Ihren ersten Newsletter erstellen und versenden: Tipps für den erfolgreichen Start

Den ersten Newsletter zu erstellen wirkt im ersten Moment wie eine große Herausforderung. Aber keine Sorge: Wenn E-Mail-Marketing noch Neuland für Sie ist, sind Sie hier genau richtig! In unserem Newsletter-Guide lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie einen Newsletter vorbereiten, erstellen, versenden und schließlich auswerten – und das ganz ohne kompliziertes Fachlatein.

1. First things first: Was sind Newsletter eigentlich?

Wenn wir Newsletter aus einer Online-Marketing-Perspektive betrachten, kommen wir zur folgenden Definition: Ein Newsletter ist eine Art elektronischer Rundbrief, der in regelmäßigen Abständen an Personen versendet wird, die den Newsletter abonniert haben.

In der Regel wird ein Newsletter heute als E-Mail versendet, in seltenen Fällen als WhatsApp-Newsletter oder – wenn auch inzwischen kaum noch – als gedruckter Brief. Newsletter können verschiedene Ziele haben: Sie können zu reinen Informationszwecken versendet werden oder mit der Absicht, die Verkaufszahlen zu steigern. Außerdem kann durch Newsletter die Kundenbindung gesteigert bzw. aufrechterhalten werden.

Newsletter sind ein fester Bestandteil des E-Mail-Marketings. Sie können zu den verschiedensten Zwecken und Anlässen versendet werden – hier kommen ein paar typische Beispiele aus der Praxis:

• 🍕 Gastronomie-Angebote: Senden Sie wöchentliche Deals, neue Gerichte oder saisonale Specials direkt an hungrige Abonnent:innen.
• 🛍️ Retail und Handel: Bewerben Sie verkaufsoffene Sonntage, Sale-Starts oder exklusive Rabattaktionen effektiv.
• 🧑‍💼 Interne Kommunikation: Informieren Sie Mitarbeiter:innen regelmäßig über Projekte, Events und Neuigkeiten – ganz ohne Flurfunk.
• 🎫 Event-Einladungen: Kündigen Sie Workshops, Webinare oder Veranstaltungen an und steigern so die Anmeldungen.
• 🧰 Service- und Produktupdates: Stellen Sie neue Funktionen, Sicherheitsupdates oder hilfreiche Tipps für die Nutzung eines Produkts vor.
• 🌱 Non-Profit und Vereine: Teilen Sie Projekterfolge, Spendenaufrufe oder ehrenamtliche Aktionen, um Engagement und Unterstützung zu fördern.

Die Anlässe, zu denen Sie einen Newsletter versenden können, sind sehr vielfältig. Auch sind Newsletter keinesfalls auf eine bestimmte Branche beschränkt – im Gegenteil! Weil sie so vielfältig einsetzbar sind, können Ihre Newsletter die E-Mail-Postfächer Ihrer Abonnent:innen mit den verschiedensten Inhalten bereichern.

Das Wichtigste dabei ist: Ihre Nachrichten sollten immer einen Mehrwert für Ihre Kontakte haben und am besten perfekt auf ihre Interessen abgestimmt sein.

Ein guter Mix aus folgenden Newsletter-Themen kann Ihre Kontakten langfristig begeistern:

• 💸 Angebote und Aktionen: Rabattgutscheine, Gratisversand, Treuegeschenke usw.
• 🆕 Neue Produkte und Funktionen: Vorstellung neuer Kollektionen, von Produktneuheiten, neuer Features usw.
• 📚 Hilfsmaterial und Anleitungen: Blogartikel, Leitfäden, Tutorials, Hilfevideos oder DIY-Ideen
• 🎫 Einladungen zu Veranstaltungen: z. B. zu Webinaren, Workshops, Konzerten oder Firmenfeiern
• 📰 Branchentrends und Neuigkeiten: Wichtige Entwicklungen, Studien oder Trends aus Ihrer Branche teilen und Ihre Expertise stärken
• 🏢 Interne Firmennews: wie Personalwechsel, Team-Events oder andere wichtige Unternehmensupdates und Ankündigungen, für die sich ein interner Newsletter anbietet
• ❤️ Nonprofit-Updates und Aktionen: Spendenaufrufe starten oder Unterschriften für gute Zwecke dank Nonprofit-E-Mail-Marketing sammeln
• 🙏 Wertschätzung zeigen: Einfach mal „Danke“ sagen und Ihren Kund:innen Wertschätzung für ihre Treue und Unterstützung entgegenbringen
• ✨ Jahresrückblicke: Die Highlights des Jahres teilen und gemeinsam in Erinnerungen schwelgen
• 🎉 Saisonale Grüße: Festliche Nachrichten mit passenden Angeboten zu Feiertagen wie Ostern, Halloween oder Weihnachten
• ➕ Und vieles mehr: Newsletter eignen sich für unzählige weitere Themen und Anlässe – abhängig von Ihrer Branche und Unternehmensform

Wenn Sie im E-Mail-Marketing tätig sind und Newsletter erstellen und versenden, wollen Sie grundsätzlich vermeiden, dass sich Ihre Abonnent:innen schon nach kurzer Zeit wieder von Ihrem Newsletter abmelden. Versuchen Sie daher, Ihren Kontakten stets abwechslungsreiche und interessante Inhalte anzubieten, um die Abmelderate Ihres Newsletters niedrig zu halten.

Erstellen Sie deshalb nicht nur Newsletter, die verkaufen sollen, sondern informieren Sie zum Beispiel über Produkte, die aktuell im Trend liegen, Aktivitäten, die jeder mal gemacht haben sollte, oder auch witzige bzw. informative Fakten aus Ihrer Branche.

💡 rapidtipp: rechtliche Vorgaben beim Newsletter-Erstellen berücksichtigen

Damit Ihre Newsletter nicht nur gut ankommen, sondern auch rechtlich einwandfrei sind, sollten Sie diese grundlegenden rechtlichen Newsletter-Vorgaben unbedingt beachten:

• ✅ Einwilligung ist Pflicht: Newsletter dürfen nur an Personen versendet werden, die dem Erhalt aktiv zugestimmt haben – idealerweise per Double-Opt-in.
• 👋 Abmeldemöglichkeit muss vorhanden sein: Jeder Newsletter muss einen klar erkennbaren Abmeldelink enthalten.
• 🔎 Transparenz über Inhalte: Beim Anmeldeprozess müssen Abonnent:innen erfahren, welche Inhalte sie erwarten.

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Back to the basics: Bevor Sie gleich lernen, wie Sie Schritt für Schritt Ihren ersten Newsletter erstellen und versenden, können Sie zuerst in unserem kostenlosen E-Book alle wichtigen E-Mail-Marketing-Grundlagen nachlesen.

Es ist die perfekte „Einstiegs-Lektüre“ für alle, die Neulinge auf dem Gebiet sind oder ihr Wissen einfach auffrischen möchten und schafft eine stabile Wissensbasis für Ihren ersten E-Mail Newsletter. Sie finden dort alles – von den Vorteilen des E-Mail-Marketings für verschiedene Unternehmensformen bis hin zu Tipps über den Aufbau eines E-Mail-Verteilers.

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Ihr Datenschutz ist uns wichtig. Mit Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten erklären Sie sich einverstanden, dass wir Sie persönlich per Newsletter kontaktieren, in dem wir regelmäßig wichtige Infos und Neues aus dem Bereich Newsletter-Marketing mit Ihnen teilen. Sie können sich jederzeit wieder vom Newsletter abmelden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

2. Vorteile von E-Mail-Marketing: Darum lohnt es sich, Newsletter zu versenden

Newsletter-Marketing ermöglicht direkten, kostengünstigen Kundenkontakt und bleibt auch 2026 eine der effizientesten Methoden zur Kundengewinnung und -bindung. Neben den neuesten Marketing-Tools, die unter anderem auf intelligenten Chatbots beruhen, wirkt das Erstellen und Versenden von Newslettern vielleicht auf den ersten Blick etwas „altbacken". Aber nicht so voreilig!

Es gibt zahlreiche Gründe, wieso Unternehmen mit direktem und indirektem Kundenkontakt nicht auf den Newsletterversand verzichten sollten – egal ob im B2C- oder B2B-Bereich:

• 💸 Geringe Kosten: Mithilfe eines Newsletters kommunizieren Sie ohne großen finanziellen Aufwand mit Kundinnen und Kunden und bewerben Ihre Produkte effektiv. 93,5 % der Unternehmen nennen die geringen Kosten als wichtigsten Grund für den Einsatz von Newslettern als Marketingkanal (rapidmail Studie, 2023). In unserem Guide haben wir für Sie im Detail aufgeschlüsselt, mit welchen Kosten für die Newsletter-Erstellung Sie rechnen müssen.
• 🤩 Steigerung von Bekanntheit und Expertenstatus: Über einen regelmäßigen Newsletter mit relevanten Inhalten erreichen Sie schnell eine höhere Bekanntheit und bauen nach und nach einen Expertenstatus auf. Laut rapidmail Studie (2023) sehen 82,1 % der Unternehmen das größte Potenzial von Newslettern in einer gesteigerten Reichweite, während 90,1 % Newsletter als wirkames Instrument zur Kundenbindung einschätzen.
• 🗓️ Entspannte Versandplanung: Mithilfe eines Newsletter-Tools können Sie Mailings bereits im Voraus planen und zum gewünschten Versandzeitpunkt automatisch versenden lassen. Da 41,1 % der Unternehmen ihre Versandhäufigkeit in Zukunft steigern möchten (rapidmail Studie, 2023), ist Planbarkeit ein entscheidender Vorteil im E-Mail-Marketing.
• ⌛ Geringer Zeitaufwand: Mithilfe einer praktischen Software erstellen Sie Newsletter ohne Marketing-Vorwissen ruckzuck. Dank des vielfältigen Angebots an kostenlosen Newsletter-Vorlagen können Sie ein passendes Thema auswählen, Ihren Text einfügen und Newsletter mit ein paar Klicks versenden.
• 🎯 Direkter Draht zu einer interessierten Zielgruppe: Mit dem sogenannten Double-Opt-in-Verfahren holen Sie die Zustimmung der Abonnent:innen zum Newsletter-Empfang ein und kontaktieren so nur (potenzielle) Kund:innen, die auch wirklich an Ihren Angeboten interessiert sind.
• 📊 Messbarkeit des Newsletter-Erfolgs: Über die automatisch angezeigten Öffnungs- und Klickzahlen können Sie die Newsletter-Performance messen und mitverfolgen, wie erfolgreich Ihr Newsletter war. Laut rapidmail Studie (2023) berichten 57, 1 % der Unternehmen von einem positiven Einfluss auf den Umsatz, 54,7 % von höheren Teilnehmerzahlen bei Events und 40,8 % von einer gesteigerten Neukundengewinnung.

Der Versand von Newslettern ist damit für Unternehmen jeder Größe und Branche sowie für Selbstständige, Online-Marketing-Agenturen und Vereine ein echter Gewinn. Die Ergebnisse unserer Studie zeigen deutlich, dass E-Mail-Marketing nicht nur kosteneffizient ist, sondern auch Reichweite, Kundenbindung und Umsatz spürbar steigern kann – und das oft schon nach den ersten Aussendungen. Gleichzeitig erleichtern professionelle Newsletter-Tools die Erstellung Ihrer Mailings so sehr, dass selbst Teams ohne große Marketing-Erfahrung erfolgreiche Newsletter verschicken können.

Kurz gesagt: Newsletter gehören auch 2026 zu den wirkungsvollsten und gleichzeitig unkompliziertesten Marketingmaßnahmen. Wenn Sie selbst erleben möchten, wie einfach der Start gelingen kann, dann probieren Sie unser Newsletter-Tool doch einfach aus – Ihr erster Newsletter an bis zu 2.000 Kontakte ist immer kostenlos!

Ersten Newsletter erstellen: Vorteile für verschiedene Unternehmensformen

Ganz gleich, ob Sie selbstständig sind, ein Unternehmen führen oder für Kund:innen Ihrer Marketing-Agentur Newsletter umsetzen: Ein professionelles E-Mail-Marketing-Tool unterstützt Sie dabei, Ihren ersten Newsletter effizient, zielgerichtet und ohne großen Aufwand zu erstellen.

