auch wir als Agentur rechtlich auf der sicheren Seite sind.

Wachsender Wettbewerb um die Aufmerksamkeit der Verbraucher

Uns alle erreichen inzwischen jeden Tag so viele E-Mails – da ist es normal, dass die Leute keine Geduld mehr haben, sich in jeder Mail einen langen Text durchzulesen. Deshalb muss es uns als Werbeagentur gelingen, dass wir innerhalb kürzester Zeit die Aufmerksamkeit der Lesenden erlangen. Wir müssen es schaffen, Texte im Newsletter möglichst kurz und knackig zu präsentieren, ohne wichtige Informationen außen vor zu lassen. Gleichzeitig müssen die Leser das Design des Newsletters ansprechend finden und dadurch so geleitet werden, dass sie automatisch an wichtige Stellen wie eingebaute Links gelangen. Das sind alles Voraussetzungen, die ein Newsletter-Tool für uns erfüllen muss, um uns in unserem Arbeitsalltag optimal zu unterstützen: Je einfacher und schneller sich schöne und sinnvoll aufgebaute Mailing-Designs erstellen lassen, desto besser ist das für uns.

„Mails werden immer häufiger am Smartphone gelesen. Wir müssen daher sicherstellen, dass Newsletter auch mobil optimiert sind und am Smartphone gut aussehen, auffallen und überzeugen.”

Eine Herausforderung ist dabei auch die Verlagerung zum mobilen Lesen von E-Mail-Nachrichten: Die Menschen lesen ihre Mails immer häufiger am Smartphone. Für uns als Werbeagentur bedeutet das, dass wir sicherstellen müssen, dass die Newsletter auch mobile optimiert sind und am Smartphone gut aussehen, auffallen und überzeugen.

So hilft uns der Einsatz von rapidmail

Einfache Bedienung – keine Einarbeitung nötig

Vor einigen Jahren haben wir festgestellt, dass E-Mail-Marketing ein Bereich ist, der immer mehr an Relevanz gewinnt. Daher haben wir uns auf die Suche nach einem Tool gemacht, mit dem wir einfach professionelle Newsletter für unsere Kunden erstellen und versenden können. Vorab haben wir verschiedene Newsletter-Systeme getestet – bei rapidmail hat uns die Handhabung am besten gefallen: gar nicht kompliziert, sondern einfach und intuitiv.

Bei rapidmail hat uns die Handhabung am besten gefallen: gar nicht kompliziert, sondern alles einfach und intuitiv.

Übersichtliche Kundenverwaltung und einfache Freigabeprozesse

Was uns an rapidmail besonders gut gefällt, ist die Übersichtlichkeit. Verschiedene Kunden mit unterschiedlichen Zielen, Mailing-Typen und Versandabständen zu betreuen, stellt damit kein Problem dar. rapidmail bietet flexible Möglichkeiten: Es kann für jeden neuen Kunden ein eigenes Kundenkonto in rapidmail angelegt und verwaltet werden – so machen wir das aktuell. Oder aber man verwaltet alles im eigenen Agenturkonto und bereitet darin die Mailings für die Kunden vor. Momentan befassen wir uns damit, ob dieser nächste Schritt auch für uns die sinnvollere Option wäre. Derzeit kommen wir aber mit den einzelnen Kundenkonten, in die wir uns einloggen, um darin zu arbeiten, sehr gut zurecht.

Viele verschiedene Kunden mit rapidmail zu betreuen, stellt kein Problem dar. rapidmail bietet flexible Möglichkeiten – einzelne Konten pro Kunde anlegen oder alles im eigenen Agenturkonto verwalten.

Für jedes Template und jedes Mailing, das wir für einen unserer Kunden erstellen, benötigen wir vor Versand die Freigabe durch den Kunden. Auch da erleichtert uns rapidmail die Kommunikation mit dem Kunden im gesamten Freigabeprozess. Sobald ein Mailing aus unserer Sicht bereit zum Versand ist, nutzen wir die Testversand-Funktion. Zum einen geht der Newsletter vorab natürlich an unser Team, damit wir noch einmal über das Mailing schauen können und die Darstellung auf den verschiedenen Endgeräten prüfen können. Der Testversand geht aber auch an den Kunden, damit er noch Feedback geben bzw. den Newsletter freigeben kann. Um den Newsletter final an die vorgesehenen Empfänger zu versenden, können wir die praktische Planungsfunktion nutzen: Das heißt, dass wir einen Versandzeitpunkt auswählen und voreinstellen können, zu dem der Newsletter dann automatisch versendet wird.

Automatische Statistiken zur Optimierung der Werbemaßnahmen

Jeder unserer Kunden möchte andere Ziele erreichen – vom reinen Informieren über Kundenbindung bis hin zur Steigerung der Verkaufszahlen. Und da auch die Zielgruppe jedes Mal eine andere ist, müssen wir pro Kunde eine komplett individuelle Marketingplanung vornehmen. Für den Bereich E-Mail-Marketing bedeutet das: Andere Newsletter-Inhalte, andere Versandhäufigkeiten und -zeitpunkte, unterschiedliches Mailing-Design usw.

