E-Mail-Automation im Marketing: Zeit sparen dank automatisierter E-Mails

Im E-Mail-Marketing spart Automation nicht nur Zeit und wichtige Ressourcen: Automatisierung ermöglicht es Ihnen vor allem, Ihre Kontakte immer im richtigen Moment zu erreichen. Indem Sie automatisierte Mails verschicken – wie Terminerinnerungen, jährliche Geburtstagsgrüße, Willkommensnachrichten oder mehrteilige E-Mail-Kurse – bieten Sie Ihrer Zielgruppe immer genau die Inhalte, die gerade für sie relevant sind. Das Beste daran: Mit der neuen rapidmail E-Mail-Automation können Sie Ihre Prozesse im Nullkommanichts optimieren und Ihre Marketing-Ziele schneller erreichen! 🚀

1. Definition: Was ist E-Mail-Automation im Marketing überhaupt?

E-Mail-Marketing-Automation – im Arbeitsalltag häufig auch als Autoresponder, Workflows oder Triggermails bezeichnet – wird eingesetzt, um mithilfe eines E-Mail-Automation-Tools bestimmte Marketing-, Vertriebs- oder Support-Nachrichten automatisiert zu versenden. Dabei werden die E-Mails einmalig angelegt und dann automatisiert immer im genau richtigen Moment an die festgelegten Zielgruppen versendet. Dabei kann es sich um einzelne automatisierte E-Mails oder aber ganze Strecken (auch „Workflows“ genannt) handeln, die aus mehreren E-Mails bestehen.

Sie können zum Beispiel neue Newsletter-Abonnent:innen herzlich willkommen heißen, jährliche Geburtstagsglückwünsche mit einem Rabattcode als Geschenk versenden oder versuchen, inaktive Kundinnen und Kunden doch noch einmal zu einem Besuch Ihres Onlineshops zu animieren – und das alles ganz automatisch ohne kontinuierlichen Zeitaufwand.

Magie oder Strategie: So funktioniert E-Mail-Marketing-Automation

Ein Website-User hat sich am Tag zuvor zu Ihrem Newsletter angemeldet, ein Kontakt hat vor zwei Wochen ein Konzertticket bei Ihnen gekauft oder eine Kundin hat seit drei Monaten nicht mehr auf Ihre Nachrichten reagiert: Dass eine E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisiert versendet wird, kann unterschiedliche Auslöser haben. Diese „Trigger“ können Sie je nach Bedarf in Ihrem E-Mail-Automation-Tool festlegen und so dafür sorgen, dass Ihre Kontakte die Nachrichten aus Ihrem E-Mail-Workflow immer genau im richtigen Moment erhalten.

Diese unterschiedlichen Formen von Automation gibt es im E-Mail-Marketing:

• 🚨 Triggerbasierte E-Mail-Automation: Der Versand der automatisierten E-Mails wird durch eine spezifische Aktion Ihres Kontakts ausgelöst, z. B. wenn er sich zu Ihrem Newsletter anmeldet oder in einem versendeten Mailing auf einen Link klickt. Triggerbasierte Automationen reagieren auf ein einzelnes, klar definiertes Ereignis.

• 👉🏽 Verhaltensbasierte E-Mail-Automation: Hier basiert der automatische Versand Ihrer E-Mails auf dem Verhalten eines Kontakts über einen bestimmten Zeitraum hinweg, z. B. wenn jemand in den letzten drei Monaten keinen Ihrer versendeten Newsletter geöffnet hat. 
• ⌛ Zeitbasierte E-Mail-Automation: Ihre Nachrichten werden nach einem festgelegten Zeitplan versendet, ganz unabhängig vom Verhalten Ihrer Kontakte. Zum Beispiel erhalten Teilnehmende automatisch alle zwei Wochen eine weitere Lektion des Kurses, zu dem sie sich angemeldet haben, oder es wird zwei Tage vor einer Veranstaltung eine automatisierte Terminerinnerung an alle Teilnehmenden verschickt.