Je nach Unternehmensform ergeben sich dabei unterschiedliche Vorteile:

	Kontakte entlang des gesamten Kundenlebenszyklus begleiten – vom Erstkontakt bis zur langfristigen Bindung Mit einer eigenen Newsletter-Vorlage im Firmendesign den Wiedererkennungswert Ihrer Marke steigern Regelmäßig in Kontakt bleiben, auch bei begrenzten Zeit- und Personalressourcen
	Professionelle Newsletter erstellen, ohne Zeit für Design und Technik zu verlieren – dank kostenloser Newsletter-Templates für jede Branche und individueller Mailing-Vorlagen im eigenen Unternehmensdesign Mit planbaren und automatisierten Mailings kontinuierlich sichtbar bleiben, auch bei wenig Zeit im Arbeitsalltag Expertise sichtbar machen und Vertrauen bei Kund:innen bilden Unabhängig von Social-Media-Algorithmen einen eigenen, direkten Kommunikationskanal zur Zielgruppe aufbauen
	Eine große Anzahl an Kontakten verwalten und personalisiert ansprechen Mit gezielten Rabatt- und Gutscheinaktionen den Verkauf fördern Automatische Transaktionsmails wie Bestell-, Versand- und Lieferbestätigungen versenden Kund:innen mit Produktempfehlungen aktivieren
	Vereins-Newsletter einfach erstellen und Mitglieder zu Veranstaltungen und Versammlungen einladen Jahresprogramme und -rückblicke vorstellen Freiwillige gewinnen und Spendenaufrufe für Projekte gezielt verbreiten Gemeinschaft und Engagement nachhaltig stärken
	Für unterschiedliche Geschäftskunden individuelle Newsletter-Strategien umsetzen Kontaktlisten übersichtlich segmentieren und passgenau mit Newslettern bespielen Mit professionellen Kampagnen Newsletter-Know-how sichtbar unter Beweis stellen Eigene Kommunikationsstrategien effizient skalieren

3. Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen Ihres ersten Newsletters

🐾 Schritt 1 – Newsletter vorbereiten: Ziele, Inhalte und Zielgruppe definieren

Bevor Sie Ihren ersten Newsletter erstellen, lohnt sich ein kurzer Blick auf den Schritt vorher: Denn ein erfolgreicher Newsletter entsteht nicht zufällig, sondern beginnt mit einer klaren Vorbereitung. Wenn Sie die folgenden Punkte berücksichtigen, schaffen Sie die optimale Basis für ein wirkungsvolles und zielgerichtetes E-Mail-Marketing – auf los geht’s los!

Das Wichtigste zuerst: Zielsetzung und Zielgruppendefinition

Bevor Sie sich blindlings an das Erstellen und Versenden Ihres ersten Newsletters machen, sollten Sie sich zuerst zwei zentrale Fragen stellen:

Frage 1: Was möchten Sie mit dem Versand Ihres Newsletters erreichen?

Legen Sie ein konkretes Ziel für Ihren ersten Newsletter fest – zum Beispiel informieren, verkaufen, Vertrauen aufbauen oder die Kundenbindung stärken. Eine klare Zielsetzung hilft Ihnen dabei, alle weiteren Entscheidungen sinnvoll auszurichten.

Denn von Ihrem Ziel hängen zahlreiche Faktoren ab:

• 🎯 welche Zielgruppe Sie ansprechen
• ✍🏼 welche Inhalte Sie auswählen
• 🔗 welche Links und Call-to-Actions Sie einsetzen
• ⏰ wann und wie häufig Sie Ihren Newsletter versenden
• 💬 welcher Sprachstil zu Ihrer Botschaft passt

Gut geplante Newsletter sind das A und O für erfolgreiches E-Mail-Marketing. Wer Ziel und Zielgruppe kennt, erstellt relevantere Inhalte, trifft den richtigen Ton und erhöht die Chance deutlich, dass der Newsletter gelesen, geklickt – und nicht abbestellt wird.

Frage 2: Wer ist die Zielgruppe Ihres Newsletters?

Sobald Sie wissen, welches Ziel Ihr Newsletter verfolgt, sollten Sie im nächsten Schritt festlegen, wen Sie damit erreichen möchten. Denn nur wenn Inhalte, Tonalität und Versandzeitpunkt zur Zielgruppe passen, wird Ihr Newsletter auch geöffnet, gelesen und geklickt.

Dabei macht es einen großen Unterschied, an wen Sie schreiben: Ein interner Newsletter an Mitarbeiter:innen darf oft persönlicher und lockerer formuliert sein, während ein Newsletter an Kund:innen oder Geschäftspartner:innen in vielen Branchen eher sachlich, informativ und professionell gehalten wird. Auch Faktoren wie Alter, Branche und Erwartungshaltung Ihrer Kontakte beeinflussen maßgeblich, welcher Stil gut ankommt.

💡 rapidtipp: Entwickeln Sie Personas

Personas sind Teil einer effektiven Online-Marketing-Strategie und sind fiktive Nutzer:innen aus Ihrer Zielgruppe, die wie reale Menschen spezifische Eigenschaften, Bedürfnisse und Erwartungen haben.

Wenn Sie sich statt einer großen Menge anonymer Menschen konkrete Vertreter:innen Ihrer Zielgruppe vorstellen, können Sie sich viel besser in deren Lage versetzen. Auf diese Weise gestalten Sie Ihr Newsletter-Marketing besonders nutzerfreundlich und zielgruppenorientiert.

Persona-Vorlage downloaden

Typische und relevante Zielgruppenmerkmale für Ihren ersten Newsletter sind unter anderem:

• 👥 Demografische Merkmale: Geschlecht, Alter oder Beruf
• 🛒 Kaufverhalten: Einkaufszeiten, Preisspanne, Kaufhäufigkeit oder bevorzugte Produkte
• ❤️ Persönliche Einstellungen: Wünsche, Werte, Bedürfnisse oder Motivation
• 🧠 Thematische Präferenzen: Inhalte oder Themen, für die sich Abonnent:innen besonders interessieren
• 🏠 Derzeitige Lebenssituation: z. B. Familie oder alleinstehend, Stadt oder Land, Studien- oder Berufsphase
• 📱 Mediennutzung: Bevorzugte Kanäle und typische Nutzungszeiten
• 🤝 Kundenstatus: Neukund:innen, Bestandskund:innen, Interessent:innen oder ehemalige Kund:innen
• 📊 Interaktionsverhalten: Öffnungs- und Klickverhalten vergangener Newsletter

In Ihrer Newsletter-Kontaktliste können Sie Ihren Abonnent:innen dann diese Merkmale als entsprechende Stichworte zuweisen oder sie in Gruppen segmentieren. So wird es ein Leichtes, Ihren Newsletter immer an die richtige Zielgruppe zu versenden und die Inhalte für die Leser:innen so relevant wie möglich zu halten.

Dass sich Segmentierung beim Newsletterversand auszahlt, bestätigt auch die Werbeagentur mediapepp – eine von vielen Case Studies zu erfolgreichem E-Mail-Marketing mit rapidmail:

Beim Versand von gezielten Mailings an segmentierte Empfängergruppen haben wir mit rapidmail schon Öffnungsraten von 55% und Klickraten von 12% erzielt – das sind hervorragende Werte!

Dietmar Weil, Projektleiter bei mediapepp

Worum soll’s gehen? Newsletter-Themen und -Inhalte planen

Der Schlüssel zu überzeugenden Newsletter-Inhalten liegt darin, Ihre Zielgruppe und Ihr Kommunikationsziel im Blick zu behalten. Machen Sie sich bewusst, warum sich Ihre Abonnent:innen angemeldet haben und welchen Mehrwert sie sich versprechen:

• ℹ️ Möchten sie regelmäßig über ein bestimmtes Thema informiert werden?
• 💡 Suchen sie Inspiration – zum Beispiel für Rezepte, Freizeitaktivitäten oder neue Produkte?
• 💸 Warten sie auf exklusive Rabatte oder besondere Aktionen?

Je klarer Sie die Erwartungshaltung Ihrer Leser:innen kennen, desto einfacher ist es, thematisch passende Inhalte auszuwählen.

Treffende Newsletter-Themen sind das Herzstück erfolgreicher Mailings. Sie steigern nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Abonnent:innen, sondern wirken sich auch direkt auf Ihre Öffnungs- und Klickraten aus. Ein Newsletter, der genau die Interessen Ihrer Leserschaft trifft, wird häufiger gelesen – und sorgt langfristig für starke Kundenbindung.

💡 rapidtipp: Themen-Präferenzen abfragen

Mit einem ansprechenden Anmeldeformular legen Sie den Grundstein für passende Inhalte. Zwar dürfen Sie verpflichtend nur die E-Mail-Adresse abfragen, aber über optionale Zusatzfelder können Sie wertvolle Informationen über Interessen und Präferenzen einholen – z. B. zu Produktkategorien, Themengebieten oder Content-Formaten.

Alternativ können Sie Ihren ersten Newsletter als Umfrage versenden und lassen Ihre Abonnent:innen so selbst entscheiden, welche Themen sie zukünftig interessieren.

Beispiele für mögliche Inhalte für Ihren ersten Newsletter:

• 🆕 Produkt- und Feature-Neuheiten: Präsentation neuer Produkte, Kollektionen, Dienstleistungen oder Funktionen
• 💡 Hilfreiche Tipps und Anleitungen: Produktverwendung, How-tos, Blogartikel, Video-Tutorials
• 📆 Event-Einladungen: Webinare, Workshops, Vorträge, Feste
• 🎭 Blick hinter die Kulissen: Team-Updates, Büroalltag, Unternehmensnews
• 💌 Saisonale Grüße: Inhalte zu Weihnachten, Ostern, Muttertag & Co.
• ❗ Wichtige organisatorische Infos: Änderungen, Ankündigungen, interne News
• 💰 Angebote und Aktionen: Rabatte, Treuegeschenke, gratis Versand oder exklusive Deals

Anlässe, zu denen sich der Newsletterversand ganz besonders lohnt

Ob saisonale Höhepunkte, verkaufsstarke Aktionstage oder branchenbezogene Themen – es gibt viele Momente im Jahr, in denen ein gut geplanter Newsletter besonders hohe Aufmerksamkeit erzielt. Nutzen Sie diese Anlässe, um Ihre Abonnent:innen mit relevanten, inspirierenden oder verkaufsstarken Inhalten zu erreichen.

Neben Retail-Klassikern wie Black Friday oder Summer Sale bieten sich auch saisonale Themenwelten an, etwa die Urlaubszeit, der Jahresstart, der Frühjahrsputz oder die gemütliche Winterzeit. Ebenso eignen sich zelebrierte Feiertage wie Weihnachten oder Ostern, um Newsletter in passendem Design und mit abgestimmten Botschaften zu versenden – ideal, um emotionalen Mehrwert zu schaffen und Ihre Kampagnen zu stärken.

Beispiele für geeignete Newsletter-Anlässe:

• 🎉 Feiertage und besondere Aktionstage: Weihnachten, Ostern, Nikolaus, Valentinstag, Muttertag, Vatertag, Tag der Arbeit, Weltfrauentag, Tag der Freundschaft, Halloween, Silvester, …
• 🌤️ Saisonale Anlässe: Sommerferien, Grillzeit, Start in die Eissaison, Herbstbeginn, Winter-Wellness, Schulanfang, Frühjahrsputz, Gartensaison, Erntedank, „Back to Work“ nach der Urlaubszeit
• 🛍️ Einzelhandel- und E-Commerce-Highlights: Black Friday und Cyber Monday, Vorweihnachtszeit, Mid-Season-Sale, Schlussverkäufe (Sommer/Winterschlussverkauf), Fashion Week, Shopping Festivals, Produktlaunches, Jubiläumsaktionen
• 🏢 Unternehmensinterne oder branchenspezifische Anlässe: Firmenjubiläum, Produktneuheiten, Messen und Branchentreffen, neue Services, Team-Updates, Jahres- oder Quartalsrückblicke, Erfolgsmeldungen
• 💌 Community- und Kundenbindungs-Anlässe: Danke-Mails, Willkommensmails, Loyalty-Programme, Kundengeburtstage, Meilensteine (z. B. „1.000 Abonnent:innen“), exklusive Previews

Natürlich sind diese besonderen Anlässe zum Newsletterversand nur einige der vielen Gelegenheiten, zu denen sich eine E-Mail an Ihre Abonnent:innen eignet. Sie können jederzeit zwischendurch weitere Newsletter erstellen und versenden und sich daran orientieren, welche Ziele Sie mit Ihrem E-Mail-Marketing anstreben.

