Newsletter-Zustellbarkeit optimieren: So landen Ihre E-Mails nicht im Spam

Nur Newsletter, die ankommen und nicht im Spam landen, können gelesen werden. Für erfolgreiches Newsletter-Marketing ist die Zustellbarkeit – häufig auch „Deliverability” – daher mitunter der größte Knackpunkt. In unserem umfassenden Guide zeigen wir, wie Sie als Absender die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter Schritt für Schritt verbessern können. Das Beste daran: Der rapidmail E-Mail Spam-Test prüft jeden Ihrer Newsletter noch vor dem Versand auf die Gefahr einer Spam-Einstufung!

1. Meine Newsletter landen bei einigen Kontakten im Spam – warum?

Um die Inhaber:innen der E-Mail-Postfächer vor lästigen Spam-E-Mails (auch „Junk-Mails” genannt) zu schützen, setzen inzwischen alle E-Mail-Provider Spamfilter ein. Diese sorgen dafür, dass Spam-Mails noch vor der Zustellung ins Postfach aussortiert werden und so den Empfänger:innen erst gar nicht erreichen bzw. direkt im Spam-Ordner landen. Viele der eingesetzten Spamfilter prüfen dafür die Qualität der eingehenden E-Mails automatisch, u. a. auf spam-übliche Wörter und Formatierungen. Ein solcher Filter arbeitet eine ganze Liste von Spam-Faktoren ab. Je nachdem, wie viele Punkte zutreffen, werden eingehende E-Mails dann direkt abgewiesen oder in den Spam-Ordner der Empfänger:innen verschoben. Aus Empfängersicht hat das natürlich den großen Vorteil, dass das eigene Postfach „spam-frei” bleibt.

Ihnen als seriöse Newsletter-Versender:innen können Spamfilter aber leider einige Steine in den Weg legen: Da sie eine E-Mail automatisiert anhand einer Kriterienliste zur Zustellung freigeben – oder aber ablehnen – kann es dabei durchaus mal zu einer Fehleinschätzung kommen. Das heißt, Ihr Newsletter kann unter Umständen im Spamordner Ihrer Interessierten und Kund:innen landen, auch wenn Sie alle rechtlichen Vorgaben für den Newsletterversand einhalten. Das kann daran liegen, dass Ihr Newsletter zufällig einige dieser Spam-Faktoren erfüllt und somit fälschlicherweise vom Spamfilter als unerwünschte Nachricht markiert wird.

Findet so über einen längeren Zeitraum immer wieder eine Spam-Einstufung statt, besteht die Gefahr, dass Ihre Absender-Adresse irgendwann auf der Blacklist der E-Mail-Provider landet. Und ist das erst mal der Fall, kann es nicht ganz unkompliziert werden, ein Löschen des Blacklist-Eintrags zu erreichen.

Wenn Sie dagegen rechtzeitig verstehen, wie ein Spamfilter beim Prüfen der Mails vorgeht und nach welchen Merkmalen gefiltert wird, können Sie beim Erstellen eines Newsletters gezielt darauf achten, die Alarmsignale nicht auszulösen.

So können Sie für Ihr E-Mail-Marketing die Wahrscheinlichkeit einer Spam-Einstufung möglichst gering halten und dazu beitragen, dass Ihre Newsletter-Mails erfolgreich in das Postfach Ihrer Kontakte zugestellt werden. Mit den folgenden Tipps sind Zustellbarkeitsprobleme für Sie ganz schnell Schnee von gestern!

2. 9 einfache Schritte, um die Newsletter-Zustellbarkeit zu verbessern

Oft ist Newsletter-Versender:innen gar nicht bewusst, dass sie bereits beim Erstellen des Mailings die spätere Zustellbarkeit ihres Newsletters beeinflussen. Damit es nicht unbeabsichtigt dazu kommt, dass Sie z. B. durch bestimmte E-Mail-Inhalte die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter gefährden, kommen hier alle wichtigen Schritte für eine optimierte Zustellbarkeit:

Schritt 1: Ein Newsletter-Tool mit Whitelisting wählen

Um die Zustellbarkeit für Ihr E-Mail-Marketing zu verbessern, sollten Sie zuallererst darauf achten, dass Ihr Newsletter-Anbieter auf einer Whitelist vermerkt ist.