2. Beispiele und Inspiration: Die wichtigsten Anwendungsfälle für automatische E-Mails

Je nach Unternehmen, Branche und Zielgruppe können natürlich andere Arten automatisierter E-Mails für Sie relevant sein, um Prozesse in Ihrem Arbeitsalltag zu vereinfachen, Zeit zu sparen oder wichtige Marketing-Ziele zu erreichen. 

Um sich am Anfang Schritt für Schritt mit dem Thema vertraut zu machen und ein Gefühl für Automation im Newsletter-Marketing zu bekommen, bietet es sich an, mit den häufigsten und wichtigsten Anwendungsfällen von E-Mail-Automatisierung zu starten:

• 👋🏽 Willkommensmails: Begrüßen Sie neue Newsletter-Kontakte oder Kund:innen mit einer herzlichen Willkommens-E-Mail oder einer mehrteiligen Willkommens-Sequenz. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihr Unternehmen, Ihr Team oder Ihre Produktpalette vorzustellen und sie z. B. durch einen Willkommensgutschein zu einem ersten Kauf zu motivieren.

• 🥳 Jubiläumsglückwünsche: Woohoo – Ihr Kunde oder Ihre Kundin hat sich vor genau einem Jahr auf Ihrer Website registriert. Das muss gefeiert werden: Mit einer automatisieren Jubiläumsmail können Sie den besonderen Tag gemeinsam zelebrieren und die Gelegenheit nutzen, um auf besondere Angebote hinzuweisen, die genau den individuellen Interessen entsprechen.

• 🎁 Geburtstagsgrüße: Mit herzlichen jährlichen Geburtstagsmails und einer kleinen Aufmerksamkeit stärken Sie die Kundenbindung und rufen Ihre Marke auch bei inaktiven Kundinnen und Kunden wieder in Erinnerung. 

• ⏰ Terminerinnerungen: Egal ob für Online-Webinare, Arzt-Termine, Konzerte, Reisebuchungen oder den nächsten anstehenden TÜV-Termin – mit automatisierten Terminerinnerungsmails sorgen Sie dafür, dass Ihre Veranstaltungen und wichtige Termine nicht in Vergessenheit geraten und dass möglichst viele Kontakte teilnehmen.

• 🔄️ Reaktivierung von inaktiven Kontakten: Manche Kontakte hören plötzlich auf, Ihren Newsletter zu lesen oder in Ihrem Onlineshop einzukaufen? Mit einer automatischen Reaktivierungsmail können Sie Ihr Unternehmen und Ihre Angebote wieder in Erinnerung rufen und anklopfen, ob nicht doch noch Interesse besteht.
• 📖 E-Mail-Kurse aus mehreren Lektionen: In Form von leicht verdaubaren Einheiten können Sie Ihre Kontakte Schritt für Schritt durch komplexe oder neue Themen führen und ihnen wichtiges Lernmaterial bereitstellen – je nach Branche können Sie z. B. Kurse aus mehreren Lektionen zu Themen wie Budgetplanung, Meditationsübungen oder Fotografie automatisiert per E-Mail versenden.

Gelungenes Praxisbeispiel für einen mehrteiligen, automatisierten E-Mail-Kurs zum Thema Fotografie: Die Teilnehmenden erhalten jeden Tag einen nützlichen Fototipp von Samantha, einer Profi-Fotografin von frei Kamera aus dem Allgäu, der natürliche und ungestellte Fotos und Videoaufnahmen besonders am Herzen liegen – zu verschiedensten Anlässen wie Hochzeiten, Geburten oder mitten im Familienalltag. (erstellt mit rapidmail)

• 💡 Produkt-Onboarding: Mit einer E-Mail-Serie können Sie beispielsweise neu gewonnene Kund:innen Schritt für Schritt durch Ihre Software führen oder wichtige Anleitungen zur Nutzung eines neu gekauften Produktes mit ihnen teilen und so für ein rundum positives Kauferlebnis sorgen.

• 💬 Follow-ups nach Kontakt mit dem Vertrieb: Nach dem ersten positiven Kontakt mit Ihrem Vertriebsteam können Sie E-Mail-Automationen einsetzen, um die potenziellen Kund:innen weiter zu betreuen, Vertrauen aufzubauen und sie gezielt durch den Verkaufsprozess zu begleiten.