Nehmen Sie sich vor dem Versand Ihres ersten Newsletters die Zeit, um einen Versandplan für Ihren Newsletter aufzustellen. Der Plan kann Ihnen dann für jedes Jahr aufs Neue eine gute Übersicht darüber bieten, welche Newsletter zu welchen Themen und Anlässen als Nächstes anstehen und bis wann diese vorbereitet und versendet werden müssen. Auch wenn Sie dafür am Anfang etwas Zeit investieren müssen – es lohnt sich!

Damit Ihr diesjähriger Versandplan schnell steht, stellen wir Ihnen das Modell, das wir bei rapidmail nutzen, kostenlos zum Download zur Verfügung.

Der praktische Newsletter-Versandplan enthält bereits alle wichtigen Termine und Themen für das Jahr 2026 sowie weitere hilfreiche Spalten für die Planung und Auswertung Ihrer Mailings. So können Sie unsere Vorlage für Ihre Planung verwenden und damit den idealen Newsletter-Versandplan für Ihr Unternehmen und Ihre Zielgruppe kreieren. ✨

Anhand der ausgefüllten Übersicht können Sie am Ende des Jahres sofort sehen, wann Sie welche Newsletter unbedingt wieder versenden sollten oder welche Newsletter-Themen 2026 weniger erfolgreich waren – und müssen nicht erst wieder einen ganz neuen Plan aufstellen!

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Ausfüllen und viel Erfolg mit Ihrem Newsletter-Redaktionsplan. 🚀

Newsletter-Versandplan kostenlos downloaden

Ihr Datenschutz ist uns wichtig. Mit Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten erklären Sie sich einverstanden, dass wir Sie persönlich per Newsletter kontaktieren, in dem wir regelmäßig wichtige Infos und Neues aus dem Bereich Newsletter-Marketing mit Ihnen teilen. Sie können sich jederzeit wieder vom Newsletter abmelden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

🐾 Schritt 2 – Die Qual der Wahl: Die richtige Newsletter-Software finden

Die wichtigsten Vorbereitungen für Ihren ersten Newsletter sind geschafft – jetzt geht es an einen entscheidenden Schritt: die passende Newsletter-Software auswählen. Denn ein gutes Tool erleichtert nicht nur die Gestaltung Ihrer Mailings, sondern stellt auch sicher, dass Ihr Newsletter zuverlässig zugestellt wird und alle rechtlichen Vorgaben erfüllt.

Auf dem Markt gibt es mittlerweile zahlreiche Anbieter für professionelle Newsletter-Tools. Nehmen Sie sich daher kurz Zeit, die Optionen zu vergleichen und zu prüfen, welche Funktionen Sie wirklich benötigen: Benötigen Sie Design-Vorlagen für Ihren Newsletter? Möchten Sie E-Mail-Automationen nutzen? Soll Support-Team jederzeit kostenlos erreichbar sein? Möchten Sie schnell damit anfangen, Ihren ersten Newsletter zu erstellen – ohne eine lange Einarbeitung?

Wichtig ist vor allem, dass das Tool Ihrer Wahl alle Datenschutz-Vorgaben für Newsletter-Marketing einhält und Ihnen Funktionen bietet, die das Erstellen und Versenden von Newslettern möglichst einfach machen. Unser großer Newsletter-Tool-Vergleich hilft Ihnen dabei, die richtige Software für einen erfolgreichen Start ins E-Mail-Marketing zu finden!

Übrigens, ein kleiner Tipp am Rande: Ihre Newsletter über Outlook zu versenden ist keine gute Idee – vor allem dann nicht, wenn Sie viele Kontakte erreichen möchten oder Wert auf ein professionelles Newsletter-Design legen. Outlook ist nicht für den Massenversand aufwändig gestalteter Newsletter ausgelegt und sorgt daher schnell für Zustellprobleme und Darstellungsfehler im Postfach Ihrer Kontakte.

Sie möchten die rapidmail Newsletter-Software gerne mal ausprobieren? Kein Problem, wir garantieren wir Ihnen dabei folgendes:

• ✅ Keine Vorkenntnisse im Bereich E-Mail-Marketing nötig
• ✅ Zu 100 % DSGVO-konformes E-Mail-Marketing
• ✅ Schnelle, professionelle Gestaltung mit modernen und kostenlosen Newsletter-Vorlagen und intuitivem Drag-and-Drop Mailing-Editor
• ✅ Automatische Erstellung professioneller E-Mail-Templates im eigenen Unternehmensdesign
• ✅ In die Website eingebettete und Pop-up Newsletter-Anmeldeformulare, die Sie so gestalten können, wie sie am besten zu Ihrer Marke bzw. Firma passen – um noch mehr Interessent:innen in Abonnent:innen zu verwandeln
• ✅ Newsletter, die auch wirklich bei Ihren Kontakten ankommen: Das Whitelisting von rapidmail und unsere professionelle Versandstruktur sorgen für eine bestmögliche Zustellbarkeit für Ihr E-Mail-Marketing – vorbei am Spam-Filter!
• ✅ Automatische Auswertung Ihrer Newsletter mit den wichtigsten Kennzahlen in der Newsletter-Statistik
• ✅ Unkomplizierte Durchführung von A/B-Tests zur Optimierung der Newsletter
• ✅ Einfaches Versenden von Transaktionsmails und Marketing-Automation-E-Mails

On top: Mit rapidmail können Sie damit starten, kostenlos Ihren ersten Newsletter zu erstellen und zu versenden. So können Sie unseren Editor und seine Funktionen erst einmal ausführlich testen – der erste Versand an bis zu 2.000 Kontakte ist immer komplett kostenlos!

🐾 Schritt 3 – Newsletter-Kontaktliste nachhaltig aufbauen

Bevor Sie Ihren ersten Newsletter versenden können, brauchen Sie eine saubere und qualifizierte Kontaktliste – schließlich sollen Ihre Inhalte ja genau die Menschen erreichen, die sich wirklich dafür interessieren. Der Aufbau eines rechtssicheren Verteilers ist daher einer der wichtigsten ersten Schritte im E-Mail-Marketing.

Newsletter-Kontakte datenschutzkonform anlegen

Wenn Sie bisher noch keine Newsletter erstellt und versendet haben, benötigen Sie zuerst eine Liste mit Personen, die Ihr Mailing erhalten sollen: Ihre Abonnent:innen. Da dabei personenbezogene Daten wie Name und E-Mail-Adresse verarbeitet werden, gelten einige gesetzliche Vorgaben. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu), das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regeln, wie Sie diese Daten speichern, schützen und nutzen dürfen.

Für den Aufbau Ihres Newsletter-Verteilers gilt daher: Ihre Kontakte müssen ausdrücklich zugestimmt haben, dass sie Ihren Newsletter erhalten möchten – und Sie müssen diese Zustimmung ggf. nachweisen können.

Genau dafür nutzen deutsche Newsletter-Tools wie rapidmail automatisch das Double-Opt-in-Verfahren, welches Ihre rechtliche Absicherung sicherstellt:

• ✍️ Nutzer:innen tragen ihre E-Mail-Adresse in Ihr Anmeldeformular ein.
• ✅ Die Interessent:innen erhalten eine Bestätigungsmail an die eingetragene Adresse, um die Newsletter-Anmeldung zu bestätigen.
• 💌 Erst wenn der enthaltene Bestätigungslink geklickt wird, sind Ihre neuen Abonnent:innen offiziell und rechtskonform zu Ihrem Newsletter angemeldet.

Damit stellen Sie sicher, dass wirklich nur Personen in Ihrem Verteiler landen, die Ihren Newsletter auch empfangen möchten – ein zentraler Bestandteil von langfristig erfolgreichem E-Mail-Marketing.

💡 rapidtipp: Deepdive in die Datenschutzvorgaben

Datenschutz wird überall dort großgeschrieben, wo mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird – also auch im E-Mail-Marketing. Unsere Datenschutz-Checkliste für den Newsletterversand sollten Sie unbedingt beherzigen und sich damit auseinandersetzen, bevor Sie Ihren ersten E-Mail-Newsletter versenden. Bei Verstoß gegen die Richtlinien können im schlimmsten Fall nämlich Abmahnungen oder Bußgelder auf Sie zukommen, und das wollen Sie sicherlich vermeiden.

Werfen Sie auch einen Blick in das Video unserer Content-Managerin Wiebke, in dem sie zusammen mit dem Datenschutz-Juristen Nils Möllers von Keyed alle Richtlinien für den DSGVO-konformen Newsletterversand erklärt. Film ab! 🎥

Video-Transkript öffnen

Kapitel 1: Intro

Wiebke: DSGVO klingt kompliziert? Heute machen wir’s einfach. Gemeinsam mit dem Datenschutzexperten Nils Möllers von Keyed zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Newsletter DSGVO-konform versendest – leicht verständlich und direkt umsetzbar.

Kapitel 2: Warum ist es so wichtig, dass Newsletter DSGVO-konform sind?

Nils: Der Schutz von personenbezogenen Daten ist sehr wichtig und wer als Unternehmen den Schutz nicht sehr ernst nimmt, der muss eben Strafen, Schadensersatzzahlungen oder im schlimmsten Fall den Vertrauensverlust seiner Kunden befürchten. Die DSGVO ist dabei immer dann anwendbar, wenn wir personenbezogene Daten verarbeiten. Personenbezogene Daten sind all die Daten, die es ermöglichen, eine Person zu identifizieren. In diesem Kontext die E-Mail-Adresse, der Vor- und der Nachname. Aber keine Sorge und gute Neuigkeiten, mit ein paar Grundregeln kannst du dich vor diesen Risiken schützen. Mein Name ist Nils Möllers, ich bin Gründer von Keyed und wir sind ein Team von Juristen, welche das Thema Datenschutz ganzheitlich extern für Unternehmen abnimmt, unter anderem für rapidmail.

Kapitel 3: Die wichtigsten Basics: Einwilligung & DOI

Wiebke: Dann starten wir jetzt direkt mit der wichtigsten Voraussetzung für rechtskonformes Newsletter-Marketing, der Einwilligung:

Nils: Die DSGVO ist zu Verstehen wie ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das bedeutet, per se dürfen gar keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, es sei denn, ihr habt eine geeignete Rechtsgrundlage. Im übertragenen Sinne auf den Newsletterversand bedeutet das, ohne Einwilligung, keine Newsletter - zumindest in den meisten Fällen. Es gibt auch Ausnahmen in der Kommunikation mit Bestandskunden, wenn bestehende Verträge zwischen Unternehmen und Betroffenen bestehen, aber das sind Sonderfälle, die betrachten wir hier nicht. Die Einwilligung muss dabei immer freiwillig, informiert und vor allem eindeutig sein. Das ist ganz wichtig, weil wenn die Wirksamkeit einer Einwilligung gefährdet ist, kann das oft zum Ergebnis kommen, dass die Einwilligung einfach so gewertet wird als würde es gar keine geben. In Deutschland haben wir eine besondere Situation, dass wir mit dem UWG auch die zusätzlich doppelte Einwilligung benötigen. Man kennt das unter dem Begriff Double-Opt-In. Das ist dafür geeignet um die Rechenschaftspflicht wunderbar erfüllen zu können, dass man wirklich bestätigen kann, der Inhaber einer E-Mail hat tatsächlich jetzt den Newsletter angefordert. Es kann auch dann zusätzlich keinen Zweifel daran geben, dass diese Einwilligung gegeben worden ist. Das Ganze läuft wie folgt ab: Der Nutzer trägt klassischerweise seine Daten auf der Webseite ein, danach wird eine Bestätigungs-E-Mail an den Empfänger gesendet, dieser bestätigt nach Erhalt dieser E-Mail dass er in die Verarbeitung eingewilligt hat - hier der Newsletterversand - und erst danach ist es erlaubt den Newsletter zu versenden.

