10 Wege, die Öffnungsrate Ihrer Newsletter zu steigern

Julia · 15. Mai 2020

Sie stecken viel Energie und Geld in Ihre Newsletter, die dann trotzdem nur von einem sehr kleinen Teil Ihrer Empfänger geöffnet und gelesen werden? Das sollte und muss nicht so sein! Wir haben die wichtigsten Schritte und Tipps gesammelt, wie Sie Ihre Newsletter-Öffnungsrate ganz einfach erhöhen können. 



1. Mit Absendernamen Vertrauen schaffen 

Der Absendername ist häufig die erste Information, die Ihr Empfänger zu Ihrem Newsletter erhält. Auch bei Ihren E-Mails kommt es auf den ersten Eindruck an: Der gewählte Absendername muss nicht nur Vertrauen schaffen, sondern Ihre Empfänger auch direkt erkennen lassen, von wem der Newsletter stammt und warum sie ihn erhalten. Der Firmenname sollte daher Teil des Absendernamens sein, damit Ihre Empfänger ihn sofort Ihrem Unternehmen zuordnen können und sich erinnern, dass sie sich ja vor Kurzem zum Newsletter angemeldet haben. 

Es hat sich außerdem bewährt, schon im Absendernamen eine persönliche Bindung zu den Abonnenten aufzubauen. Wenn Sie den monatlichen rapidmail Newsletter abonniert haben, haben Sie bestimmt schon gemerkt, dass dieser von „Julia von rapidmail” versendet wird. Unserer Erfahrung nach führt dieser Absendername inklusive Mitarbeiternamen zu mehr E-Mail-Öffnungen als der Absender „rapidmail GmbH”.

Das lässt sich dadurch erklären, dass Newsletter-Empfänger oft gleichzeitig regelmäßige Website-Besucher sind und dort sicher schon mal über den jeweiligen Absendernamen (in unserem Fall: unter dem Beitragstitel) und ein Foto des Absenders gestolpert sind. Sehen sie dann eine E-Mail, z. B. von „Julia von rapidmail”, in ihrem Posteingang, können sie diese Info direkt einer konkreten Person zuordnen. Ein persönlicher Absendername erhöht somit die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Empfänger direkt vom Versender angesprochen fühlt und die E-Mail öffnet – und so seinen Teil zu einer hohen Öffnungsrate Ihres Newsletters beiträgt.

Newsletter-Absender-Name-rapidmail
Mit einem persönlichem Absendernamen wird eine Bindung zu den Empfängern aufgebaut

Am Anfang können Sie auch über einen A/B-Test verschiedene Absenderprofile testen, um herauszufinden, was bei Ihren Abonnenten am besten ankommt. Auf lange Sicht ist es für eine hohe Öffnungsrate aber wichtig, dass Sie sich für einen Namen entscheiden und auch bei diesem bleiben. Nur so ist es möglich, eine Bindung zu den Empfängern aufzubauen und ihnen eine direkte Zuordnung der E-Mails zu Ihrer Firma zu erleichtern.

Möchten Sie nach langer Zeit trotzdem das Absenderprofil Ihres Newsletters wechseln, sollten Sie Ihre Empfänger auf jeden Fall vorher darüber informieren, damit diese Ihre E-Mail beim ersten Versand unter neuem Namen nicht ausversehen als Spammail wahrnehmen und einstufen.


2. Im Newsletter-Betreff überzeugen

Neben dem Absendernamen entscheidet auch die Betreffzeile darüber, ob ein Empfänger den Inhalt Ihres Newsletters als wichtig oder nützlich einschätzt und ihn öffnet. Daher sollten Sie im Betreff:

  • die wichtigsten Inhalte der E-Mail zusammenfassen: Ihre Empfänger sollten bereits aus dem Betreff den Mehrwert ablesen können, den ihnen Ihr Newsletter bietet. 
  • sich so kurz wie möglich halten: Je kürzer der Betreff, desto besser – so stellen Sie sicher, dass er in allen E-Mail-Programmen und auf allen Endgeräten vollständig angezeigt wird.
  • mit kreativen, abwechslungsreichen Formulierungen die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger wecken: Je nach Anlass können Sie zur Abwechslung z. B.  auch mal ein Wortspiel in Ihren Betreff einbauen oder sich durch andere einfallsreiche Formulierungen mit Pep von Ihren Mitbewerbern abheben.
  • Personalisierung verwenden: Eine personalisierte Betreffzeile trägt dazu bei, dass sich Ihre Empfänger direkt angesprochen fühlen. Sie können zum Beispiel den Vor- oder Nachnamen und sogar den Wohnort Ihrer Empfänger in den Betreff einbauen, wenn Ihnen die entsprechenden Infos vorliegen.
  • Emojis einbauen: Emojis im Newsletter-Betreff sorgen dafür, dass Ihre E-Mail im Posteingang der Empfänger heraussticht. Der visuelle Anreiz erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Abonnenten den Newsletter öffnen.
Emojis im Newsletter-Betreff
Im Posteingang fallen E-Mails mit Emojis im Betreff besonders auf

