Newsletter-Zustellbarkeit optimieren: Wie Ihre E-Mails nicht im Spam landen

Email-Zustellbarkeit verbessern

Nur Newsletter, die ankommen und nicht im Spam landen, können gelesen werden. Für erfolgreiches E-Mail-Marketing ist die E-Mail-Zustellbarkeit – häufig auch „Deliverability” – daher mit der größte Knackpunkt. In unserem umfassenden Guide zeigen wir, wie Sie als Absender die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter Schritt für Schritt verbessern können. Das Beste daran: Der neue rapidmail E-Mail Spam-Test prüft jeden Ihrer Newsletter noch vor dem Versand auf die Gefahr einer Spameinstufung!



1. Meine Newsletter landen bei einigen Empfängern im Spam-Ordner – warum?

Um die Inhaber der E-Mail-Postfächer vor lästigen Spam-E-Mails (auch „Junk-Mails” genannt) zu schützen, setzen inzwischen alle E-Mail-Provider Spamfilter ein. Diese sorgen dafür, dass Spam-Mails noch vor der E-Mail-Zustellung ins Postfach aussortiert werden und so den Empfänger erst gar nicht erreichen bzw. direkt im Spamordner landen. Viele der eingesetzten Spamfilter prüfen dafür die Qualität der eingehenden E-Mails automatisch, u. a. auf spam-übliche Wörter und Formatierungen. Ein Spamfilter arbeitet eine ganze Liste von Spam-Faktoren ab. Je nachdem, wie viele Punkte zutreffen, werden eingehende E-Mails dann direkt abgewiesen oder in den Spamordner des Empfängers verschoben. Aus Empfängersicht hat das natürlich den großen Vorteil, dass das eigene Postfach „spam-frei” bleibt.

🧐 Was genau sind Spammails?

Spam-E-Mails sind werbliche oder sogar betrügerische E-Mails, die massenhaft an willkürlich ausgewählte Kontakte verschickt werden, von denen keine Empfangs-Einwilligung vorliegt. Zum Beispiel kann ein Online-Kauf ganzer E-Mail-Listen dahinterstecken, an die eine Firma unerlaubterweise ihre Werbemails oder Newsletter sendet. Neben unzulässiger Produktwerbung per E-Mail verfolgen Spam-Versender auch häufig das Ziel, Empfänger dazu zu bringen, persönliche Daten preiszugeben oder einen schädlichen E-Mail-Anhang bzw. sogenannte Phishing-Links zu öffnen.

Ihnen als seriösen Newsletter-Versender können Spamfilter aber leider einige Steine in den Weg legen: Da sie eine E-Mail automatisiert anhand einer Kriterienliste zur Zustellung freigeben – oder aber ablehnen – kann es dabei durchaus mal zu einer Fehleinschätzung kommen. Das heißt, Ihr Newsletter kann unter Umständen im Spamordner Ihrer Interessenten und Kunden landen, auch wenn Sie alle rechtlichen Vorgaben für den Newsletterversand einhalten. Das kann daran liegen, dass Ihre E-Mail zufällig einige dieser Spam-Faktoren erfüllt und somit fälschlicherweise vom Spamfilter als unerwünschte Nachricht markiert wird. 

Findet so über einen längeren Zeitraum immer wieder eine Spameinstufung statt, besteht die Gefahr, dass Ihre Absenderadresse irgendwann auf der Blacklist der E-Mail-Provider landet. Und ist das erst einmal der Fall, kann es nicht ganz unkompliziert werden, ein Löschen des Blacklist-Eintrags zu erreichen.

🧐 Was ist eine Blacklist?

Blacklists sind Negativlisten, auf denen Absender gesammelt werden, die nicht vertrauenswürdig sind. Zum Beispiel, weil sie durch den Versand unerwünschter Spam-Mails aufgefallen sind. Die Spamfilter der E-Mail-Dienste nutzen Blacklists, um die Empfänger vor dem Erhalt nicht verlangter E-Mails zu schützen. Steht Ihre Absender-Domain oder IP-Adresse auf einer dieser Listen, werden Ihre Nachrichten an E-Mail-Adressen des jeweiligen Anbieters in Zukunft nicht mehr zugestellt. Deshalb ist es sinnvoll, Ihre Newsletter über einen darauf spezialisierten Newsletter-Anbieter wie rapidmail zu versenden. So können Sie Ihre E-Mails über unsere IP-Adressen versenden – und wir kümmern uns darum, dass diese nicht auf einer Blacklist landen.

Wenn Sie dagegen rechtzeitig verstehen, wie ein Spamfilter beim Prüfen der E-Mails vorgeht und nach welchen Merkmalen gefiltert wird, können Sie beim Erstellen eines Newsletters gezielt darauf achten, die Alarmsignale nicht auszulösen.