Durch die voneinander getrennten Kundenkonten können wir mit rapidmail einfach den Überblick behalten und die Mailing-Strategie anhand der Statistik für jeden Kunden individuell optimieren.

Die automatischen Kennzahlen, die ab Versandzeitpunkt für ein Mailing angezeigt werden, ermöglichen wichtige Rückschlüsse: Wie viele Kontakte haben den Newsletter geöffnet und gelesen? Welche Themen kommen bei der Zielgruppe des Kunden am besten an? Wie können wir Linksetzung, Bildplatzierung usw. noch optimieren, damit mehr Leser auf eingebaute Links klicken?

Ein großer Vorteil bei der Nutzung von rapidmail ist das gute Reporting und Monitoring der Maßnahmen. Man sieht schnell: Aha, wer hat den Newsletter eigentlich angeschaut? Man erhält so wichtiges Feedback, ob und wie gut verschiedene Werbemaßnahmen funktionieren.

An der automatischen Statistik kann man bspw. auch gut ablesen, welche Versandzeitpunkte bei den jeweiligen Zielgruppen am besten funktionieren. Die nächsten Optimierungsschritte fassen wir zusammen und leiten sie zusammen mit den Ergebnissen aus dem Newsletter-Reporting an unsere Kunden weiter. Da ist der große Vorteil von rapidmail, dass wir die Newsletter-Statistiken auch als PDF herunterladen und inklusive Optimierungsnotizen an unsere Kunden weitergeben  können.

Beim Versand von gezielten Mailings an segmentierte Empfängergruppen haben wir mit rapidmail schon Öffnungsraten von 55 % und Klickraten von 12 % erzielt – das sind hervorragende Werte!

Responsive Newsletter-Templates im Unternehmensdesign des Kunden

Mit rapidmail dauert es maximal zwei Stunden, bis wir ein individuelles E-Mail-Template im Kundendesign erstellt haben. Das können wir dann für jeden Versand erneut nutzen und brauchen nur noch die Mailing-Inhalte zu aktualisieren. Die Templates erstellen und hinterlegen wir im jeweiligen Kundenkonto. Teilweise nutzen wir auch ein Newsletter-Template von rapidmail und verpassen diesem noch einen Feinschliff, damit das Template am Ende gut zur Corporate Identity unseres Kunden passt – das funktioniert einwandfrei.

Wir können mit dem Editor ganz einfach schöne Newsletter-Designs erstellen, die im E-Mail-Postfach auffallen und die Leser sofort erkennen lassen, von wem der Newsletter kommt und um welche Themen es geht. Das hilft dabei, die Aufmerksamkeit der Leser zu generieren. Durch die richtige Platzierung sog. „Call-to-Actions” , also der Aufforderung einem Link etc. zu folgen, können sie dann gut auf die Website unserer Kunden geleitet werden.

Da sich das Design aller mit rapidmail erstellten Mailings und Templates automatisch an mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets anpasst, brauchen wir uns bzgl. des Responsive-Design um gar nichts mehr zu kümmern – die Newsletter sehen auf allen mobilen Endgeräten gut aus.

Persönlicher, guter Support statt Warteschleifenmusik

Besonders gefällt uns der gute und sehr persönliche Kontakt bei rapidmail. Kurz nachdem wir unser Konto bei rapidmail erstellt haben, hatte ich Kontakt mit dem Support, weil es noch Nachfragen gab. Das hat ganz wunderbar funktioniert. Ich habe da angerufen und hatte sofort einen kompetenten Mitarbeiter am Telefon. Ich wurde nicht erst zehnmal weiterverbunden, bis mir jemand weiterhelfen konnte, oder steckte in einer unendlichen Warteschleife fest.

Beruhigte Kunden dank Datenschutzkonformität

Damit unsere Kunden und wir als Werbeagentur rechtlich auf der sicheren Seite sind, haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) mit rapidmail abgeschlossen – das konnten wir direkt in unserem Agenturkonto erledigen. Wenn unsere Kunden nachfragen, können wir auch immer erklären, dass wir als externes Newsletter-Tool rapidmail nutzen. Und versichern, dass da alle Abläufe den Datenschutz-Richtlinien entsprechen und die Server in Deutschland stehen. Übrigens: rapidmail sitzt ja in Freiburg, also gar nicht weit weg von unserem Agenturbüro in Kirchheim unter Teck!

Kurzum – vom ersten Einloggen und Testen der Software vor fünf Jahren bis zum letzten Kundenmailing, das wir versendet haben: Wir sind total zufrieden mit rapidmail und werden das Tool auf jeden Fall auch weiterhin nutzen!