Um sicherzustellen, dass Sie für den Newsletter-Betreff die richtigen Entscheidungen treffen, sollten Sie verschiedene Varianten über einen A/B-Test ausprobieren. Zum Beispiel können Sie testen, ob Ihre Abonnenten lieber geduzt oder gesiezt werden wollen, ob sie ernste oder humorvolle Betreffe vorziehen, wie Emojis auf sie wirken, usw.  

Anhand der Ergebnisse lernen Sie Ihre Empfänger immer besser kennen und finden heraus, welche Art von Newsletter-Betreff am besten bei ihnen ankommt und Ihnen dabei hilft, die Öffnungsrate Ihrer E-Mails zu steigern.


3. Mit relevantem Newsletter-Inhalt punkten

Das Wichtigste für eine andauernd hohe Öffnungsrate ist und bleibt relevanter Newsletter-Inhalt. Bereits im allerersten Newsletter sollten Ihre Empfänger merken, dass dieser nicht nur Produkte oder einen Service verkaufen soll, sondern gleichzeitig hilfreiche Inhalte bietet oder sie unterhält.

 Damit sorgen Sie dafür, dass Ihre Empfänger auch die folgenden Newsletter öffnen und lesen. Nur durch abwechslungsreiche und nützliche Newsletter-Inhalte bleibt die Bindung Ihrer Abonnenten zu Ihren Mailings dauerhaft bestehen. Interessante Inhalte sind zum Beispiel:

  • Präsentation von neuen Produkten, Kollektionen, Funktionen, …
  • Einladung zu spannenden Events
  • Tipps und Hilfe zur Produktverwendung, Anleitungen, Video Tutorials, …
  • Wichtige interne Neuigkeiten
  • Interessante Angebote, Rabatte, Treuegeschenke, kostenloser Versand, …
  • Einblicke in den Firmenalltag
  • Mitarbeiter-Interviews
  • Neues aus der Branche

Spannend sind auch Newsletter in Form von sogenannten „Open Loops”, in denen ein Inhalt bzw. Thema im ersten Newsletter begonnen wird, aber erst in einem der folgenden abgeschlossen wird. Dadurch bleibt der Anreiz bestehen, im nächsten Newsletter noch mehr über das Thema zu erfahren. Für Open Loops sollten Sie ein Thema wählen, von dem Sie sicher wissen, dass es für Ihre Empfänger von Interesse ist. Nur so führen Ihre Newsletter über alle Loops hinweg zu einer hohen Öffnungsrate. Weisen Sie im Betreff am besten durch „Teil 1”, „Teil 2”, etc. auf diese besondere Art von Newslettern hin.


4. Empfängergruppen gezielt ansprechen

Oft werden Newsletter an die komplette Empfänger-Basisliste geschickt, die die E-Mail-Adressen aller bisherigen Newsletter-Anmelder umfasst. Bei Tausenden von Abonnenten ist es jedoch schwierig, ein Newsletter-Thema zu finden, das alle anspricht. Ein Großteil der Empfänger wirft dann zwar einen Blick auf den Betreff, öffnet den Newsletter aber nicht, da der Betreff kein Interesse weckt. Das wirkt sich natürlich negativ auf die Öffnungsrate Ihres Newsletters aus.

Viel sinnvoller ist es daher, Ihre Empfänger in Ihrem Newsletter-Programm in verschiedene Gruppen einzuteilen und Ihren Newsletter für jede Gruppe anzupassen. Mit rapidmail können Sie dafür die Segmentierungs-Funktion nutzen, um Ihre Abonnenten z. B. nach Geschlecht, Alter oder Postleitzahl zu unterscheiden. Wenn Sie Ihre Empfänger zusätzlich in verschiedene Interessen- oder Käufergruppen einteilen möchten, können Sie ihnen hierfür beliebig viele Stichworte zuweisen.

In beiden Fällen können die gewünschten Empfängergruppen anschließend beim Versand des Newsletters ausgewählt bzw. abgewählt werden. So können Sie ganz einfach spezifische Newsletter an die Kinofans, Neukunden, Bücherwürme, Norddeutschen oder Bio-Käufer unter Ihren Abonnenten versenden, die auch geöffnet werden.

