Willkommens-E-Mail richtig erstellen: Der erste Eindruck zählt

Wie im echten Leben zählt auch im E-Mail-Marketing der erste Eindruck. Er ist wichtig, um langfristige Bindungen aufzubauen und bildet das Fundament für jede Art der weiteren Zusammenarbeit. Vor allem im Newsletter-Marketing sind die sogenannten Willkommensmails wichtig, um Ihren Abonnent:innen zu versichern, dass die Anmeldung zum Newsletter die richtige Entscheidung war. Die Willkommensmail – auch Begrüßungsmail genannt – ist das Erste, was man nach Anmeldung zum Newsletter erhält. Im Folgenden erfahren Sie, welche wichtigen Dinge es zu beachten gilt, damit man einen möglichst positiven Eindruck hinterlässt.

1. Warum sind Willkommensmails beim Newsletterversand wichtig?

Nachdem Website-User sich für eine Anmeldung zu Ihrem Newsletter entschieden haben, erwarten sie in der Regel eine Willkommensmail. Wenn dies nicht geschieht, kann es passieren, dass die Abonnent:innen eine gewisse Unseriösität daraus ableiten. Eine Newsletter-Willkommensmail ist aber nicht nur wichtig für ein seriöses Auftreten Ihrer Marke, sondern ermöglicht Ihnen eine Vielzahl an Vorteilen:

• Begrüßen Sie Ihre Abonnent:innen und bauen Sie so eine persönliche Bindung zu ihnen auf. Ganz gleich, ob Sie die Leser:innen beim Vor- oder Nachnamen nennen, eine persönliche Begrüßung sorgt direkt für Vertrauen und lässt Ihr Unternehmen einen sympathischen ersten Eindruck hinterlassen.
• Stellen Sie die Themen künftiger Newsletter vor. Zeigen Sie den Abonnent:innen, was sie erwarten wird. Das schafft Vorfreude und Neugier auf die Newsletter und die Leser:innen wissen, was sie von Ihrem Unternehmen erwarten können. Zusätzlich können Sie davon ausgehen, dass sich dadurch die Öffnungsrate der folgenden Mailings erhöhen wird.
• Erfragen Sie in Ihrer Willkommensmail mithilfe einer Umfrage die Interessen Ihrer Abonnent:innen. Das spart zukünftig Zeit, sollten Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt für eine Segmentierung Ihrer Abonnent:innen entscheiden.
• Zusätzlich eignet sich die Begrüßungsmail gut, um die Empfänger:innen nach ihrer Wunsch-Versandhäufigkeit Ihres Newsletters zu fragen. So vermeiden Sie, dass sich Abonnent:innen wegen zu häufigem und zu niedrigem Versand vom Newsletter abmelden.

Setzen Sie Willkommens-E-Mails clever ein, um Ihr E-Mail-Marketing erfolgreicher zu gestalten. Darüber hinaus haben diese Mails mit 50 %, die mit Abstand höchsten Öffnungsraten – hier ist definitiv Potential, das es auszuschöpfen gilt! 

Die Willkommensmail kann eine entscheidende Rolle dabei spielen, ob die Leser:innen Ihrem Newsletter treu bleiben oder nicht. Sie können ihnen damit zeigen, welchen Mehrwert die potentiellen Kund:innen durch das Abonnement bekommen und sie mit diesem ersten Eindruck positiv überraschen.

2. Double-Opt-in bei der Newsletter-Anmeldung

Bevor Sie Ihren Newsletter an E-Mail-Adressen versenden dürfen, gilt es einige rechtliche Dinge zu beachten. Laut Datenschutz-Grundverordnung müssen Abonnent:innen über ein sogenanntes Double-opt-in bestätigen, dass Ihre personenbezogenen Daten von Ihnen für den Versand verwendet werden dürfen. Erst nach deren ausdrücklicher Einwilligung ist es Ihnen rechtlich erlaubt, Ihre Begrüßungsmail und zukünftige Newsletter an Abonnent:innen zu versenden.

3. Welche Bestandteile sollte eine Begrüßungsmail beinhalten?

Sie wissen jetzt, wie Sie Anmeldungen für Ihren Newsletter generieren können und warum die Willkommensmail so wichtig ist. Doch was ist bei der Erstellung einer Newsletter-Willkommensmail zu beachten?