Dadurch, dass rapidmail in der CSA-Whitelist vermerkt ist, werden Newsletter, die über unsere Server verschickt werden, bei den E-Mail-Programmen der Empfänger:innen besser zugestellt. So können Sie als Newsletter-Versender:in das Risiko einer Spameinstufung minimieren.

Vor allem für Versender:innen mit niedrigem Versandvolumen ist eine gemeinsam genutzte IP-Adresse von rapidmail sinnvoll. Da über diese IP bereits viele E-Mails versendet wurden, profitiert sie von einer guten Reputation – also von einer Anerkennung der E-Mail-Dienste. Nutzen Sie für Ihr Newsletter-Marketing rapidmail und versenden über unsere IP-Adressen, profitieren Sie also von unserer guten Reputation als seriöser Absender.

Die Gefahr bei einer gemeinsam genutzten IP-Adresse ist, dass sich das Verhalten jedes Newsletter-Absenders auf die Reputation dieser IP-Adresse auswirkt. Sollte sich ein Absender als Spammer herausstellen, schadet es dem Vertrauen dieser IP. Das wiederum hat zur Folge, dass die Zustellrate für alle Absender sinkt. Deshalb achten wir streng darauf, jeden neuen Versendenden zu überprüfen und ziehen die nötigen Konsequenzen, wenn unseriöse Absender entdeckt werden. Außerdem arbeiten unsere Deliverability-Experten täglich daran, die ausgezeichnete Reputation der rapidmail-IPs aufrecht zu halten.

Dass sich unsere tägliche Arbeit auszahlt, zeigen unsere exzellenten Zustellraten: Im Vergleich zur durchschnittlichen Zustellrate der Mitbewerber überzeugt rapidmail in den letzten drei Tests von EMailToolTester als verlässlicher Newsletter-Postbote.

Schritt 2: Die richtige Absenderadresse verwenden

Nicht nur die Mailing-Inhalte, sondern auch Faktoren wie Ihre E-Mail-Adresse als Absender beeinflussen die Zustellbarkeit Ihres Newsletters. Versenden Sie Newsletter nicht über eine kostenlose Freemail-Adresse (z. B. gmx.de, t-online.de, web.de oder Gmail). Das erhöht sonst die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen: Aus Sicherheitsgründen lehnen einige Provider Freemail-Absender-Adressen nämlich direkt ab. So haben z. B. Gmail und Yahoo neue Zustellungs-Richtlinien ab Februar 2024 angekündigt, nach denen E-Mails an eine hohe Empfängeranzahl, die über eine Freemail-Absenderadresse versendet werden, zum Schutz vor Spam-Mails nicht mehr zugestellt werden.

Genauso raten wir von noreply-Adressen ab, die trotz allem immer noch häufig als Newsletter-Absender-Adresse verwendet werden. Noreply-Absender sollen dafür sorgen, dass das Postfach des Absenders nicht mit Antwort-E-Mails der Leser überhäuft wird. Leider führt das dazu, dass die Spamfilter keine Antworten der Empfänger:innen auf den Newsletter registrieren können. Das wiederum lässt sie vermuten, dass es sich um eine unerwünschte E-Mail handelt. Langfristig kann so Ihre Zustellquote darunter leiden.

Stattdessen raten wir zu einer Absender-Adresse, an die Ihre Leserinnen und Leser direkt ihre Antwort auf den Newsletter schicken können. Die beste Option ist eine Absender-Adresse, die Ihre Domain enthält, z. B. info@meinefirma.de. Sie erhalten so wichtiges Feedback von Ihren Kontakten, das von den Spamfiltern als positive Interaktion erkannt wird – und somit langfristig für bessere Newsletter-Zustellraten sorgt.