Kapitel 4: Was es bei der Anmeldung sonst noch zu beachten gibt

Wiebke: Bei der Anmeldung gibt es auch noch ein paar weitere Sachen zu beachten. Wenn du deine Anmeldestrecke einrichtest, solltest du in das Anmeldeformular einen Link zur Datenschutzerklärung auf deiner Webseite einbauen. Bei rapidmail kannst du dafür ganz easy fertige Komponenten nutzen. Außerdem darf nur die E-Mail-Adresse ein Pflichtfeld in deinem Formular sein. Alle weiteren Angaben, also zum Beispiel der Name, das Geburtsdatum oder verschiedene Interessensgebiete, dürfen nur optionale Felder sein, das heißt, die Menschen dürfen nicht gezwungen werden, diese Daten anzugeben.

Jetzt weißt du, was du bei der Anmeldung neuer Kontakte zu deinem Newsletter beachten musst.

So, jetzt weißt du, was du bei der Anmeldung neuer Kontakte zu deinem Newsletter beachten musst. Jetzt schauen wir uns noch die Bestandteile an, die in jedem rechtskonformen Newsletter Pflicht sind.

Kapitel 5: Pflichtbestandteile des Newsletters

Nils: Um einen konformen Newsletter zu gestalten, müsst ihr drei Anforderungen erfüllen. Die erste ist ein klarer Absender und bitte keine “noreply@”-Adressen, damit eben auch bei Beschwerden oder Abmeldungen die direkte Kommunikation ermöglicht wird. Die zweite Anforderung ist ein Abmeldelink, das kennt man mittlerweile klassischerweise am Ende eines Newsletters, wo per “one-click-Abmeldung” die Abmeldung vorgenommen werden kann. Denn die Abmeldung muss genauso einfach wie die Anmeldung oder die Einwilligung erfolgen können. Da darf es eben keine unnötigen Barrieren geben. Die dritte Anforderung ist das Impressum, eine Datenschutzerklärung, die Anbieterkennzeichnung und gegebenenfalls auch Kontaktmöglichkeiten, aber diese müssen auf jeden Fall enthalten sein.

Wiebke: Neben dem Anmeldeprozess und dem Aufbau deines Newsletters gibt es auch bei der Auswahl deiner Newsletter-Software einige Faktoren zu beachten, wenn du wirklich DSGVO-konforme Newsletter versenden möchtest.

Kapitel 6: Das richtige DSGVO-konforme Newsletter-Tool wählen

Nils: Das richtige Newsletter-Tool zu finden ist sicherlich nicht einfach, noch viel schwieriger wird es, wenn man ein datenschutzkonformes Newsletter-Tool finden möchte weil einige Anbieter leider Datenschutzkonformität offerieren, sie am Ende aber nicht einhalten. Deswegen gebe ich euch vier Aspekte mit auf den Weg, damit ihr immer auf der sicheren Seite seid bei der Auswahl. Der erste Punkt ist der Auftragsverarbeitungsvertrag. Es muss immer mit dem Anbieter ein konformer Auftragsverarbeitungsvertrag kurz AVV geschlossen werden. Wenn ihr euch nicht sicher seid, ob dieser Vertragsentwurf konform ist, konsultiert bitte einen fachkundigen Datenschutzbeauftragten und dann bekommt ihr relativ schnell die Konformität bewertet. Zweiter wichtiger Aspekt ist der Speicherort. Es bietet sich immer an, mindestens eine europäische Lösung zu suchen, weil ihr euch extrem viel bürokratischen Aufwand spart. Wenn ihr Anbieter aus unsicheren Drittländern, einsetzen wollt, dann geht ihr immer zusätzliche Risiken ein. Diese müssen bewertet werden, dazu muss es Abhilfemaßnahmen geben und das kostet am Ende viel mehr Zeit und Geld als europäische Lösungen einzusetzen. Der dritte Aspekt ist, die Rechte der betroffenen Personen zu berücksichtigen. Wenn Endkunden sich an euch wenden und ‚Recht auf Vergessenwerden‘ oder ‚Recht auf Berichtigung‘ geltend machen, dann muss es möglich sein, dass aus der Newsletter-Software die Daten maschinenlesbar exportiert und natürlich gelöscht werden können oder verändert werden können. Geht das nicht, könnt ihr die Software nicht datenschutzkonform einführen. Das ist ganz wichtig. Damit seid ihr dann im Wesentlichen auf der sicheren Seite. Wenn ihr euch aber im Detail nicht sicher seid, könnt ihr externe Datenschutzbeauftragte wie Keyed welche stellt konsultieren, die helfen euch sicherlich weiter.

Kapitel 7: Typische Fehler

Wiebke: So und ganz zum Schluss gehen wir noch ein paar typische Fehler durch, die du auf jeden Fall vermeiden solltest.

Nils: In unserer täglichen Arbeit als externe Datenschutzbeauftragte sehen wir ganz typische Fehler beim Newsletterversand. Die Klassiker sind dabei gekaufte E-Mail-Listen, die für den Newsletterversand verwendet werden. Davon können wir nur dringend abraten, denn es kann nicht wirksam die Rechtmäßigkeit der Daten gewährleistet werden. Ihr wisst unter Umständen nicht, wann wurden welche Daten erhoben und wurden die wirklich so erhoben, dass dabei schon informiert worden ist, dass ihr mit diesen Daten jetzt einen Newsletter versendet. Das ist in der Regel nicht gegeben und dadurch entstehen extrem viele Haftungsfälle, von daher: Finger weg davon! Was man auch oft sieht, sind eben unvollständige Double-Opt-In-Prozesse, sodass nachher nicht wirksam nachgewiesen werden kann, dass auch eine Einwilligung erteilt worden ist und das Tracking ohne Hinweise oder ohne Einwilligung. Das hatten wir schon zu Beginn des Videos, oftmals wird vergessen, dass Newsletter-Software auch eine Erfolgsmessung beinhaltet und dafür ist natürlich ein Tracking maßgeblich. Darüber müsst ihr informieren und dazu muss eine Einwilligung eingeholt werden. Zu guter Letzt der Klassiker schlechthin: Offener Versand über CC anstatt BCC. Das hängt nicht mit Newsletter-Software zusammen, sondern das hängt damit zusammen, wenn man gar keine einsetzt. Und das ist natürlich der Supergau, wenn man gegenüber allen Empfängern alle Empfänger offenlegt. Das ist oftmals eine meldepflichtige Datenpanne und kann zu sehr empfindlichen Strafen führen. Davon ist abzuraten und daher sollte sich frühzeitig mit einer konformen Newsletter-Software beschäftigt werden.

Kapitel 8: Fazit

Wiebke: Wenn du dich an die Regeln hältst, einen klaren Abmeldeprozess mit Double-Opt-In einrichtest, alle Pflichtangaben in deinen Newsletter packst und eine konforme Software auswählst, dann bist du auf jeden Fall auf der sicheren Seite. Wir haben übrigens eine Datenschutz-Checkliste zum Abhaken vorbereitet, die kannst du kostenlos über den Link in der Videobeschreibung herunterladen und dann noch einmal ganz in Ruhe auf Nummer sicher gehen. Und wenn du das Gefühl hast, in Sachen Datenschutz noch etwas mehr Unterstützung zu benötigen, dann kannst du dich sehr gerne an das Team von Keyed wenden. Sie helfen dir gerne weiter und beraten dich lösungsorientiert. Die Kontaktmöglichkeiten findest du auch unten in der Infobox. Hast du noch Fragen oder Anmerkungen zum Datenschutz im Newsletter-Marketing? Dann schreib diese doch sehr gerne in die Kommentare. Dann können wir mit Nils auch noch eine zweite Folge aufnehmen und er beantwortet alle Fragen.

Vielen Dank fürs Zuschauen und bis zum nächsten Mal!

Hoch hinaus: Kontaktliste erweitern und Reichweite ausbauen

Gerade am Anfang wirkt die eigene Newsletter-Liste oft noch überschaubar – und das ist völlig normal. Viel wichtiger als eine große Anzahl an Kontakten ist zunächst, die richtigen Menschen zu erreichen: Leser:innen, die sich wirklich für Ihre Inhalte interessieren und Ihren Newsletter gern öffnen.

Nachdem Sie Ihren Verteiler rechtskonform aufgebaut haben, geht es dann darum, ihn Schritt für Schritt nachhaltig und sinnvoll zu erweitern. Dabei stellt sich für viele Einsteiger:innen die gleiche Frage: Wie gewinnen Sie neue Abonnent:innen, ohne rechtliche Risiken einzugehen – und ohne Ihre Leser:innen mit irrelevanten Inhalten zu verärgern?

Auch wenn es verlockend klingt: Der Kauf von E-Mail-Adressen ist keine gute Idee. Abgesehen von den rechtlichen Risiken sprechen vor allem praktische Gründe dagegen. Gekaufte Kontakte haben in der Regel kein echtes Interesse an Ihren Inhalten – die Folge sind niedrige Öffnungsraten, hohe Abmeldezahlen und ein erhöhtes Risiko, im Spam-Ordner zu landen. Für einen erfolgreichen Start ins E-Mail-Marketing ist dieser Weg daher ungeeignet.

Stattdessen lohnt es sich, potenzielle Abonnent:innen mit einem klaren Mehrwert zu überzeugen. Besonders für den Start eignen sich sogenannte Incentives, die Sie in Ihrem Newsletter-Anmeldeformular bewerben – kleine Extras, die Nutzer:innen nach der Anmeldung als Dankeschön erhalten, zum Beispiel:

• 🎁 Rabattcodes oder exklusive Angebote für den nächsten Einkauf
• 📘 Kostenlose Downloads wie Checklisten, Leitfäden oder Mini-E-Books
• 🎥 Zugang zu exklusiven Inhalten wie Videos, Tutorials oder Webinaren
• ✨ Früher Zugriff auf neue Produkte, Aktionen oder Inhalte

Solche Anreize erhöhen die Anmeldebereitschaft deutlich – und sorgen dafür, dass neue Abonnent:innen von Anfang an wissen, was sie von Ihrem Newsletter erwarten können.

Keep it clean: Kontaktlisten pflegen

Eine gut gepflegte Kontaktliste ist die Basis für erfolgreiches E-Mail-Marketing – besonders dann, wenn Sie gerade erst mit Ihrem ersten Newsletter starten. Denn nicht nur das Gewinnen neuer Abonnent:innen ist wichtig, sondern auch der regelmäßige Blick auf die Qualität Ihrer Kontakte. Saubere Verteiler sorgen für bessere Öffnungsraten, weniger Abmeldungen und eine höhere Zustellbarkeit Ihrer Newsletter.

Gerade für Einsteiger:innen gilt: Lieber eine kleinere, aktive Empfängerliste als viele inaktive Kontakte. Denn wenn Abonnent:innen Ihre Newsletter nicht öffnen oder sich nicht mehr für die Inhalte interessieren, wirkt sich das langfristig negativ auf die Performance Ihrer Mailings aus.

Das regelmäßige Aufräumen Ihrer Newsletter-Liste bringt gleich mehrere Vorteile mit sich:

• 📬 Bessere Zustellbarkeit: Aktive Empfänger:innen signalisieren E-Mail-Providern, dass Ihre Newsletter relevant sind – deshalb landen sie seltener im Spam-Ordner.
• 📊 Aussagekräftigere Statistiken: Öffnungs- und Klickraten spiegeln realistischer wider, wie gut Ihre Inhalte ankommen und wo es noch Optimierungsbedarf gibt.
• 🤝 Mehr Relevanz für Ihre Zielgruppe: Ihre Abonnent:innen erhalten nur Inhalte, die wirklich zu ihnen passen.