1. Prägnante Betreffzeile: Die Betreffzeile ist das Erste, was die Leser:innen zu sehen bekommen. Deshalb ist es besonders wichtig darauf zu achten, keine nullachtfünfzehn Begrüßung zu formulieren. Denn hier könnten bereits einige je nach Betreff entscheiden,  die Mail zu lesen oder diese direkt in den Papierkorb zu verschieben. Aber keine Angst, das klingt schwieriger als es ist! Versuchen Sie konkret zu bleiben und Spam-Wörter zu vermeiden. Die Betreffzeile sollte inhaltlich relevant und verständlich formuliert sein. Personalisierte Betreffzeilen kommen besonders gut an.
2. Persönliche Begrüßung: Nicht nur in der Betreffzeile, sondern auch in der Newsletter-Willkommensmail selbst ist eine persönliche Begrüßung eine vielversprechende Lösung, die Aufmerksamkeit der Leser:innen zu bekommen.
3. Inhalt: Der Inhalt der Newsletter-Willkommensmail sollte kurz und knackig sein: Worum geht es in Ihrem Newsletter? Nutzen Sie die Gelegenheit und geben Sie den potentiellen Kund:innen einen Ausblick darauf, was sie von Ihrem Newsletter erwarten können. Um die Leser:innen nicht mit zu vielen Infos zu überrumpeln, können Sie sich an der Beschreibung im Anmeldeformular orientieren, über das sie sich angemeldet haben.
4. Design: Damit die Leser:innen Lust bekommen, einen Blick in weitere Newsletter zu werfen, sollte das Design der Willkommensmail ansprechend, kreativ und modern gestaltet sein und zu Ihrem Unternehmensdesign passen. Das geht mit dem rapidmail 1-Klick-Design ganz einfach: Geben Sie einfach Ihre Firmen-URL ein und lassen Sie sich von den automatisch erstellten E-Mail-Templates in Ihrem individuellen Corporate Design inklusive Farben, Schriftarten, Logo und sogar Social Links begeistern. Alternativ können Sie bei rapidmail auch eine der über 250 fertigen Newsletter-Vorlagen für die verschiedensten Anlässe verwenden.
5. Branding der Mail: Auch in den von Ihnen versendeten Mails sollte Ihre Markenidentität klar erkennbar sein. Das Newsletter-Design sollte deshalb das gleiche wie das Corporate Design Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Marke sein. Es beinhaltet die markentypische Farbpalette, das Logo und die Typographien. Sollte die Begrüßungsmail Bilder beinhalten, gilt es auch hier auf einen erkennbaren Zusammenhang und ein ideales Verhältnis zwischen Text und Bild zu achten.
6. Der Absender der Begrüßungsmail sollte derselbe sein, wie der Ihres Newsletters und keine @noreply.de Absender-Adresse. So gewähren Sie den Abonnent:innen, dass sie sich an die Absenderadresse wenden können, wenn sie Fragen zu den E-Mail-Inhalten haben. Zusätzlich minimieren Sie damit das Risiko, dass die E-Mail im Spam der Empfänger:innen landet.

4. Beispiele für Ihre Newsletter-Willkommensmail

Auch wenn es um den Inhalt Ihrer Willkommensmail geht, gilt: Er sollte kurz und prägnant sein. Werden die Abonnent:innen und potentiellen Neukund:innen mit zu vielen Informationen überhäuft, können sie schnell das Interesse verlieren. Versuchen Sie deshalb Ihren Leser:innen einen kurzen, relevanten Ausblick zu geben. Die Willkommensmail für Ihren Newsletter kann Ihren Kund:innen dabei helfen, mit Ihrer Marke, Ihren Produkten oder den Dienstleistungen in Berührung zu kommen. Nutzen Sie das Anmeldeformular, über welches sich die Kund:innen für Ihren Newsletter angemeldet haben als Ausgangspunkt:

• Anmeldung nach einem Kauf: Erfolgte die Anmeldung zum Newsletter im Rahmen eines Einkaufs, so können Sie in Ihrer Begrüßungsmail auf weitere Produkte und Angebote hinweisen.
• Unternehmen vorstellen: Hat sich die potentielle Kundin oder der potentielle Kunde z.B. wegen eines spannenden Blogeintrags angemeldet, bietet sich die Begrüßungsmail an, um das Unternehmen und seine Leistungen kurz vorzustellen.