Schritt 3: E-Mail-Betreff ohne Spam-Wörter und -Zeichen texten

Beim Newsletter-Betreff können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Je persönlicher und origineller, desto mehr Empfänger:innen öffnen Ihren Newsletter. Einige Punkte sollten Sie jedoch trotzdem beachten, denn auch die Betreffzeile wird von den Spamfiltern auf verschiedene Spam-Faktoren geprüft.

Wir möchten Ihnen daher folgende Tipps für einen E-Mail-Betreff mit niedrigem Spam-Risiko ans Herz legen:

• ⚡ Verwenden Sie nicht nur Großbuchstaben im Betreff.
• ⚡ Verzichten Sie auf spamanfällige Begriffe wie „TEST”, „kostenlos” oder „Geld verdienen” im Betreff.
• ⚡ Täuschen Sie kein Antwortschreiben durch das Einbauen von „Re:” am Anfang des Betreffs vor.
• ⚡ Reihen Sie nicht mehrere Ausrufezeichen aneinander.
• ⚡ Verwenden Sie insgesamt nicht mehr als zwei Sonderzeichen (z. B. € oder %) im Betreff.

Schritt 4: Keine spamverdächtigen E-Mail-Inhalte einbauen

E-Mail-Programme versuchen zu erkennen, welche E-Mails die Empfänger:innen erhalten möchten und welche nicht. Der Spamfilter untersucht daher die Mailing-Inhalte nach bestimmten Merkmalen und ermittelt dadurch, wie wahrscheinlich diese E-Mail unerwünscht ist. Wenn Ihre Newsletter zufällig einige typische Spam-Merkmale aufweisen, werden sie –  statt in den Posteingang – ggf. in den Spam-Ordner geleitet.

Deshalb hier unsere wichtigsten Tipps für Mailing-Inhalte ohne Spam-Faktoren für Sie:

• Signalwörter vermeiden: Für Spam-Mails werden häufig Inhalte rund um die Themen Arzneimittel/Medikamente, nicht jugendfreie Inhalte, Drogen oder Glücksspiel genutzt. Wenn möglich, sollten Sie auch im E-Mail-Text auf typische Signalwörter wie “gratis”, “Gewinn”, “Glückwunsch”, “Profit” etc. verzichten. 
• Auf korrekte Rechtschreibung achten: Achten Sie im Newsletter-Marketing grundsätzlich auf eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Das stärkt nicht nur das Vertrauen Ihrer Kontakte in Ihr Unternehmen, sondern ist auch Bestandteil der Spam-Prüfung. Bei zu vielen Rechtschreib- und Tippfehlern in einem Newsletter ist es wahrscheinlicher, dass dieser als Spam eingestuft wird.
• Nicht geläufige Wörter sparsam verwenden: Begriffe, die nicht offiziell zur deutschen Sprache gehören (hier ist der Duden immer noch Ihr bester Freund und Helfer), sollten nicht zu oft in Ihrem Newsletter vorkommen. Dazu zählen sowohl kreative Wortschöpfungen wie „hängemattenfaul”, eigene Produktbezeichnungen als auch Markennamen. Diese werden von Spamfiltern oft nicht erkannt und deshalb als falsche Rechtschreibung gewertet.

💡 rapidtipp:

Im rapidmail Newsletter-Editor können Sie mit einem Klick die Rechtschreibprüfung aktivieren. So behalten Sie den Überblick über die Anzahl der Wörter, die Spamfilter ggf. als Rechtschreibfehler werten könnten.