Newsletter-Empfaenger-nach-Postleitzahl-segmentieren
Eine Segmentierung nach Postleitzahl bietet sich bei Newslettern an, die z. B. zu einer Veranstaltung an einem bestimmten Ort einladen oder die für lokal begrenzte Rabattaktionen werben

Damit Sie mithilfe von Segmentierung Ihrer Empfänger die Öffnungsrate Ihrer Newsletter erhöhen können, müssen Sie natürlich im ersten Schritt herausfinden, welche Empfänger welche Bedürfnisse und Erwartungen an Ihren Newsletter haben. Dabei spielt u. a. eine genaue Auswertung Ihrer versendeten Mailings eine wichtige Rolle, bei der Sie viel über Ihre Leser erfahren. Wissen Sie, mit welchen Themen Sie bei den unterschiedlichen Empfängergruppen in Schwarze treffen, können Sie Ihre Newsletter dementsprechend erstellen und versenden.

Mithilfe eines segmentierten Versands und der gezielten Ansprache sparen Sie nicht nur unnötige Kostenein, sondern erzielen gleichzeitig maximale Öffnungsraten für Ihre Newsletter.


5. Empfängerlisten „sauberhalten”

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zu einer höheren Öffnungsrate ist die Pflege Ihrer Kontaktlisten. Indem Sie inaktive Empfänger regelmäßig  aus dem Verteiler aussortieren, vermeiden Sie nicht nur unnötige Ausgaben für den Versand. Sie erhalten auch Ihre gute Reputation als seriöser Versender aufrecht und steigern die Öffnungsrate Ihres Newsletters, da Sie diesen nur noch an Kontakte versenden, die wirklich noch daran interessiert sind.

Auch wenn es verlockend klingt, ist der Kauf von E-Mail-Adressen nicht der richtige Weg, um die Öffnungsrate Ihrer Newsletter zu verbessern. Denn auch bei den Inhabern dieser erworbenen E-Mail-Adressen handelt es sich nicht um Interessenten, was dazu führt, dass sie Ihre E-Mails höchstwahrscheinlich nicht öffnen oder sogar in den Spam-Ordner verschieben.


6. Den richtigen Versandzeitpunkt wählen

Damit Ihr Newsletter so viele Öffnungen wie möglich erzielt, ist es außerdem wichtig, sich vor dem Versand zu überlegen, wann Ihre Empfänger am besten zu erreichen sind. Denn nicht immer ist es die beste Option, den Newsletter direkt nach der Fertigstellung zu versenden.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Abonnenten den Newsletter lesen, ist am größten, wenn er im richtigen Moment im Posteingang landet. Besteht Ihre Zielgruppe aus Privatpersonen (B2C), ist das wahrscheinlich nicht der Fall, wenn Ihre Empfänger bei der Arbeit in einem wichtigen Meeting sitzen. Genauso wenig werden sich B2B-Abonnenten nicht mit Ihrem Newsletter auseinandersetzen, wenn sie versuchen, abends nach einem langen Arbeitstag zuhause auf der Couch abzuschalten. 

Für einen Versand an Firmenadressen bietet sich als Zeitpunkt vielmehr der erste Kaffee im Büro oder kurz vor Feierabend an, wohingegen Privatpersonen erfahrungsgemäß am besten während der arbeitsfreien Zeit, also am Abend oder am Wochenende, erreichbar sind.

Natürlich verschwindet Ihre E-Mail nicht einfach aus dem E-Mail-Postfach Ihrer Empfänger, wenn diese ihn nicht sofort nach Empfang öffnen. Aber er rutscht in der E-Mail-Übersicht immer weiter nach unten, was die Wahrscheinlichkeit verringert, dass der Newsletter ihre Aufmerksamkeit später noch irgendwann weckt.

Machen Sie sich daher vor dem Versand Gedanken, wann Ihre Empfänger wirklich Zeit haben, um Ihren Newsletter in aller Ruhe zu lesen. Gerade am Anfang lohnt es sich, verschiedene Versandzeiten zu testen und nach einem Vergleich der Öffnungsraten eine ideale Versandzeit für die folgenden Mailings festzulegen.

Wenn ich meinen Newsletter am Samstag versenden möchte, muss ich mich dann am Wochenende darum kümmern?

Nein, bei den meisten Newsletter-Tools wie rapidmail gibt es dafür eine Planungsfunktion: Sie können den Newsletter z. B. in der Woche vor dem Versand fertigstellen und festlegen, an welchem Tag und um wieviel Uhr dieser dann automatisch verschickt werden soll.


7. Auf korrekte mobile Darstellung achten

Da inzwischen viele Empfänger ihre E-Mails am Smartphone abrufen, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Newsletter auch auf mobilen Endgeräten richtig dargestellt wird und alle Links problemlos aufgerufen werden können. 

Wenn die wichtigen Bestandteile Ihres Newsletters am Smartphone nämlich wie Kraut und Rüben im Newsletter verteilt sind, mit Links, die zu nah beieinander liegen, um sie einzeln durch Antippen aufzurufen, werden sich Ihre Abonnenten beim nächsten Mal wahrscheinlich nicht mal mehr die Mühe machen, Ihre E-Mail zu öffnen.