• Ausblick: Machen Sie die Leser:innen mit zukünftigen Inhalten vertraut. Welche Newsletter werden sie in nächster Zeit erhalten: Tipps & Tricks, Informationen über neue Services und Produkte, Rabatte und Angebote etc.
• Willkommensgeschenk: Eine oft gesehene Möglichkeit, Kund:innen für einen Newsletter begeistern zu können, sind kleine Gegenleistungen als Dank für die Anmeldung: 10 % Rabatt auf den ersten Kauf oder ein gratis Goodie bei der zweiten Bestellung.

• Vorstellung der Produktwelt/Services: Sie wollen potentiellen Kund:innen gleich zu Beginn Ihre Produkte und Services vorstellen? Nutzen Sie die Begrüßungsmail des Newsletters dafür. Die Leser:innen bekommen einen Eindruck davon, was sie zukünftig bei Ihnen käuflich erwerben können und erspähen vielleicht sogar schon den einen oder anderen Favoriten.

Bekräftigen Sie die Wahl der Abonnent:innen, Ihren Newsletter abonniert zu haben. Welchen Mehrwert erhalten die Leser:innen? Warum lohnt es sich, genau Ihren Newsletter zu abonnieren?

5. Call-to-Action Button in der Newsletter Begrüßungsmail

Wie bereits erwähnt, ist es nicht vorteilhaft, Abonnent:innen mit zu vielen Informationen in der Willkommensmail des Newsletters zu überhäufen. Mit einem Call-to-Action-Button am Ende des Begrüßungstextes oder im Footer können Sie dennoch auf subtile Weise auf weitere Angebote Ihres Unternehmens hinweisen.

Im Idealfall erhalten die Kund:innen die Begrüßungsmail relativ zeitnah nach Anmeldung zu Ihrem Newsletter. Die Wahrscheinlichkeit, dass Leser:innen die Mail direkt lesen, ist sehr hoch. Das bietet Ihnen die Möglichkeit, die Abonnent:innen direkt für Ihr Unternehmen zu begeistern. Mit einem Call-to-Action-Button erhöhen Sie zusätzlich die Chance, die Leser:innen für einen längeren Zeitraum im direkten Kontakt mit Ihnen zu halten:

• CTA „Benutzereinführung lesen”: Informieren Sie über wertvolle Informationen und Guidelines zu gewissen Themen, so können Sie die Abonnent:innen am Ende Ihrer Begrüßungsmail dazu einladen, die Benutzereinführung oder Vergleichbares auf Ihrer Website zu lesen.
• CTA „Starthilfe holen”: Bei komplexeren Inhalten, Online-Seminaren oder umfangreichen Prozessen können Hilfeartikel zum Starten hilfreich sein, um Abonnent:innen von Anfang an über Abläufe zu informieren. Die Leserin oder der Leser weiß direkt, wo er starten muss, um Ihr Unternehmen oder Produkt zu verstehen und hat damit einen optimalen Einstieg.
• CTA „Webinar buchen”: Bieten Sie online Kurse und Webinare an, durch die potentiellen Kund:innen überhaupt erst auf Ihren Newsletter gestoßen sind? Nutzen Sie die Möglichkeit und machen Sie mit einem Call-To-Action-Button auf weitere Seminare oder Webinare aufmerksam. Mit Webinar-E-Mail-Sequenzen lässt sich Ihr Online-Seminar ganz einfach und unkompliziert von A-Z planen.

6. Wie kann ich mit rapidmail eine Begrüßungsmail erstellen?

Puh, das waren ganz schön viele Informationen! Aber keine Sorge, mit rapidmail als Newsletter-Tool können Sie Ihre Willkommensmail ganz einfach und unkompliziert gestalten und anpassen. In ein paar leicht verständlichen Schritten werden Sie zu Ihrem Wunschmailing geleitet – dafür sind nicht einmal umfangreiche Erstellungskenntnisse nötig! Neben dem Erstellen einer solchen Willkommensmail bietet rapidmail eine Vielzahl an Möglichkeiten, mit denen Sie ihr Mailing anpassen und individualisieren können. Dazu gehören das Anpassen des Designs und der Schriften, dem Hochladen von eigenen Bildern, dem einfügen des Logos uvm. Nachdem Sie die Begrüßungsmail einmal erstellt haben, wird diese automatisch an jede Neukundin und jeden Neukunden versandt. Eine menge Fliegen mit nur einer Klatsche!

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