• Sonderzeichen sparsam nutzen: Nutzen Sie Sonderzeichen wie z. B. “@”, Dollar-, Euro- oder Prozentzeichen sowie Ausrufezeichen nur, wenn sie nötig sind. Vor allem, wenn diese Zeichen mehrfach hintereinander verwendet werden, ist das ein Anzeichen für eine Spam-Mail.
• Exzessive Formatierungen meiden: Vermeiden Sie rote Schrift und die Großschreibung jedes Buchstabens eines Wortes. Beide sind Formatierungen, die häufig von Spammern genutzt werden. Auch zu viele unterschiedliche Textfarben, -größen oder Schriftarten bzw. Webfonts lassen bei Spamfiltern die Alarmglocken läuten.
• Bild-Text-Verhältnis beachten: Spamfilter sehen keine Bilder. Deshalb sollten Sie Ihren Newsletter nicht nur aus Bildern gestalten, sondern auf ein ausgewogenes Bild-Text-Verhältnis achten. Der Filter erkennt sonst nur ein leeres Mailing, was wiederum auf Spam hindeuten kann.
• Keine zu großen Anhänge versenden: Spamfilter sind bei Newsletter-Anhängen oft skeptisch, da darüber schädliche Programme versendet werden können. Senden Sie Anhänge deshalb am besten als Bild- bzw. PDF-Dateien und achten Sie darauf, dass die Größe von 1 MB nicht überschritten wird. Andere Anhang-Formate im Newsletter (z. B. Microsoft Office Dateien) können im schlimmsten Fall zu einer Spam-Einstufung führen.
• Abmeldelink bereitstellen: Ganz davon abgesehen, dass eine Abmeldemöglichkeit aus rechtlichen Gründen Pflichtbestandteil einer E-Mail ist, hat dies einen weiteren Vorteil: Empfänger:innen können sich dadurch vom Newsletter abmelden. Klar, eigentlich möchten Sie Ihre Leserinnen und Leser behalten. Die Möglichkeit einer einfachen Abmeldung verhindert aber, dass Empfänger:innen Ihre E-Mail manuell als Spam markieren, wenn sie den Newsletter nicht mehr erhalten möchten. Solche Spam-Markierungen merken sich Spamfilter gerne: Sie können Ihre Zustellbarkeit sogar so weit einschränken, dass Ihr Newsletter dann bei allen Kontakten des E-Mail-Anbieters aussortiert wird.
• Auf die richtige Zielsprache achten: Sind Ihre Empfänger:innen in der ganzen Welt verstreut, ist Vorsicht geboten. Einige Spamfilter reagieren empfindlich auf anderssprachige E-Mails, wenn der Kontakt in dieser Sprache bisher noch kein Mailing erhalten hat. Bei einem Kontakt, der z. B. nur deutsche und englische E-Mails empfangen hat, wird ein Newsletter in kyrillischer oder chinesischer Schrift wahrscheinlich vom Spamfilter aussortiert.
• Vorsicht bei eigenem HTML-Code: Verwenden Sie in Ihrem Code kein javascript und achten Sie darauf, dass der HTML-Code aktuellen Standards entspricht und sauber geschrieben wurde. Wenn der Spamfilter Ihren Code nicht lesen kann, könnte das Mailing dadurch im Spam-Ordner landen. Achten Sie darauf, dass die Versionen von HTML und Text in Ihrem Newsletters übereinstimmen.
• Links im Newsletter richtig setzen: Verlinken Sie grundsätzlich nur auf seriöse und vertrauenswürdige Seiten. Wenn möglich, sollten Sie außerdem keine ausgeschriebenen URLs im Newsletter-Text verwenden. Verlinken Sie stattdessen z. B. Satzteile oder Call-to-Action Buttons mit der gewünschten URL. Auch eine eigene Domain für Tracking-Links im Newsletter zu verwenden, verbessert die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails.

Schritt 5: Die E-Mail-Größe minimieren

Auch die gesamte Datei-Größe Ihrer E-Mail beeinflusst deren Zustellbarkeit. Zudem schneiden einige Empfangsserver und Provider zu große E-Mails einfach ab, weshalb diese Ihren Abonnent:innen nicht vollständig angezeigt werden. Wir raten Ihnen daher dazu, die optimale E-Mail-Dateigröße von 300 kB nicht zu überschreiten.