• ❓ Feedback-Umfragen: Nur wenn Sie wissen, was in Ihrem Unternehmen noch nicht ganz rundläuft, können Sie noch besser werden. Indem Sie über automatisierte Umfrage-E-Mails z. B. jeweils 1 Monat nach dem ersten Kauf oder der Registrierung bei Ihren Kontakten nachhören, was ihnen auf dem Herzen liegt und welche Verbesserungsvorschläge sie haben, identifizieren Sie Schwachstellen und Probleme schnell und können sie umgehend beheben.
• 📶 Mehrstufige E-Mail-Workflows: Verwandeln Sie interessierte User Schritt für Schritt in treue Bestandskund:innen, indem Sie sie mit maßgeschneiderten E-Mails durch alle Phasen des Kundenlebenszyklus begleiten – immer mit genau den Inhalten, Angeboten und Hilfestellungen, die sie gerade am meisten brauchen.

3. Es lohnt sich: Ziele und Vorteile von automatisierten Mailings

Im E-Mail-Marketing können Sie Automation-Workflows vor allem einsetzen, um folgende Ziele zu erreichen:

• 📈 Umsatz steigern: Indem Sie automatisierte Produktangebote versenden, die genau auf die unterschiedlichen Interessen und das Kaufverhalten Ihrer Zielgruppen abgestimmt sind, erhöhen Sie mit E-Mail-Automationen Ihre Verkaufschancen und Ihre Einnahmen.
• 👋 Neue Kund:innen gewinnen: Nachdem sich interessierte Website-User z. B. zu Ihrem Newsletter angemeldet oder eines Ihrer E-Books heruntergeladen haben, können Sie den ersten Kontakt nutzen, um sie über automatisierte E-Mail-Strecken Schritt für Schritt mit Ihrem Produkt- oder Serviceangebot vertraut zu machen. Durch relevante Inhalte und attraktive Angebote verwandeln Sie interessierte Leads zuverlässig in begeisterte Neukund:innen.
• 💸 Kosten einsparen: Durch Wenn-dann-Verzweigungen und genau festgelegte Versand-Auslöser werden Ihre automatisierten E-Mails immer nur an genau die Kontakte versendet, für die Ihre Nachricht gerade relevant ist. Dadurch sparen Sie sich Kosten für den E-Mail-Versand an riesige Empfängerlisten voller Kontakte, die zu diesem bestimmten Zeitpunkt sowieso gar kein Interesse an den Inhalten haben.
• 🤝 Kundenbindung festigen: E-Mail-Automationen stellen eine regelmäßige, relevante und maßgeschneiderte Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe sicher, was die Beziehung zu Ihren Kontakten und deren Vertrauen in Ihr Unternehmen oder in Ihre Organisation stärkt.

• 📶 Effizienz steigern: Indem Sie wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden von Willkommensnachrichten, Terminerinnerungen oder Kurs-Lektionen nicht mehr manuell erledigen müssen, sparen Sie im E-Mail-Marketing durch Automatisierung Zeit und wertvolle Ressourcen.

Das sind doch Ziele, die man gerne erreichen möchte, oder? E-Mail-Automationen helfen Ihrem Unternehmen aber nicht nur dabei, wichtige Ziele zu erreichen – auch für Ihren Arbeitsalltag bringen sie zahlreiche wertvolle Vorteile und Pluspunkte mit sich:

• ⏰ Zeit sparen: Sie müssen alle E-Mails, die Sie regelmäßig an Ihre Kontakte versenden wollen, nur ein einziges Mal erstellen. Danach läuft der Versand komplett automatisch ab, ohne dass Sie wieder und wieder Zeit und Arbeit investieren müssen. Stattdessen können Sie Ihre wertvolle Zeit für andere wichtige Projekte und Aufgaben nutzen. Ein Punkt weniger auf Ihrer To-do-Liste!
• 🍀 Keine Chancen mehr verpassen: Für Ihr Marketing sind Automation-E-Mails eine riesige Hilfe, weil Sie keine wichtigen Anlässe und Gelegenheiten wie Geburtstage von Kund:innen oder Jubiläen wichtiger Geschäftspartner mehr verschwitzen können. Solange die relevanten Daten in Ihrer Kontaktliste hinterlegt sind, kümmert sich Ihre E-Mail-Automation ganz alleine darum, die Bindung zu Ihren Kontakten mithilfe von herzlichen Nachrichten, tollen Angeboten und nützlichen Informationen zu stärken.