So können Sie für Ihr E-Mail-Marketing die Wahrscheinlichkeit einer Spameinstufung möglichst gering halten und dazu beitragen, dass Ihre E-Mails erfolgreich in das Postfach Ihrer Empfänger zugestellt werden. Mit den folgenden Tipps sind Zustellbarkeitsprobleme für Sie ganz schnell Schnee von gestern!

💡 Schon gewusst?

Die Bezeichnung „Spam-E-Mail” kommt ursprünglich vom Produktnamen SPAM eines amerikanischen Lebensmittelherstellers. SPAM ist eine Art Frühstücks- bzw. Dosenfleisch. Ähnlich wie bei uns „Hanuta” aus dem Wort HAselNUssTAfel kreiert wurde, steht der Name SPAM laut eines Statements der US-Firma einfach kurz für „Spiced Ham”. In einer Szene der britischen Comedyserie „Monty Python’s Flying Circus” aus den 70er Jahren fällt das Wort SPAM über 120 Mal in einem nicht einmal drei Minuten langen Sketch. Zuschauer hatten das Wort SPAM schnell satt – wie unerwünschte und unverlangte Mails im eigenen Postfach. In Anlehnung an die Monty Python SPAM-Szene wurden unerwünschte Massen-E-Mails in den 90ern Jahren daher SPAM getauft!


2. Neun einfache Schritte, die Newsletter-Zustellbarkeit zu verbessern

Oft ist Newsletter-Versendern gar nicht bewusst ist, dass sie schon beim Erstellen des Mailings die spätere Zustellbarkeit ihres Newsletters mit beeinflussen. Damit es nicht unbeabsichtigt dazu kommt, dass Sie z. B. durch bestimmte E-Mail-Inhalte die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter gefährden, kommen hier alle wichtigen Schritte für eine optimale Zustellbarkeit:

Schritt 1: Ein Newsletter-Tool mit Whitelisting wählen

Um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail-Newsletter zu verbessern, sollten Sie zuallererst darauf achten, dass Ihr Newsletter-Anbieter auf einer Whitelist vermerkt ist.

🧐 Was ist eine Whitelist?

Eine Whitelist ist eine Positivliste, in der vertrauenswürdige E-Mail-Versender eingetragen werden. Ist die IP-Adresse oder Domain des Absenders in einer Whitelist eingetragen, wird die E-Mail bevorzugt und besser zugestellt. Spamfilter nutzen dazu öffentliche Whitelists wie die der CSA (Certified Senders Alliance), in der auch rapidmail als Newsletter-Anbieter Mitglied ist.

Dadurch, dass rapidmail in der CSA-Whitelist vermerkt ist, werden Newsletter, die über unsere Server verschickt werden, bei den E-Mail-Programmen der Empfänger besser zugestellt. So können Sie als Newsletter-Versender das Risiko einer Spameinstufung minimieren.

Vor allem für Versender mit niedrigem Versandvolumen ist eine gemeinsam genutzte IP-Adresse von rapidmail sinnvoll. Da über diese IP bereits viele E-Mails versendet wurden, profitiert sie von einer guten Reputation – also von einer Anerkennung der E-Mail-Dienste. Nutzen Sie für Ihr E-Mail-Marketing rapidmail und versenden über unsere IP-Adressen, profitieren Sie also von unserer guten Reputation als seriöser Absender.

Die Gefahr bei einer gemeinsam genutzten IP-Adresse ist, dass sich das Verhalten jedes Newsletter-Versenders auf die Reputation dieser IP-Adresse auswirkt. Sollte sich ein Absender als Spammer herausstellen, schadet es dem Vertrauen in diese IP. Das wiederum hat zur Folge, dass die Zustellrate für alle Absender sinkt. Deshalb achten wir streng darauf, jeden neuen Versender zu überprüfen und ziehen die nötigen Konsequenzen, wenn unseriöse Versender entdeckt werden. Außerdem arbeiten unsere Deliverability-Experten täglich daran, die ausgezeichnete Reputation der rapidmail-IPs aufrecht zu halten.

Prüfung auf Spam-Versender
Unser rapidmail Team arbeitet jeden Tag mit vollem Einsatz daran, Spam-Versender zu entlarven, die die Reputation unserer IP-Adressen – und damit die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter – gefährden könnten.