So starten Sie mit sauberem Listenmanagement

Für langfristig erfolgreiches Newsletter-Marketing lohnt es sich, von Beginn an Ordnung in Ihrem Verteiler zu halten:

• 🧹 Entfernen Sie regelmäßig inaktive Kontakte, die Ihre Newsletter über längere Zeit nicht öffnen. Starten Sie vorher einen letzten Versuch über eine Reaktivierungsmail.
• ✂️ Nutzen Sie Segmentierungen, um verschiedene Zielgruppen gezielt anzusprechen (z. B. Kund:innen, Interessent:innen, Partner:innen oder interne Teams).
• 🎯 Versenden Sie Inhalte passend zur jeweiligen Empfängerliste – so fühlt sich niemand „falsch angesprochen“.

Professionelle und intuitive Newsletter-Tools wie rapidmail helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. Sie können verschiedene Empfängerlisten anlegen und beim Versand gezielt auswählen, welche Kontakte Ihren Newsletter erhalten sollen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie unterschiedliche Inhalte versenden – etwa für Kund:innen, B2B-Newsletter an Geschäftspartner:innen oder für einen internen Newsletter.

So wächst Ihr Verteiler Schritt für Schritt mit – strukturiert, übersichtlich und gut gepflegt.

🐾 Schritt 4 – Newsletter erstellen: Betreffzeile, Newsletter-Text, Design & Co

Let’s get started! Alle Vorbereitungen sind getroffen, jetzt können Sie Ihren Newsletter in der Newsletter-Software Ihrer Wahl erstellen. Welche Schritte sind dabei zu beherzigen? Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihren ersten Newsletter erstellen und zum vollen Erfolg machen.

Die richtigen Empfänger:innen auswählen

Bevor Sie mit Betreffzeile, Text oder Design Ihres Newsletters starten, steht ein wichtiger erster Klick an: Wählen Sie die Empfänger:innen aus, die Ihren Newsletter erhalten sollen.

Wenn Sie beim Einrichten Ihres Tools bereits verschiedene Listen oder Gruppen angelegt haben (z. B. „Kund:innen“, „Interessent:innen“, „Geschäftspartner:innen“ oder „intern“), wählen Sie jetzt genau die Liste oder Gruppe aus, die zu Ihrem geplanten Newsletter-Inhalt passt. So stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht nur bei den richtigen Personen landet – und nicht versehentlich bei Kontakten, für die der Inhalt gar nicht gedacht oder relevant ist.

Newsletter-Tools wie rapidmail, die perfekt für den Einstieg ins E-Mail-Marketing geeignet sind, bieten zusätzlich Unterteilungen Ihrer Empfängerlisten in unterschiedliche Segmente oder Stichwort-Gruppen (Tags) an. Damit können Sie Ihre Empfänger:innen noch gezielter auswählen, zum Beispiel nach Interessen, Standort oder Kaufverhalten. Zum Start und für Ihren ersten Newsletter reicht aber meist schon eine einfache Auswahl wie: „Alle Newsletter-Abonnent:innen“ aus, um erstmal ein Gefühl für das Thema E-Mail-Marketing zu entwickeln.

Hello, it’s me: Ein Absenderprofil anlegen

In den meisten Newsletter-Tools müssen Sie natürlich ein Absenderprofil anlegen, bevor Sie Ihren ersten Newsletter versenden. Was aber gehört alles ins Absenderprofil? Ein Absendername und eine E-Mail-Adresse, die Sie – am besten regelmäßig – zum Versand verwenden.

Für Ihren Absendernamen empfehlen wir Ihnen, sich etwas Einprägsames zu überlegen. Klar besteht die Möglichkeit, einfach den Fimen- bzw. Unternehmensnamen als Absendername zu verwenden. Wenn Sie aber ein wenig persönlicher werden möchten, raten wir Ihnen, z. B. den Vornamen der für den Newsletter verantwortlichen Person in den Absendernamen mit aufzunehmen.

Als Beispiel: Im Vergleich zu „Eisträume GmbH” wirkt es im E-Mail-Postfach Ihrer Leser:innen viel ansprechender, wenn der Newsletter von „Marieke von Eisträume” oder „Lukas von Eisträume” kommt. In der Absender-Adresse sollte Ihr Firmenname bzw. Ihre Marke trotzdem auf jeden Fall an irgendeiner Stelle auftauchen, damit Ihre Kontakte den Newsletter direkt Ihrem Unternehmen oder Ihrer Marke zuordnen können.

💡 rapidtipp: Nutzen Sie keine Noreply-Absenderadresse

Wir raten Ihnen von einer Noreply-Absender-Adresse wie z. B. „no-reply@eistraeume.de” ab, da das den Empfänger:innen direkt den Eindruck vermitteln könnte, dass Sie keine Lust darauf haben, dass sie Kontakt zu Ihnen aufnehmen – die Möglichkeit für Feedback oder Rückfragen zu Ihrem Newsletter sollte aber offen gehalten werden.

Außerdem wirken sich Noreply-Adressen negativ auf die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter aus und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Newsletter von Spam-Filtern abgefangen werden.

Wenn verschiedene Abteilungen in Ihrem Unternehmen Newsletter erstellen und versenden, ist es sinnvoll, vor dem @-Zeichen die jeweilige Abteilung zu nennen, also z. B. „kommunikation@eistraeume.de” oder “hr@eistraeume.de”. Ihre Leser:innen wissen so direkt Bescheid, welche Themenbereiche im erhaltenen Newsletter angesprochen werden und mit welcher Art von Informationen sie rechnen können.

Im rapidmail Blog erklären wir Ihnen nochmal ausführlich, welcher E-Mail-Absender der richtige für Ihren Newsletter ist.

Newsletter-Betreffzeile formulieren

Wecken Sie mit einer originellen Newsletter-Betreffzeile das Interesse Ihrer Abonnent:innen! Diese springt Ihren Leserinnen und Lesern im Postfach schließlich als Erstes ins Auge. Die Betreffzeile sollte kurz und knackig, aber dennoch passgenau und überzeugend sein, damit Ihre mühevoll erstellten Newsletter geöffnet und gelesen werden.

Mit diesen Tipps für Ihre Betreffzeile steigern Sie Ihre Newsletter-Öffnungsrate:

• 🎭 Nutzen Sie Personalisierung: Sprechen Sie Ihre Abonnent:innen im Betreff persönlich an, z. B. indem Sie ihre Vor- oder Nachnamen oder ihren Wohnort einbauen. Newsletter-Tools wie rapidmail haben eine nützliche Funktion, mit der Sie die Betreffzeile ganz einfach und nach Ihrem Geschmack personalisieren können.
• 📫 Wichtige Neuigkeiten teilen: Greifen Sie schon im Betreff das aktuelle Thema oder den Anlass der E-Mail (Black-Friday-Aktion, neue Winterkollektion etc.) auf und liefern Sie wichtige Antworten bzw. Informationen, wie z. B. “Wie viel Rabatt gibt es?”, “Bis wann läuft die Aktion?”, oder “Was macht Ihre neue Kollektion aus?”. Nutzen Sie den begrenzten Platz im Newsletter-Betreff, um Ihre Leser:innen neugierig zu machen.
• 📏 Kurz und knackig halten: Achten Sie darauf, dass Sie den Newsletter-Betreff kurz halten (50 – maximal 70 Zeichen). Kürzere E-Mail-Betreffe werden in den verschiedenen E-Mail-Programmen und auf unterschiedlichen Endgeräten vollständig abgebildet und nicht genau da abgeschnitten, wo es spannend wird.
• 🤗 Emojis einbauen: Die bunten Bildchen sind wahrhaftige Hingucker im E-Mail-Postfach. Wenn Sie Emojis in Ihre Betreffzeile einbauen, können Sie sicher sein, dass Sie damit die Aufmerksamkeit Ihrer Leserinnen und Leser auf sich ziehen. Heben Sie sich in den Postfächern von den vielen anderen E-Mails ab und freuen Sie sich über viele Öffnungen.

Vor dem endgültigen Newsletterversand können Sie auch zwei verschiedene Betreffzeilen formulieren und mit einem A/B-Test, den Sie nur an einen Bruchteil Ihrer Kontaktliste senden, vergleichen, welcher Betreff (z. B. mit oder ohne persönlicher Anrede) bei Ihren Leser:innen besser ankommt. Das können Sie beispielsweise durch die Newsletter-Öffnungsrate überprüfen. Die Gewinnervariante versenden Sie dann an den Rest Ihrer Abonnent:innen.

Das rapidmail Newsletter-Tool gibt Ihnen außerdem Live-Feedback zur Qualität Ihrer Betreffzeile: Ist sie zu lang? Ist sie spamverdächtig? Enthält sie zu viele Sonderzeichen? Das gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Betreffzeile so lange zu optimieren, bis sie mit fünf von fünf Sternen geschmückt wird.

Suchen Sie nach noch mehr Tipps für die perfekte Betreffzeile? Wir haben Beispiele und Tipps für gelungene Newsletter-Betreff-Beispiele für jede Branche für Sie gesammelt.

Text für den Preheader überlegen

Als Preheader eines Newsletters bezeichnet man den Text, der bei den meisten E-Mail-Anbietern im Postfach als Vorschautext unter dem Newsletter-Betreff angezeigt wird.

Vor allem auf mobilen Endgeräten, z. B. Smartphones, ist der Newsletter-Preheader gut sichtbar unterhalb des Betreffs platziert, in Desktop-Programmen ist das nicht immer der Fall.

Sehen Sie den Preheader als Chance: Nutzen Sie ihn, um z. B. die Betreffzeile zu ergänzen oder um einen zusätzlichen Anreiz zu schaffen, warum Ihr erster Newsletter lesenswert ist. Der Preheader ist nämlich auch Teil des „goldenen Trios”, das Ihre Öffnungsrate maßgeblich beeinflussen kann: Absendername, Betreffzeile und eben der Preheader.

Verwenden Sie rapidmail als Newsletter-Software? Dann können Sie den Preheader-Text flexibel festlegen und ihn genau wie den Betreff personalisieren oder mit Emojis versehen, damit Ihre E-Mail im Postfach Ihrer Kontakte noch mehr auffällt.

Newsletter-Vorlage erstellen oder auswählen

Wieder einen Schritt geschafft! Nachdem die Empfänger:innen und die ersten Bausteine wie Betreff und Preheader feststehen, geht es jetzt um die visuelle Gestaltung Ihres Newsletters. Keine Sorge: Um Ihren ersten Newsletter zu erstellen, müssen Sie kein Design-Profi sein. Mit der richtigen Vorlage gestalten Sie schnell einen professionellen Newsletter, der gut aussieht und zu Ihrem Unternehmen passt.

Viele Unternehmen setzen bei ihren Newslettern auf einen einheitlichen Aufbau und ein wiederkehrendes Design. Das hat einen guten Grund: Ein konsistentes Erscheinungsbild sorgt dafür, dass Ihre Abonnent:innen Ihren Newsletter sofort wiedererkennen – noch bevor sie den Text gelesen haben. Farben, Schriftarten und Layouts tragen wesentlich dazu bei, Ihre Marke im Gedächtnis zu verankern.

💡 rapidtipp: Folgen Sie den neuesten Trends

Orientieren Sie sich an aktuellen Newsletter-Design-Trends, aber bleiben Sie Ihrer Marke treu. Ein aufgeräumtes Layout, gut lesbare Texte und klare Call-to-Action-Buttons sorgen dafür, dass Ihr Newsletter nicht nur modern wirkt, sondern auch gern gelesen wird. Denn: Das Auge “liest” mit – und ein ansprechendes Design erhöht die Chance, dass Ihr Newsletter positiv im Gedächtnis bleibt. Gestalten Sie also Newsletter, die Lust auf mehr machen!

So einfach geht Newsletter-Design mit rapidmail

Mit rapidmail haben Sie zwei einfache Möglichkeiten, eine passende Newsletter-Vorlage zu erstellen – ganz ohne Design-Vorkenntnisse:

Option 1: Eigene Newsletter-Vorlage per 1-Klick-Design erstellen

Mit dem 1-Klick-Design erstellen Sie in wenigen Sekunden individuelle Newsletter-Vorlagen im Look Ihres Unternehmens. Geben Sie dafür einfach Ihre Website-URL ein – rapidmail übernimmt automatisch:

• 🏙️ Ihr Firmenlogo
• 🎨 Ihre Unternehmensfarben
• ✒️ passende Schriftarten
• 📢 Ihre Social-Media-Links

Anschließend können Sie das Design bei Bedarf noch flexibel anpassen, etwa Button-Farben ändern oder Schriftgrößen optimieren. Diese Einstellungen speichern Sie einmal und nutzen sie dann bequem für alle zukünftigen Newsletter.