• 😎 Weniger Fehler machen: Natürlich können Fehler im E-Mail-Marketing immer mal passieren. Indem Sie automatisierte E-Mails versenden, können Sie Ihr Fehlerrisiko aber um einiges senken – schließlich müssen Sie nicht mehr jedes Mal manuell Ihre Empfängerlisten auswählen, den Versandzeitpunkt einstellen oder den Betreff formulieren.
• 🎉 Schneller Erfolge sehen: Dadurch, dass automatisierte E-Mails passend zu den unterschiedlichen Phasen im Kundenlebenszyklus versendet werden können, wirken sie persönlicher und sind genau auf die aktuellen Interessen abgestimmt. Das führt zu mehr Interaktion mit Ihren Nachrichten und höheren Öffnungs- und Klickraten.
• 👀 Alles unter Kontrolle behalten: Mit der richtigen E-Mail-Automation-Software behalten Sie den Überblick über aktive Workflows, können diese jederzeit deaktivieren oder reaktivieren und sehen anhand der automatisch erstellten Statistiken, wie gut Ihre E-Mail-Automatisierungen funktionieren.

💡 Sie merken schon:

Der Einsatz von E-Mail-Automationen macht Ihr Marketing in vielerlei Hinsicht einfacher, schneller und effektiver.

Worauf warten Sie noch?

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4. E-Mail-Marketing vs. Marketing-Automation: Wie passt das zusammen?

Einerseits haben Sie die Möglichkeit, automatisierte Marketing-E-Mails an Ihre Kontakte zu versenden. Andererseits können Sie natürlich trotzdem noch „ganz normales“, nicht automatisiertes E-Mail-Marketing einsetzen. Aber wie passt das dann überhaupt zusammen – wann sollten Sie was nutzen? 🤔💭

Werfen wir einen Blick auf die Unterschiede zwischen (E-Mail-)Marketing-Automation und E-Mail-Marketing:

Marketing-Automation und E-Mail-Marketing ergänzen sich also wunderbar – gerade, weil sie zum Teil unterschiedliche Ziele verfolgen, eine andere Planbarkeit und Vorlaufzeit haben und für ganz unterschiedliche Anwendungsbereiche geeignet sind. Wir empfehlen Ihnen deshalb, Ihre Newsletter-Strategie um automatisierte E-Mails zu erweitern, um mit einem ganzheitlichen E-Mail-Marketing-Ansatz die besten Ergebnisse zu erzielen.

5. Im Namen des Gesetzes: Datenschutz-Richtlinien für automatisiertes E-Mail-Marketing

Wie auch das nicht-automatisierte Newsletter-Marketing funktionieren E-Mail-Automationen nicht ohne Datenschutzrichtlinien: Seit Inkrafttreten der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) gilt, dass der Versand von Marketing-E-Mails nicht ohne die ausdrückliche Erlaubnis der Empfänger:innen erfolgen darf.

Halten Sie sich nicht daran, können Abmahnungen und Bußgelder auf Sie zukommen. Außerdem wirkt sich ein Verstoß negativ auf Ihr Unternehmensimage aus: Personen, die Ihre Werbemails gar nicht erhalten möchten, sind verärgert und verschieben Ihre Nachrichten vermutlich einfach in den Spamordner – kein guter Start in eine gute langjährige Kundenbeziehung.