Schritt 6: Wichtige Authentifizierungsverfahren anwenden

Die E-Mail-Validierungsmethoden DKIM und SPF sowie DMARC werden auf der ganzen Welt eingesetzt, um in der E-Mail-Kommunikation für eine maximale Sicherheit zu sorgen, sowohl auf Empfänger- als auch auf Absenderseite. Ihnen als Newsletter-Versender:in helfen beide Verfahren außerdem dabei, Ihre Reputation als seriös zu erklären. Das wiederum hat einen positiven Einfluss auf die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter. Damit Ihre Newsletter nicht im Spam-Ordner landen, raten wir Ihnen daher ausdrücklich zu einem DKIM-, SPF- sowie DMARC-Eintrag bei Ihrem Webhoster.

Mit rapidmail können Sie mit nur wenigen Klicks für alle Ihre Absender-Domains selbst DKIM-Keys generieren und diesen direkt bei Ihrem Webhoster im DNS hinterlegen. Auch den SPF- sowie den DMARC-Record, die ebenfalls für höhere Zustellquoten sorgen, können Sie einfach kopieren und in Ihr DNS einfügen. Wie das genau funktioniert? Werfen Sie einfach einen Blick in unsere Schritt-für-Schritt-Anleitungen:

• DKIM-Key für Ihre Absenderdomain mit rapidmail erstellen – so geht’s!
• SPF-Eintrag für Ihre Absenderdomain mit rapidmail erstellen – so geht’s!
• DMARC-Record mit rapidmail erstellen – so geht’s!

Um sicherzugehen, dass die E-Mail Authentifizierung per DKIM erfolgreich eingerichtet wurde, prüft der rapidmail Spam-Test vor jedem Newsletterversand, ob die Authentifizierung in Ihrem Konto aktiv ist. So können Sie gar nicht vergessen, z. B. für eine neue Domain einen DKIM-Key zu hinterlegen. Eine Top-Zustellbarkeit zu erreichen war noch nie so einfach! 🙂

Schritt 7: E-Mail für Mobilgeräte optimieren

Bei der Arbeit lesen wir unsere E-Mails in der Regel an unserem PC oder Notebook. Aber wie lesen Sie Ihre E-Mails und Newsletter, die Sie privat erhalten? Lassen Sie uns raten: Auf dem Smartphone?

Zumindest zeigen Studien, dass E-Mails immer häufiger am Smartphone gecheckt werden. Deshalb ist es wichtig, beim Versand von Newslettern auf eine korrekte Darstellung auf mobilen Geräten zu achten. Ihre Newsletter sollten responsiv, d. h. „mobil-freundlich” sein. Das hat nämlich den Vorteil, dass Ihre Empfänger:innen Ihren Newsletter auch ganz einfach auf dem Weg zur Arbeit oder in der Mittagspause am Handy lesen können.

Ist Ihr E-Mail-Design nicht responsiv, hat das dagegen zur Folge, dass die Inhalte am Smartphone Ihrer Kontakte verschoben angezeigt werden. Zum Beispiel brechen die Texte an der falschen Stelle um oder die Reihenfolge der Bilder gerät durcheinander. Einen solchen Newsletter zu lesen, kann ganz schön anstrengend sein. Die Gefahr, dass Ihre Leser:innen Ihre E-Mails als Spam markieren, steigt.

Deshalb sollten Sie vor dem Newsletterversand immer im Hinterkopf behalten, dass Ihre E-Mails nicht nur am Desktop, sondern auch am Smartphone Ihrer Abonnent:innen hübsch aussehen sollten. Versenden Sie Ihre Newsletter mit rapidmail, sorgt unser Editor automatisch für eine responsive Darstellung in allen geläufigen E-Mail-Programmen. Ihre E-Mails werden automatisch an die Bildschirmbreite der Smartphones Ihrer Empfänger:innen angepasst.