Option 2: Kostenlose Newsletter-Vorlagen auswählen

Alternativ können Sie aus zahlreichen kostenlosen, professionell gestalteten Newsletter-Vorlagen genau die auswählen, die am besten zu Ihrem Versandanlass oder Ihrer Marke passt. Alle Templates von rapidmail lassen sich mit eigenen Bildern, Texten und Farben anpassen oder erweitern und sind ideal, wenn Sie schnell starten möchten.

Egal ob Newsletter mit Reiseangeboten, saisonale Rabattaktionen, Business-Mailings oder Newsletter für Onlineshops – bei rapidmail finden Sie für jeden Anlass die passende Vorlage, die Sie jederzeit weiter individualisieren können.

💌 Unser Fazit für Einsteiger:innen:

Natürlich haben Sie mit rapidmail auch die Möglichkeit, Ihren Newsletter komplett eigenständig und individuell im eigenen Corporate Design zu gestalten. Das bietet maximale Gestaltungsfreiheit, ist jedoch mit mehr Aufwand verbunden und erfordert meist etwas Erfahrung im Newsletter-Design.

Für den Start empfehlen wir daher eine der beiden einfacheren Optionen: das 1-Klick-Design oder eine unserer kostenlosen Vorlagen. So erstellen Sie schnell einen professionellen Newsletter, sparen Zeit und können sich ganz auf Ihre Inhalte konzentrieren. Sobald Sie mehr Routine haben, können Sie Ihr Newsletter-Design jederzeit weiter individualisieren und ausbauen.

Gute Newsletter-Texte formulieren: So klappt’s

In der Vorbereitungsphase haben Sie bereits festgelegt, welche Themen und Inhalte Ihr Newsletter transportieren soll. Jetzt geht es ans Schreiben: Wie formulieren Sie Ihren Newsletter-Text so, dass er gern gelesen wird und zum Handeln motiviert?

Die wichtigste Regel vorab: Behalten Sie immer Ihre Zielgruppe und Ihr Kommunikationsziel im Blick. Ein guter Newsletter-Text richtet sich nicht nach dem, was Sie erzählen möchten – sondern nach dem, was Ihre Leser:innen interessiert und ihnen einen Mehrwert bietet.

Gerade Einsteiger:innen hilft es zudem, sich beim Schreiben an bewährten Kommunikationsmodellen zu orientieren. Eines der bekanntesten ist das AIDA-Modell, das sich hervorragend auf Newsletter-Texte anwenden lässt.

Mit dem AIDA-Modell strukturierte Newsletter-Texte schreiben

Das AIDA-Modell beschreibt vier aufeinanderfolgende Schritte erfolgreicher Kommunikation:

1. 🙋 A – Attention (Aufmerksamkeit): Gewinnen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Leser:innen – z. B. mit einer starken Überschrift oder einem spannenden Einstieg.
2. 💡 I – Interest (Interesse): Zeigen Sie, warum das Thema relevant ist. Welches Problem lösen Sie? Welchen Nutzen haben Ihre Leser:innen?
3. 🤩 D – Desire (Wunsch): Machen Sie Lust auf mehr, etwa durch konkrete Vorteile, Beispiele oder exklusive Inhalte. So wecken Sie den Wunsch Ihrer Kontakte, Ihr Produkt zu besitzen, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen o. ä.
4. 🖱️ A – Action (Handlung): Fordern Sie klar zu einer Aktion auf, durch die Ihre Kontakte ihren Wunsch direkt erfüllen können – z. B. mit einem Call-to-Action-Button, der bei Klick z. B. zum Kauf Ihres Produkts in den Onlineshop führt oder zur Anmeldeseite Ihres Events.

👉 Für Ihren ersten Newsletter bedeutet das: Ein klarer Aufbau hilft Ihren Leser:innen, dem Inhalt mühelos zu folgen – und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Newsletter nicht nur gelesen, sondern auch geklickt wird.

Tonfall und Ansprache bewusst wählen

Der Ton Ihres Newsletters entscheidet maßgeblich darüber, ob Ihre Nachricht gelesen wird oder ungelesen im Postfach verschwindet. Studien wie die DMA Email Benchmark Reports (2023/2024) zeigen klar: Relevanz und passende Ansprache sind einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im E-Mail-Marketing.

So erzielen E-Mails, die klar auf die Zielgruppe zugeschnitten sind, deutlich höhere Öffnungs- und Klickraten als generische Mailings. Empfänger:innen regieren zudem besonders positiv auf Newsletter, wenn Tonfall und Inhalte zu ihren Erwartungen passen.

Für die Tonalität Ihres ersten Newsletters bedeutet das:

• 📬 Bei einem internen Newsletter darf der Ton gern lockerer, persönlicher oder humorvoller sein – passend zur Unternehmenskultur.
• 📨 Bei einem externen Newsletter an Kund:innen oder Partner:innen sollten Sie sich sprachlich an Ihrer Website, Ihren Social-Media-Kanälen und Ihrer sonstigen Markenkommunikation orientieren.

💡 rapidtipp: Konsistenz zahlt sich aus

Wenn Sie einen stimmigen, wiedererkennbaren Sprachstil über alle Ihre Kommunikationskanäle hinweg nutzen, fühlt sich der Ton Ihres Newsletters irgendwann vertraut an. So stärken Sie das Vertrauen in Ihre Marke und sorgen für Wiedererkennung – zwei entscheidende Faktoren für langfristige Kundenbindung und eine wichtige Basis für erfolgreiches Online-Marketing.

Kurz und klar mit Storytelling überzeugen

Newsletter werden meist schnell und nebenbei gelesen – bei B2C-Zielgruppen häufig mobil am Smartphone. Untersuchungen der Nielsen Norman Group („How Users Read on the Web“) belegen seit Jahren, dass Nutzer:innen digitale Inhalte überwiegend scannen statt Wort für Wort lesen. Deshalb gilt im Newsletter-Marketing ganz besonders: Kommen Sie schnell auf den Punkt. Je länger der Text ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Ihre Leser:innen ihn bis zum Ende lesen werden.

Gleichzeitig bleibt emotional erzählter Content besser im Gedächtnis. Laut Forschung aus der Kommunikationspsychologie (z. B. Chip Heath & Dan Heath, 2007) werden Informationen, die in Form von Geschichten vermittelt werden, signifikant besser erinnert als reine Fakten.

Das Erfolgsrezept für Ihren ersten Newsletter besteht also aus diesen Zutaten:

• 💡 ein klarer, verständlicher Einstieg
• 🪡 ein roter Faden mit erkennbarem Nutzen
• 💌 ein emotionaler oder praxisnaher Bezug
• 📢 eine eindeutige Handlungsaufforderung

Fokus und Struktur für bessere Lesbarkeit und mehr Klicks

Ein erfolgreicher Newsletter lebt von Klarheit – inhaltlich wie visuell. Gerade beim Erstellen Ihres ersten Newsletters lohnt es sich, bewusst Schwerpunkte zu setzen und den Inhalt übersichtlich zu strukturieren. Denn zu viele Themen auf einmal können Leser:innen schnell überfordern und vom eigentlichen Ziel ablenken.

Studien zur Informationsverarbeitung zeigen, dass ein Überangebot an Informationen („Information Overload“) die Aufmerksamkeit verringert und Entscheidungen erschwert. Auch im E-Mail-Marketing gilt daher: Konzentrieren Sie sich lieber auf ein zentrales Hauptthema, das den Newsletter trägt, anstatt viele kleine Inhalte parallel zu präsentieren. So bleibt Ihre Botschaft klar – und Ihre Leser:innen finden schneller den roten Faden.

Ebenso entscheidend ist die strukturierte Aufbereitung Ihrer Inhalte. Newsletter werden heute häufig nur überflogen, besonders auf mobilen Geräten. Eine klare Gliederung hilft Ihren Abonnent:innen, die wichtigsten Informationen in kurzer Zeit zu erfassen – und erhöht nachweislich die Interaktion.

Für einen einfach lesbaren Newsletter haben sich folgende Punkte bewährt:

• ✂️ Kurze Absätze: Sorgen für gute Lesbarkeit und machen den Newsletter auch auf dem Smartphone leicht erfassbar.
• 🏷️ Aussagekräftige Zwischenüberschriften: Geben Orientierung und helfen Leser:innen, Inhalte schnell zu scannen.
• ✨ Visuelle Hervorhebungen: Lenken den Blick gezielt auf wichtige Aussagen, Angebote oder Call-to-Actions.
• ✅ Übersichtliche Stichpunktlisten: Bündeln zentrale Informationen kompakt und erleichtern das schnelle Erfassen der Inhalte.

Ein klar fokussierter und gut strukturierter Newsletter sorgt nicht nur für ein angenehmes Leseerlebnis, sondern auch für bessere Öffnungs- und Klickraten. So führen Sie Ihre Leser:innen gezielt durch den Inhalt – und machen es ihnen leicht, der gewünschten Handlungsaufforderung zu folgen.

Schriftarten und Schriftgrößen im Newsletter richtig einsetzen

Schriftarten und Schriftgrößen haben einen größeren Einfluss auf den Erfolg Ihres Newsletters, als man auf den ersten Blick vermuten würde. Aber sie entscheiden darüber, wie angenehm Ihr Newsletter zu lesen ist, wie professionell er wirkt – und ob Ihre Inhalte überhaupt wahrgenommen werden.

Gerade beim ersten Newsletter gilt: Lesbarkeit geht vor Design-Spielerei. Ein aufgeräumter, gut strukturierter Text sorgt dafür, dass Ihre Botschaft ankommt – unabhängig davon, ob der Newsletter am Desktop oder mobil gelesen wird.

Welche Schriftarten eignen sich für Newsletter?

Im rapidmail Editor stehen Ihnen über 40 verschiedene Newsletter-Schriftarten zur Verfügung. Das bietet viele Möglichkeiten – kann aber auch schnell überfordern.

Beim Erstellen Ihres Newsletters empfehlen wir Ihnen für einen gelungenen Start:

• ✒️ Schlichte, gut lesbare Schriftarten für längere Fließtexte
• ✒️ Auffälligere, aber klar lesbare Schriften für Überschriften, um Aufmerksamkeit zu erzeugen

Vermeiden Sie es, zu viele unterschiedliche Schriftarten zu kombinieren. Zwei Schriftarten reichen völlig aus – eine für den Fließtext, eine für Überschriften. So bleibt Ihr Newsletter ruhig, übersichtlich und professionell.

Die richtige Schriftgröße wählen

Neben der Schriftart spielt auch die Schriftgröße eine entscheidende Rolle – vor allem, da heute viele Newsletter auf dem Smartphone gelesen werden.

Beim Erstellen Ihres ersten Newsletters können Sie sich an folgenden Richtwerten orientieren:

• 📜 Fließtext: mindestens 14 pt, damit Texte auf allen Endgeräten gut lesbar sind
• 🔘 Buttons und Call-to-Actions: etwas größer, damit sie sofort ins Auge fallen
• 🏷️ Überschriften und Newsletter-Titel: deutlich größer als der Fließtext, um zu strukturieren und Orientierung zu schaffen

So führen Sie Ihre Leser:innen visuell durch den Newsletter und machen wichtige Inhalte sofort erkennbar.

💡 rapidtipp: Erfinden Sie das Rad nicht neu

Wenn Sie unsicher sind, orientieren Sie sich an bewährten Vorlagen oder den Richtlinien Ihres Unternehmendesigns. Ein klar strukturierter Newsletter mit gut lesbaren Schriften wirkt nicht nur professionell, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Inhalte gern gelesen werden – und genau das ist das Ziel Ihres ersten Newsletters.

Mit Bildern Klicks im Newsletter steigern

Bilder spielen im Newsletter eine zentrale Rolle: Sie ziehen Blicke auf sich, transportieren Emotionen und unterstützen Ihre Botschaft. Gerade beim ersten Newsletter gilt aber: Weniger kann manchmal mehr sein. Ein ausgewogenes Bild-Text-Verhältnis sorgt für ein angenehmes Leseerlebnis und hilft Ihren Abonnent:innen, die Inhalte schnell zu erfassen.