Deswegen raten wir Ihnen dringend dazu, die Anmeldung zu Ihren (automatisierten) Marketing-E-Mails immer DSGVO-konform zu gestalten:

• ✅ Achten Sie auf die ausdrückliche Zustimmung Ihrer Kontakte: Versenden Sie E-Mail-Automationen nur an Personen, die ausdrücklich dem Erhalt Ihrer Marketing-E-Mails zugestimmt haben – am besten per Double-Opt-in.
• 📄 Verlinken Sie Ihre Datenschutzerklärung im Anmeldeformular: Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenschutzerklärung leicht zugänglich ist, z. B. in der E-Mail-Fußzeile oder im Anmeldeformular. Aus Ihren Datenschutzhinweisen auf Ihrer Website muss hervorgehen, welche personenbezogenen Daten Sie für Ihr E-Mail-Marketing verarbeiten, zu welchem Zweck und was genau mit den Kontaktdaten geschieht. Sie sollten an dieser Stelle auch vermerken, welche E-Mail-Automation-Software Sie nutzen.

• 🌍 Speichern Sie Kontaktdaten nur innerhalb der EU: Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist laut DSGVO nur innerhalb der EU ohne Weiteres möglich. Bei der Auswahl Ihres E-Mail-Automation-Tools sollten Sie daher darauf achten, dass alle Kontaktdaten ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet werden.
• 👋🏻 Fügen Sie in jede automatisierte E-Mail einen Abmeldelink ein: Die DSGVO gibt vor, dass Ihre Kontakte jederzeit das Recht haben, ihre Zustimmung zum Erhalt Ihrer Marketing-E-Mails zu widerrufen. Das bedeutet: Ihre Leserinnen und Leser müssen die Möglichkeit haben, sich zu jedem Zeitpunkt von Ihrer E-Mail-Automation abzumelden. Am einfachsten stellen Sie das über einen Abmeldelink in Ihren E-Mails sicher.

Weitere wichtige Datenschutz-Vorgaben für Ihre E-Mail-Automationen finden Sie in unserer kostenlosen Datenschutz-Checkliste:

An der DSGVO kommt heutzutage niemand mehr vorbei. Dabei ist das Thema Datenschutz nicht nur extrem wichtig, sondern auch ziemlich komplex: Welche DSGVO-Vorgaben für wen gelten, ist nicht immer leicht zu durchblicken – vor allem, wenn man sich nicht durch komplizierte Paragraphen oder Gerichtsurteile kämpfen möchte. 🤯

Aus diesem Grund haben wir alle Regeln – von der Newsletter-Anmeldung bis zur -Abmeldung – für Sie in einer kompakten Datenschutz-Checkliste für E-Mail-Marketing zum Downloaden und Abhaken zusammengefasst. In der Checkliste sehen Sie genau, welche Vorgaben Sie einhalten müssen, um bei Ihren E-Mail-Marketing-Automationen datenschutzrechtlich immer auf der sicheren Seite zu sein.

Ihr Datenschutz ist uns wichtig. Mit Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten erklären Sie sich einverstanden, dass wir Sie persönlich per Newsletter kontaktieren, in dem wir regelmäßig wichtige Infos und Neues aus dem Bereich Newsletter-Marketing mit Ihnen teilen. Sie können sich jederzeit wieder vom Newsletter abmelden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

6. 🆕🐣Frisch geschlüpft: Mit der neuen rapidmail E-Mail-Automation einfach Workflows automatisieren

Halten Sie sich fest, denn jetzt kommt das phänomenale Happy End: Damit Sie all das, was Sie soeben über automatisierte E-Mails gelernt haben, direkt umsetzen können, haben wir unsere rapidmail E-Mail-Automation für Sie entwickelt.

Damit können Sie ganz einfach und auch als E-Mail-Automation-Frischling ohne Vorwissen automatisierte E-Mail-Workflows anlegen – ganz egal ob für simple Anwendungsfälle wie jährliche Geburtstagsgrüße oder komplexere, mehrstufige Automationen. Das Beste daran: Unsere Workflow-Vorlagen für die wichtigsten Anwendungsfälle in der Praxis helfen Ihnen bei einem schnellen Start in die E-Mail-Marketing-Automation-Welt. 🚀