Basiert Ihr Newsletter auf einer eigenen HTML-Datei? Dann können wir leider aus technischen Gründen keine korrekte Darstellung auf mobilen Geräten garantieren. Trotzdem haben wir ein paar Tipps für Sie, wie Sie die Darstellung Ihrer HTML-Mails verbessern können: So optimieren Sie die Darstellung Ihrer HTML-Newsletter.

Schritt 8: Mit spannenden Newsletter-Inhalten für positive Interaktionen sorgen

Der wohl wichtigste Tipp für eine ideale Newsletter-Zustellbarkeit lautet: Versenden Sie Mailings, die Ihre Kontakte lieben. ❤

Mit allen vorherigen Schritten können Sie die Spamfilter der E-Mail-Programme „beruhigen”, indem Sie die wichtigsten Kriterien zur Spam-Einstufung umgehen. Letztendlich kommt es für eine ideale Zustellbarkeit aber vor allem darauf an, wie zufrieden Ihre Abonnent:innen sind: Je glücklicher Ihre Leserinnen und Lesere sind, desto beliebter sind Ihre Newsletter auch bei den verschiedenen E-Mail-Anbietern.

Woher wissen Spamfilter, ob Sie Ihre Newsletter-Kontakte glücklich machen?

Die E-Mail-Anbieter Ihrer Newsletter-Abonnent:innen prüfen Ihre Mails nicht nur, bevor sie sie zustellen. Sie beobachten auch, ob und wie Ihre Empfänger:innen danach mit Ihren Newslettern interagieren. Dabei unterscheiden sie zwischen positiven und negativen Interaktionen. Je mehr positive Interaktionen die Programme feststellen können, desto besser ist Ihr Ruf als seriöser Absender. Und desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Newsletter auch in Zukunft erfolgreich zugestellt werden. Deshalb ist es umso wichtiger, Ihre Zielgruppe gut zu kennen und Ihren Kontakte dauerhaft Newsletter-Inhalte zuzusenden, die sie begeistern.

✅ Denn das führt zu vielen positiven Interaktionen, wie z. B.:

• Newsletter-Öffnungen: Ihre Kontakte öffnen Ihren Newsletter regelmäßig und am besten sogar mehrfach (auch Mehrfach-Öffnungen und Öffnungen auf verschiedenen Endgeräten werden gewertet).
• Newsletter-Klicks: Ihre Empfänger:innen klicken auf Links, Bilder oder den Call-to-Action Button.
• Antworten: Ihre Leser:innen antworten per Klick auf den Antwort-Button auf Ihren Newsletter.
• Weiterleitungen: Ihre Kontakte finden die Inhalte so spannend, dass sie sie in ihrem Umfeld teilen.
• Adressbucheinträge: Ihre Empfänger:nnen tragen Ihre Absenderadresse ins E-Mail-Adressbuch ein.
• Ordner-Zuweisungen: Ihre Abonnent:innen verschieben Ihren Newsletter z. B. bei Gmail aus dem Ordner „Werbung” in den Ordner „Posteingang”. Auch wenn Ihre Kontakte eine vorherige Spam-Markierung für Ihren Newsletter aufheben, zählt das als positive Interaktion.

🚩 Als negative Interaktionen gewertet werden z. B.:

• Ausbleibende E-Mail-Öffnungen: Ihre Empfänger:innen machen sich nicht mehr die Mühe, Ihren Newsletter zu öffnen, sondern ignorieren ihn oder verschieben ihn vielleicht sogar direkt in den Papierkorb.
• Spammarkierung: Dass sich regelmäßig Abonnent:innen von Ihrem Newsletter abmelden, gehört dazu. Freuen Sie sich, dass sie sich abmelden, anstatt ihn einfach als Spam zu markieren. Achten Sie daher darauf, den Abmeldelink gut sichtbar zu platzieren, z. B. im Footer der Mail. Sonst droht eine manuelle Spam-Markierung, die Interaktion mit dem größten negativen Ausmaß auf die Newsletter-Zustellbarkeit. Sie sollten in Ihrer Mailing-Statistik den Wert bei „Unerwünschte” also unbedingt im Auge behalten. Wenn der Wert 0,2 % übersteigt, sollten Sie handeln.