Achten Sie darauf, dass Ihre Bilder inhaltlich zum Text passen und eine klare Funktion erfüllen – zum Beispiel Neugier wecken, ein Produkt zeigen oder eine Stimmung transportieren. Gut gewählte Bilder sprechen für sich und unterstützen Ihr Storytelling, ohne vom eigentlichen Inhalt abzulenken.

Bilder können nicht nur verschönern, sondern auch aktiv zur Performance Ihres Newsletters beitragen. Verlinken Sie Ihre Bilder gezielt – etwa auf weiterführende Inhalte, Produktseiten oder Blogartikel. So schaffen Sie zusätzliche Klickflächen und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Leser:innen mit Ihrem Newsletter interagieren.

Von Interesse zur Aktion: Calls-to-Action effektiv einsetzen

Ein Newsletter kann noch so gut geschrieben und gestaltet sein – ohne klaren Call-to-Action (CTA) bleibt er oft wirkungslos. Call-to-Action-Buttons sind klickbare Elemente, mit denen Sie Ihre Leser:innen gezielt zu einer Handlung auffordern und Ihr Newsletter-Ziel erreichen, zum Beispiel:

• 💸 mehr Besucher:innen für Ihre Website oder Ihren Onlineshop gewinnen
• 🖱️ zusätzliche Klicks auf Blogartikel oder Landingpages sammeln
• 📈 neue Follower:innen Ihrer Social-Media-Kanäle gewinnen

So platzieren Sie CTAs richtig im Newsletter

Gerade beim ersten Newsletter ist es entscheidend, Ihren Leser:innen den nächsten Schritt so einfach wie möglich zu machen. Ein gut platzierter Call-to-Action führt durch den Newsletter und zeigt klar, wo es weitergeht.

Achten Sie beim Einbauen Ihrer Newsletter-CTAs daher auf folgende Punkte:

• 👁️ Gut sichtbar platzieren: Setzen Sie Ihren Call-to-Action an Stellen, an denen er sofort ins Auge fällt – zum Beispiel direkt nach einem inhaltlichen Abschnitt oder am Ende des Newsletters. So erkennen Leser:innen auf einen Blick, was sie als Nächstes tun können.
• 🎨 Farblich hervorheben: Wählen Sie für Ihren CTA-Button eine Farbe, die sich deutlich vom restlichen Newsletter-Design abhebt, aber dennoch zu Ihrer Marke passt. Ein kontrastreicher Button zieht Aufmerksamkeit auf sich, ohne aufdringlich zu wirken.
• 📐 Genügend Abstand lassen: Platzieren Sie CTAs nicht zwischen langen Textblöcken. Weißraum rund um den Button sorgt dafür, dass er nicht „untergeht“ und leichter angeklickt wird – besonders auf mobilen Endgeräten.
• 📍 Logisch im Lesefluss positionieren: Setzen Sie den CTA dort, wo Leser:innen inhaltlich bereit sind zu klicken – etwa nach einer Produktvorstellung, einer Geschichte oder einem klaren Nutzenversprechen.
• 🧭 Klaren nächsten Schritt zeigen: Die Beschriftung des Buttons sollte eindeutig machen, was passiert, z. B. „Jetzt mehr erfahren“, „Angebot sichern“ oder „Zur Anleitung“. So vermeiden Sie Unsicherheit und erhöhen die Klickwahrscheinlichkeit.

Ein klar platzierter Call-to-Action signalisiert Ihren Leser:innen: Hier geht’s weiter – und macht es ihnen leicht, Ihrer Einladung zu folgen.

Überlegen Sie sich passende CTA-Beschriftungen

Die Wirkung eines Call-to-Action-Buttons hängt nicht nur vom Design ab – die richtigen Worte machen den entscheidenden Unterschied. Eine gut gewählte CTA-Beschriftung nimmt Ihren Leser:innen die Entscheidung ab und macht sofort klar, warum sich ein Klick lohnt.

Statt allgemeiner Standardformulierungen wie „Jetzt kaufen“ dürfen Sie ruhig kreativer werden und Emotionen ansprechen. Studien wie die der Nielsen Norman Group (2022/2023) zeigen zudem, dass klare, nutzenorientierte Handlungsaufforderungen die Klickbereitschaft erhöhen – besonders dann, wenn sie zur Stimmung und zum Inhalt des Newsletters passen.

Unsere Einsteiger-Tipps für wirksame Newsletter-CTAs:

• 🎯 Nutzen klar kommunizieren: Zeigen Sie direkt, welchen Mehrwert der Klick bietet, z. B. „Rezept kostenlos erhalten“ oder „Tipps herunterladen“.
• 💬 Natürlich und aktiv formulieren: Schreiben Sie so, wie Sie auch mit Ihren Kund:innen sprechen würden. Aktive Verben wie „entdecken“, „sichern“ oder „starten“ wirken einladender als passive Formulierungen.
• ❤️ Emotionen wecken: Gute CTAs sprechen nicht nur den Verstand an, sondern auch das Gefühl – etwa Neugier (z. B. „Jetzt Geheimnis lüften“) Vorfreude (z. B. „Jetzt schon Ticket sichern“) oder Inspiration (z. B. „Die neuesten Trends entdecken“).
• 💭 Kontext berücksichtigen: Die CTA-Beschriftung sollte immer zum Inhalt des Newsletters passen. Nach der Vorstellung verschiedener Reiseangebote wirkt z. B. „Ab ins Abenteuer“ stimmiger als ein nüchternes „Mehr erfahren“.

Checkliste vor dem Versand: Newsletter-Gestaltung und Aufbau final prüfen

Bevor Sie Ihren ersten Newsletter versenden, lohnt sich ein kurzer, aber gründlicher Check. Denn selbst kleine Details können darüber entscheiden, ob Ihr Newsletter gern gelesen wird – oder in Zukunft ungelesen im Postfach verschwindet. Ein klarer Newsletter-Aufbau, gute Lesbarkeit und ein stimmiges Design sorgen dafür, dass Ihre Inhalte schnell erfasst werden und professionell wirken.

Mit dieser Checkliste für die Newsletter-Gestaltung stellen Sie sicher, dass Sie beim Erstellen Ihres Newsletters an alles gedacht haben:

Checkliste: Ist Ihr Newsletter bereit für den Versand?

• 🎨 Stimmiges Design: Passen Farben, Bilder und Schriftarten zum Thema, zu Ihren Inhalten und zu Ihrer Marke?
• ⬆️ Wichtiges zuerst: Sind die zentralen Botschaften und Angebote direkt im oberen Bereich des Newsletters sichtbar?
• ✂️ Kurze Textabschnitte: Sind die Texte übersichtlich, leicht verständlich und angenehm zu lesen?
• 🔍 Gute Lesbarkeit: Ist die Schriftgröße im Fließtext auf mindestens 14 pt eingestellt – auch für mobile Endgeräte?
• 🖼️ Ausgewogenes Text-Bild-Verhältnis: Unterstützen die Bilder den Inhalt, ohne vom Text abzulenken?
• 📷 Bilder korrekt eingebettet: Möchten Sie die Bilder in den Newsletter einbetten und haben Sie die entsprechende Anzeige-Einstellung aktiviert?
• 👉 Klarer Call-to-Action: Gibt es mindestens einen gut sichtbaren CTA, der Leser:innen gezielt weiterführt?
• 🔗 Social Icons integriert: Verlinken Social-Media-Icons sinnvoll zu Ihren weiteren Kanälen?
• ⚖️ Abmeldelink vorhanden: Ist der gesetzlich vorgeschriebene Abmeldelink gut auffindbar eingebaut?
• 🏷️ Impressum ergänzt: Enthält der Newsletter ein vollständiges und korrektes Impressum?

Diese letzte Kontrolle hilft Ihnen dabei, typische Anfängerfehler zu vermeiden – und sorgt für einen Newsletter, der optisch überzeugt und funktional sauber aufgebaut ist.

🐾 Schritt 5 – Ersten Newsletter versenden: Beachten Sie Technik und Timing

Juhu, Ihr erster Newsletter ist erstellt und (fast) versandbereit! Also nichts wie los und den Newsletter versenden – oder? Halt stopp, ein paar Dinge gibt’s noch zu beachten, bevor Sie Ihren ersten Newsletter auf den Weg bringen.

Vorschaufunktion im Editor: Das finale Ergebnis prüfen

Fast geschafft! Bevor Sie Ihren Newsletter endgültig versenden, sollten Sie unbedingt vorab einen Blick auf das finale Ergebnis werfen. Genau dafür gibt es im rapidmail Mailing-Editor die Vorschaufunktion. Sie hilft Ihnen dabei, letzte Fehler zu erkennen und sicherzustellen, dass Ihr Newsletter überall gut aussieht.

Mit der Vorschau können Sie prüfen, wie Ihr Newsletter auf verschiedenen Endgeräten dargestellt wird – auf dem Smartphone, Tablet und Laptop. Das ist besonders wichtig, wenn ein großer Teil Ihrer Kontakte Ihren Newsletter mobil liest. Was am Desktop noch perfekt aussieht, kann auf dem Handy schnell unübersichtlich wirken, wenn Abstände, Bilder oder Schriftgrößen nicht optimal angepasst sind.

Nutzen Sie die Vorschaufunktion daher, um folgende Punkte zu kontrollieren:

• ✅ Sind Texte gut lesbar – auch auf kleinen Bildschirmen?
• ✅ Werden Bilder korrekt angezeigt und sinnvoll skaliert?
• ✅ Sind Buttons und Call-to-Actions gut erreichbar und klar erkennbar?
• ✅ Bleibt die Struktur des Newsletters übersichtlich?

So vermeiden Sie, dass Leser:innen auf dem Smartphone ein „zerschossenes“ Mailing sehen und sorgen stattdessen für einen professionellen, stimmigen Eindruck auf allen Geräten.

Testversand durchführen: Better safe than sorry

Bevor Sie Ihren ersten Newsletter an Ihre gesamte Kontaktliste versenden, sollten Sie unbedingt auf Nummer sicher gehen und einen Testversand durchführen. Dieser letzte Probelauf hilft Ihnen dabei, letzte Fehler zu entdecken, Darstellungsprobleme zu vermeiden und mit einem guten Gefühl auf „Senden“ zu klicken.

Mit der Testmail-Funktion im rapidmail Editor können Sie Ihren Newsletter vorab kostenlos an bis zu 10 ausgewählte E-Mail-Adressen verschicken – zum Beispiel an Teammitglieder, die Ihren Newsletter nochmal auf Herz und Nieren prüfen können. Schicken Sie den Newsletter als Testmail ruhig auch an sich selbst: Oft fallen einem beim finalen Check im eigenen Postfach noch kleine Details auf, die man zuvor übersehen hat.

Newsletter werden je nach Empfänger:in in unterschiedlichen E-Mail-Programmen geöffnet – z. B. in Outlook, Gmail oder web.de. Nutzen Sie den Testmailversand daher auch, um sicherzustellen, dass Ihr Newsletter in verschiedenen E-Mail-Clients und auf unterschiedlichen Endgeräten korrekt dargestellt wird.

Checkliste für Ihren Newsletter-Testversand:

• 📬 Betreff und Preheader: Wird der Betreff korrekt angezeigt? Ist der Preheader vollständig und sinnvoll formuliert?
• 🏷️ Logo im Headerbereich: Ist Ihr Firmenlogo sichtbar und mit Ihrer Website verlinkt?
• 🔗 Funktionierende Links: Lassen sich alle Links klicken – im Text, in Buttons und in Bildern?
• 🖼️ Bilddarstellung: Werden alle Bilder korrekt geladen und passend dargestellt?
• 📱 Responsive Ansicht: Sieht der Newsletter auf PC, Tablet und Smartphone gut aus?

Wenn alles passt, sind Sie bestens vorbereitet für den finalen Versand Ihres allerersten Newsletters!

💡rapidtipp: Immer mit Checklisten arbeiten

Nicht nur bei Ihrem ersten Mailing kann etwas schiefgehen. Greifen Sie auf unsere Checkliste für den erfolgreichen Newsletterversand zurück, um Ihren Newsletter auch in Zukunft immer bedenkenlos und fehlerfrei versenden zu können.