Nur wenn Sie Ihren Empfänger auch beim Lesen des Newsletters an mobilen Geräten ein positives „Leseerlebnis” ermöglichen, sind diese motiviert, einen Blick in Ihre folgenden E-Mails zu werfen. Und das macht sich natürlich an der Öffnungsrate bemerkbar!

Desktop-Darstellung Newsletter
Da der Bildschirm eines Smartphones viel schmaler ist als der eines Computers, muss die Darstellung der verschiedenen Layout-Elemente angepasst werden. Der rapidmail-Editor macht das ganz automatisch (oben: Desktop / unten: Smartphone).
responsive Darstellung Newsletter

8. Für maximale Zustellbarkeit sorgen

Die Grundvoraussetzung für eine hohe Anzahl an Newsletter-Öffnungen ist, dass die E-Mails überhaupt im E-Mail-Postfach der Empfänger ankommen. Denn logischerweise können nur E-Mails geöffnet werden, die auch zugestellt werden.

Neben dem regelmäßigen „Ausmisten” Ihrer Kontaktlisten sollten Sie u. a. auch auf eine möglichst kleine E-Mail-Größe und die Formulierung Ihrer Betreffzeile (nicht zu viele Ausrufezeichen!!!!!, NICHT NUR GROSSBUCHSTABEN, keine Signalwörter wie „gratis”, usw.) achten, damit der Newsletter von den Spam-Filtern der E-Mail-Programme durchgelassen und zugestellt wird.

Für eine maximale Zustellbarkeit ist die einfachste Lösung, eine professionelle Newsletter-Software für den Versand zu nutzen. rapidmail zum Beispiel ist bei der CSA (Certified Senders Alliance) in die Whitelist eingetragen. Newsletter, die über die rapidmail IP-Adressen versendet werden, landen somit bei vielen E-Mail-Clients direkt und ohne Spam-Prüfung im Postfach der Empfänger. Eine Sorge weniger – und viel mehr Newsletter-Öffnungen für Sie!


9. Follow-up Mailing an Nicht-Öffner senden

Kinder, die noch nicht ins Bett wollen, oder zu viele E-Mails, die gleichzeitig im Posteingang ankommen, eine ausbleibende E-Mail Push-Nachricht auf dem Smartphone… es gibt unendlich viele mögliche Gründe, weshalb Ihr Newsletter ungeöffnet geblieben ist.

Starten Sie einfach einen zweiten Versuch! Mithilfe eines Follow-up Mailings können Sie den Newsletter ein zweites Mal an alle Empfänger senden, die diesen beim ersten Mal nicht geöffnet haben. Versenden Sie diesen am besten zu einer anderen Uhrzeit und an einem anderen Wochentag, um auszuschließen, dass der Versandzeitpunkt der Grund für die ausbleibende Öffnung Ihrer E-Mail war.

Auch wenn die Follow-up Funktion für Newsletter sehr praktisch ist, um nachträglich zusätzliche Öffnungen zu erzielen, sollten Sie es nicht übertreiben und mehrere Follow-ups für einen einzigen Newsletter versenden. Einige Empfänger könnten sich dadurch gestört fühlen und Ihre E-Mails als Spam markieren, was sich wiederum negativ auf Ihren Ruf als Versender auswirken könnte.


10. Feedback der Empfänger einholen

Sie fragen sich, warum so viele Empfänger Ihren Newsletter nicht geöffnet haben? Fragen Sie doch einfach direkt Ihre Abonnenten! Versenden Sie einen speziellen Newsletter an alle Nicht-Öffner, in dem Sie bereits im Betreff durch eine entsprechende Formulierung wie z. B. „Was können wir besser machen?” darauf hinweisen, dass es sich um keinen gewöhnlichen Newsletter handelt.

Mithilfe eines Umfrage-Tools können Sie einen Umfrage-Link in die E-Mail einbauen. Für welche Themen interessieren sich Ihre Empfänger? Welche Inhalte haben sie sich bei der Anmeldung zu Ihrem Newsletter erhofft? Konstruktives Feedback hilft Ihnen dabei, Ihre Abonnenten noch besser kennenzulernen und Ihre Newsletter besser an deren Erwartungen anzupassen.

Allein schon aus Neugier, ob Sie Ihren Worten auch Taten folgen lassen und den Newsletter den Wünschen entsprechend verbessern, werden Ihre Empfänger den darauffolgenden Newsletter bestimmt öffnen! Überraschen Sie Ihre Leser mit optimierten Newsletter-Inhalten, die sie dazu motivieren, auch einen Blick in Ihre nächsten E-Mails zu werfen.