Das passiert, wenn Ihre Abonnent:innen das Interesse an Ihrem Newsletter verlieren, wodurch langfristig Zustellprobleme verursacht werden können.

Im Vergleich zu den möglichen positiven Interaktionen gibt es nur sehr wenige negative, die für die Beurteilung der E-Mail-Qualität eine Rolle spielen. Die negativen Interaktionen werden von den Spamfiltern bei der Bewertung jedoch sehr viel stärker gewichtet. Beugen Sie diesen deshalb so gut wie möglich vor. Das Zauberwort lautet hier: eine regelmäßige Pflege Ihrer Empfängerlisten!

Schritt 9: Empfängerlisten sauber halten

Ein regelmäßiger Frühjahrsputz in Ihren Empfängerlisten mindert die Anzahl an negativen Interaktionen und sorgt für ideale Bedingungen, um Ihre Newsletter-Zustellbarkeit zu optimieren.

Interessierte und aktive Empfängerinnen und Empfänger sollten Sie mit den passenden Inhalten idealerweise dauerhaft an Ihren Newsletter binden. Inaktive Newsletter-Abonnenten, die Ihren Newsletter im Postfach ignorieren oder löschen, bringen Ihnen dagegen nichts mehr: Nicht nur, weil Sie Ihre E-Mails nicht (mehr) öffnen, sondern vor allem, weil das auf lange Sicht Ihre Zustellraten in den Keller zieht.

Zeit, aufzuräumen! 🧹

Für eine qualitativ hochwertige und gepflegte Empfängerliste, die zu vielen positiven Interaktionen mit Ihrem Newsletter führt, ist es wichtig, …