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Den richtigen Versandzeitpunkt für Ihren ersten Newsletter finden

Ihr Newsletter ist gestaltet, geprüft und versandbereit – jetzt entscheidet der Versandzeitpunkt darüber, ob Ihre Nachricht geöffnet wird oder ungelesen im Postfach verschwindet.

Gerade beim ersten Newsletter lohnt es sich, auf bewährte Zeitfenster zurückzugreifen, statt ins Blaue hinein zu versenden. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Abonnent:innen genau dann erreichen, wenn sie am ehesten Zeit und Aufmerksamkeit für Ihren Newsletter haben.

Wenn Sie rapidmail als E-Mail-Marketing-Software nutzen, haben Sie den Vorteil, dass Sie den Versandzeitpunkt Ihres Newsletters einfach vorab flexibel einstellen können – er wird dann zum gegebenen Zeitpunkt ganz automatisch an Ihre festgelegten Kontakte versendet.

Wann ist der beste Zeitpunkt für Newsletter?

Der optimale Versandzeitpunkt hängt immer von Ihrer Zielgruppe ab: So macht es natürlich einen Unterschied, ob Sie an B2C- oder B2B-Kontakte versenden, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist und was Sie mit dem Newsletter konkret erreichen möchten.

Aktuelle Studien und Trendberichte liefern jedoch gute Orientierungswerte für den idealen Newsletter-Versandzeitpunkt, die Sie gut für den Einstieg testen können:

• 💌 Laut unserer eigenen Erfahrungswerte bei rapidmail (2026) werden B2B-Newsletter am Dienstag- und Donnerstagvormittag zwischen 10 und 11 Uhr am häufigsten geöffnet.
• 💌 Laut Untersuchungen von Campaign Monitor (2022) sind Montag, Dienstag und Mittwoch die besten Versandtage für Newsletter, wobei Montag als Tag mit den höchsten Öffnungsraten, Dienstag als Tag mit den höchsten Klickraten und Dienstag sowie Mittwoch als Tage mit der höchsten effektiven Klickrate genannt werden.
• 💌 Laut dem GetResponse Email Marketing Benchmark 2024 erzielen Newsletter besonders gute Öffnungsraten, wenn sie früh morgens zwischen 4 und 6 Uhr oder spätnachmittags zwischen 17 und 19 Uhr versendet werden.

Mit Blick auf die unterschiedlichen Angaben merken Sie schon: Entscheidend bleibt, welcher Versandzeitpunkt für Ihre eigene Zielgruppe am besten funktioniert. Das finden Sie mit der Zeit automatisch heraus, indem Sie unterschiedliche Zeitslots testen und die Ergebnisse miteinander vergleichen.

💡 rapidtipp: Orientieren Sie sich an Ihren Website-Aufrufen

Schauen Sie nach, zu welchen Zeiten Ihre Website die meisten Besuche verzeichnet. In den gleichen Zeitfenstern könnten Ihre Abonnent:innen auch Zeit dafür haben, Ihren ersten Newsletter zu öffnen und zu lesen. Richtet sich Ihr Newsletter an Privatpersonen (B2C), könnte ein Versandzeitpunkt früh am Morgen, am Abend oder am Wochenende gut funktionieren. Besteht Ihre Zielgruppe dagegen aus Unternehmern und Angestellten (B2B), eignet sich ein Versand zu den üblichen Bürozeiten wahrscheinlich besser.

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Wie oft sollten Sie Newsletter versenden?

Die Versandfrequenz Ihres Newsletters ist dann die richtige, wenn Sie Ihre Abonnent:innen damit weder unter- noch überfordern. Eine optimale Versandfrequenz lässt sich aber nicht pauschal festlegen, sondern hängt von den Inhalten, die Sie vermitteln möchten, von Ihrer Branche und den Erwartungen Ihrer Zielgruppe ab. Sie können die Versandfrequenz auch nach einer gewissen Zeit anpassen, wenn Sie von Ihren Abonnent:innen z. B. das Feedback bekommen, dass sie sich häufiger oder auch weniger häufig einen Newsletter von Ihnen wünschen.

Wir raten Ihnen, am Anfang mit 1-2 Newsletter pro Monat zu starten. So bleiben Sie im Gedächtnis Ihrer Leserinnen und Leser und geraten nicht in Vergessenheit – ohne durch einen zu häufigen Newsletterversand direkt einen schlechten ersten Eindruck zu machen und viele Newsletter-Abmeldungen auszulösen.

Zu wichtigen Events, zum Beispiel zur Marketing-Hochphase zwischen Black Friday und Weihnachten, darf der Zeitabstand zwischen den Newslettern aber auch mal kürzer sein. Ihre Kontakte freuen sich zu diesen Einzelhandel-Aktionstagen über Schnäppchen und tolle Angebote, bei denen sie sparen können.

💡 rapidtipp: Beziehen Sie Ihre Leser:innen aktiv ein

Eine kurze Umfrage im Newsletter hilft Ihnen herauszufinden, wie häufig Ihre Abonnent:innen von Ihnen hören möchten. Nutzen Sie gleichzeitig die Chance, um abzufragen, für welche Themen und Inhalte sie sich besonders interessieren.

So erhalten Sie wertvolles Feedback aus erster Hand, können Ihren Newsletter gezielt auf die Erwartungen Ihrer Leser:innen abstimmen und vermeiden unnötige Abmeldungen. Außerdem fühlen sich Ihre Abonnent:innen ernst genommen – das stärkt die Bindung und erhöht langfristig die Interaktion mit Ihren Newslettern.

Ab geht die Post: Ihren ersten Newsletter versenden

Geschafft! 🎉 Alle Vorbereitungen sind abgeschlossen – jetzt kommt der große Moment: Ihr erster Newsletter geht auf die Reise. Mit einem Klick auf „Mailing versenden“ bringen Sie Ihre Inhalte direkt in die Postfächer Ihrer Abonnent:innen.

Bevor es soweit ist, zeigt Ihnen rapidmail noch einmal übersichtlich die wichtigsten Eckdaten Ihres Newsletters an.

Nutzen Sie diese finale Versandübersicht, um kurz innezuhalten und noch einmal zu prüfen:

• ✅ Ist die richtige Absenderadresse eingestellt?
• ✅ Überzeugt Ihre Betreffzeile und der Preheader auf den letzten Blick?
• ✅ Ist die richtige Empfängerliste ausgewählt?
• ✅ Haben Sie dem Mailing ggf. den richtigen Anhang hinzugefügt?
• ✅ Besteht der Newsletter den integrierten Spam-Test vor Versand, sodass er möglichst sicher im Posteingang landet?

Wenn alles passt, stehen Ihnen für den Versand Ihres ersten Newsletters mit rapidmail zwei einfache Möglichkeiten zur Verfügung:

• ⚡ Newsletter sofort versenden: Sie möchten nicht länger warten? Dann stellen Sie den Versandzeitpunkt auf “sofort” ein und klicken Sie oben auf „Mailing versenden“, um Ihren Newsletter sofort auf den Weg zu schicken.
• ⏰ Versandzeitpunkt festlegen: Alternativ können Sie Ihren Newsletter ganz entspannt auf einen späteren Versandzeitpunkt vorausplanen. Wählen Sie unter “Versandzeitpunkt festlegen” Datum und Uhrzeit aus, klicken Sie auf „Mailing versenden“ – und rapidmail übernimmt den Rest. Ihr Newsletter wird automatisch zum gewünschten Zeitpunkt verschickt.

Bravo! 🎉 Ihr erster Newsletter ist nun unterwegs und macht sich auf den Weg in die Postfächer Ihrer Abonnent:innen. Ein großer Schritt im E-Mail-Marketing ist getan – und der Grundstein für regelmäßige, erfolgreiche Newsletter gelegt.

Wenn Sie möchten, folgt im nächsten Kapitel der Blick auf die Auswertung der ersten Newsletter-Ergebnisse – denn nach dem Versand ist vor der Optimierung.

🐾 Schritt 6 – Newsletter auswerten: Die wichtigsten Statistiken und Kennzahlen

Juhu 🎉 – Ihr Newsletter ist versendet! Doch damit endet der Prozess nicht – denn nach dem Newsletterversand ist vor dem Newsletterversand! Mit ein wenig zeitlichem Abstand folgt deshalb noch ein ebenso wichtiger Schritt: die Auswertung Ihres Newsletter-Erfolgs.

Hier lernen Sie, was gut funktioniert hat und was Sie beim nächsten Versand noch besser machen können. Im rapidmail Newsletter-Tool werden Ihnen die wichtigsten Kennzahlen und Statistiken automatisch in einem übersichtlichen Newsletter-Reporting angezeigt.

Direkt in Ihrer Mailing-Übersicht sehen Sie die wichtigsten Kennzahlen für alle versendeten Mailings und können im Blick behalten:

• 👀 wie oft Ihr Newsletter geöffnet wurde,
• 🖱️ wie viele Empfänger:innen auf Links geklickt haben,
• 📭 und ob E-Mails nicht zugestellt werden konnten.

Gerade am Anfang lohnt es sich, bei jedem Newsletter einen Blick auf diese Zahlen zu werfen. So entwickeln Sie dank der Newsletter-Auswertung Schritt für Schritt ein Gefühl dafür, welche Inhalte, Betreffzeilen und Call-to-Actions bei Ihrer Zielgruppe gut ankommen – und wie Sie Ihre Klickrate steigern können.

Die wichtigsten Newsletter-Kennzahlen einfach erklärt

Erfolg messen und Newsletter verbessern

Mit diesen Kennzahlen können Sie fürs Erste den Erfolg Ihres Newsletters messen und entsprechende Maßnahmen treffen, mit denen Sie Ihr E-Mail-Marketing in Zukunft noch besser machen können.

Nutzen Sie die Erkenntnisse, um für Ihren nächsten Newsletter:

• 📈 Betreffzeilen zu optimieren
• 🎯 Inhalte gezielter auszuwählen
• 📢 Call-to-Actions klarer zu formulieren

🎉 Herzlichen Glückwunsch – Sie haben es geschafft!

Ihr erster Newsletter ist nicht nur versendet, sondern auch ausgewertet. Damit haben Sie den Grundstein für nachhaltiges und erfolgreiches E-Mail-Marketing gelegt.

4. Fazit: Das Wichtigste zum Newsletter-Start für Sie zusammengefasst

Puh, das waren ganz schön viele Informationen auf einmal – das stimmt. Aber keine Sorge: Der Einstieg ins Newsletter-Marketing ist einfacher, als er auf den ersten Blick wirkt. Sobald Sie die ersten Schritte einmal durchlaufen haben, wird das Erstellen und Versenden von Newslettern schnell zur Routine.

Viele Aufgaben – wie das Einrichten des Tools, das Anlegen Ihrer Kontaktliste oder das Festlegen eines passenden Designs – erledigen Sie nur einmal oder passen sie später gelegentlich an. Steht dieses Grundgerüst, wird der Newsletterversand Schritt für Schritt leichter, schneller und effizienter.

Das Wichtigste: Fangen Sie einfach mal an! Ihr erster Newsletter muss nicht perfekt sein. Viel entscheidender ist, dass Sie beginnen, Erfahrungen sammeln und Ihre Mailings mithilfe der Auswertungen kontinuierlich verbessern.

Damit Sie den Überblick behalten, haben wir Ihnen zum Abschluss noch einmal alle zentralen Schritte für Ihren Newsletter-Start übersichtlich zusammengefasst – als praktische Orientierung für jetzt und für zukünftige Mailings.

So sind Sie bestens vorbereitet, um mit Ihrem Newsletter langfristig sichtbar zu bleiben, Beziehungen aufzubauen und Ihre Zielgruppe regelmäßig zu erreichen.

Für Fragen rund um den Newsletterversand finden Sie zahlreiche nützliche Artikel in unserem rapidmail Blog, Anleitungen in unserem Hilfecenter und Sie können natürlich jederzeit unser Support-Team kontaktieren wenn doch noch Fragezeichen in Ihrem Kopf schweben.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Newsletter-Start