• Alle Hard Bounces von der Liste zu nehmen: Hard Bounces werden bei E-Mail-Adressen ausgelöst, an die mehrmals keine E-Mails zugestellt werden können. Die Bounces werden mit der rapidmail Newsletter-Software automatisch aus Ihren aktiven Kontakten entfernt und der Kategorie „gebounct” zugeordnet. Somit wird vermieden, dass Sie mehrfach falsche E-Mail-Adressen anschreiben und Ihre Newsletter-Zustellbarkeit darunter leidet.
• Inaktive Empfänger:innen zu reaktivieren bzw. abzumelden: Versuchen Sie durch eine Reaktivierungs-E-Mail alle inaktiven Empfänger und Empfängerinnen, die Ihren Newsletter in den letzten 6-12 Monaten nicht mehr geöffnet oder geklickt haben, zu reaktivieren. Scheitert der Versuch, ihr Interesse z. B. mit einem Gutschein erneut zu wecken, sollten Sie sie aus Ihrer Empfängerliste abmelden. Diese Kontakte haben anscheinend kein Interesse mehr: Verabschieden Sie sich, bevor sie Ihnen zuvorkommen und Ihren Newsletter als Spam markieren!
• Niemals an gekaufte Adressen zu versenden: E-Mail-Adressen günstig online zu kaufen scheint auf den ersten Blick verlockend. Dabei wird oft vergessen, dass es sich bei den gekauften Kontakten nicht um Interessent:innen handelt. Die Folge: viele Newsletter-Abmeldungen, Spam-Markierungen – und schlechtere Zustellraten. In gekauften Listen befinden sich zudem oft E-Mail-Adressen, die seit Jahren inaktiv sind und deshalb von Serviceprovidern als Spam-Fallen genutzt werden. Schreiben Sie eine solche Adresse an, weiß der Spamfilter sofort, dass die Nachricht unerwünscht ist. Als Konsequenz wird die E-Mail als Spam markiert und Ihre Zustellrate sinkt. Außerdem würden Sie beim Versand an gekaufte Adressen sowieso gegen die rechtlichen Vorgaben beim Newsletterversand verstoßen. Deshalb lautet unser gut gemeinter Rat: Setzen Sie auf Klasse statt Masse!
• Nur Double Opt-in Formulare zur Newsletter-Anmeldung zu nutzen: Das Double Opt-in-Verfahren an sich ist gesetzlich zwar nicht explizit vorgeschrieben. Jedoch muss aus rechtlicher Sicht eine ausdrückliche Zustimmung der Abonnent:innen vorliegen, dass sie Ihre kommerziellen Nachrichten – wozu auch Newsletter zählen – erhalten möchten. Durch das Double Opt-in Verfahren lässt sich diese Einwilligung einfach nachweisen. Ein weiterer Vorteil für Sie: Ihre Liste enthält dadurch nur Empfänger:innen, die wirklich Interesse an Ihren Nachrichten haben. Spam-Bots bestätigen die Anmeldung nicht und werden deshalb direkt ausgefiltert. Die Interaktionsrate ist deshalb bei weitem höher, wodurch sich auch die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter verbessert.
• Nicht bei jedem Versand eine neue Empfängerliste anzulegen: Um negative Interaktionen mit Ihrem Newsletter zu vermeiden, ist es sinnvoll, neue Empfänger:innen vor dem Versand in Ihre bestehende Empfängerliste zu importieren, anstatt eine komplett neue Empfängerliste anzulegen. Hier besteht sonst die Gefahr, dass abgemeldete Abonnent:innen in der neuen Liste erneut als aktiv gelistet sind. Beim nächsten Versand würden sie so Ihren Newsletter trotz Abmeldung wieder erhalten, was auf Dauer zu einer Spam-Markierung führen kann.
• An keine Empfängeradressen zu versenden, die mit der Domain Ihrer Absenderadresse übereinstimmen: Stimmt Empfänger- und Absender-Domain überein, wundert sich der Empfangsserver, dass sein Name verwendet wird. Dadurch steigt die Gefahr, dass Ihr Newsletter im Spam landet oder die Zustellung komplett unterbunden wird. Sortieren Sie eventuelle Testadressen daher vor dem Versand aus Ihrer Empfängerliste aus. Möchten Sie einen internen Newsletter an Ihre Mitarbeitenden versenden, gibt es einen Trick, das Problem zu umgehen und die Zustellbarkeit beim internen Versand nicht zu gefährden.

3. Der rapidmail Spam-Test für eine maximale Newsletter-Zustellbarkeit

Ihr Newsletter landet bei einigen Ihrer Kontakte im Spam und Sie fragen sich: Was tun? Mit unserem neuen Spam-Test können Sie die Zustellbarkeit Ihres Newsletters noch vor dem Versand ordentlich auf Herz und Nieren prüfen. Der Spam-Check prüft alle wichtigen Kriterien, die Spamfilter in der Regel für ihre Bewertung der E-Mail-Qualität berücksichtigen und gibt Ihnen ggf. Tipps, wie Sie die Zustellbarkeit noch weiter optimieren können. Er hilft Ihnen dabei zu verhindern, dass Ihre Newsletter bei Ihren Empfänger:innen im Spam landen – oder gar nicht erst zugestellt werden.

Mit unserem Spam-Test unterstützen wir Sie dabei, das Beste aus Ihrem Newsletter herauszuholen:

• 🆘 Hilfestellungen zur E-Mail-Größe, Qualität der Absenderadresse sowie zur Betreffzeile
• 🔧 Optimierungs-Vorschläge: Enthält der Newsletter z. B. alle notwendigen Links?
• 📝 Prüfung wichtiger Zustellbarkeits-Faktoren wie DKIM-Authentifizierung und Whitelisting
• 📱 Ist das Mailing für die Smartphones Ihrer Empfänger optimiert?
• 👍 Wie steht es um die Qualität der Empfänger-Adressen?