Dass sich unsere tägliche Arbeit auszahlt, zeigen unsere exzellenten Zustellraten, die mit zu den besten am Markt gehören:

Entwicklung der rapidmail Zustellrate
Ein unabhängiger Zustellbarkeits-Test zeigt, dass die Zustellraten von rapidmail mit zu den besten am Markt gehören. Quelle: E-Mail-ToolTester

Schritt 2: Die richtige Absenderadresse verwenden

Nicht nur die Mailing-Inhalte, sondern auch Faktoren wie Ihre E-Mail-Adresse als Absender beeinflussen die Zustellbarkeit Ihres Newsletters. Versenden Sie Newsletter wenn möglich nicht über eine kostenlose Freemail-Adresse (z. B. gmx.de, t-online.de, web.de oder Gmail). Das erhöht sonst die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Spamordner landen: Aus Sicherheitsgründen lehnen einige Provider Freemail-Absenderadressen nämlich direkt ab.

Genauso raten wir von noreply-Adressen ab, die trotz allem immer noch häufig als Newsletter-Absenderadresse verwendet werden. Noreply-Absender sollen dafür sorgen, dass das Postfach des Absenders nicht mit Antwort-E-Mails der Leser überhäuft wird. Leider führt das dazu, dass die Spamfilter keine Antworten der Empfänger auf den Newsletter registrieren können. Das wiederum lässt sie vermuten, dass es sich um eine unerwünschte E-Mail handelt. Langfristig kann so Ihre Zustellquote darunter leiden.

Stattdessen raten wir zu einer Absenderadresse, an die Ihre Leser direkt ihre Antwort auf den Newsletter schicken können. Die beste Option ist eine Absenderadresse, die Ihre Domain enthält, z. B. info@meinefirma.de. Sie erhalten so einerseits wichtiges Feedback von Ihren Interessenten, das andererseits von den Spamfiltern als positive Interaktion erkannt wird – und somit langfristig für bessere Zustellraten sorgt.

Spamtest Newsletter-Absender
Der rapidmail Spam-Test prüft vor jedem Newsletterversand Ihre Absenderadresse und schlägt Alarm, wenn die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail dadurch gefährdet sein sollte.

💡 Unser Tipp:

Neben der Absenderadresse können Sie bei professionellen Newsletter-Tools auch einen individuellen Absendernamen angeben. Vermeiden Sie es aber, auch dafür eine E-Mail-Adresse einzutragen, damit Ihr Mailing nicht als Spam eingestuft wird. Damit das nicht passiert, haben Sie bei rapidmail gar nicht erst die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse als Absendernamen anzugeben.

Schritt 3: E-Mail-Betreff ohne Spam-Wörter und -Zeichen texten

Beim Newsletter-Betreff können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Je persönlicher und origineller, desto mehr Empfänger öffnen Ihre E-Mail. Einige Punkte sollten Sie jedoch trotzdem beachten, denn auch die Betreffzeile wird von den Spamfiltern auf verschiedene Spamfaktoren geprüft.

Wir möchten Ihnen daher folgende Tipps für einen E-Mail-Betreff mit niedrigem Spam-Risiko ans Herz legen:

  • Verwenden Sie nicht nur Großbuchstaben im Betreff.
  • Verzichten Sie auf spamanfällige Begriffe wie „TEST”, „kostenlos” oder „Geld verdienen” in der Betreffzeile.
  • Täuschen Sie kein Antwortschreiben durch das Einbauen von „Re:” am Anfang des Betreffs vor.
  • Reihen Sie nicht mehrere Ausrufezeichen aneinander.
  • Verwenden Sie insgesamt nicht mehr als zwei Sonderzeichen (z. B. € oder %) im Betreff.
Live E-Mail-Betreffzeilen-Check
Mit dem rapidmail Betreffzeilen-Check erhalten Sie parallel zum Texten Ihres Newsletter-Betreffs Optimierungstipps – für eine Betreffzeile, die Spamfilter durchwinken und die Ihre Empfänger überzeugt.

Schritt 4: Keine spamverdächtigen E-Mail-Inhalte einbauen

E-Mail-Programme versuchen zu erkennen, welche E-Mails der Empfänger erhalten möchte und welche nicht. Der Spamfilter untersucht daher die E-Mail-Inhalte nach bestimmten Merkmalen und ermittelt dadurch, wie wahrscheinlich diese E-Mail unerwünscht ist. Wenn Ihre Newsletter zufällig einige typische Spam-Merkmale aufweisen, werden sie –  statt in den Posteingang –  ggf. in den Spamordner geleitet.

Deshalb kommen hier unsere wichtigsten Tipps für Mailing-Inhalte ohne Spam-Faktoren für Sie:

  • Signalwörter vermeiden: Für Spammails werden häufig Inhalte rund um die Themen Arzneimittel/Medikamente, nicht jugendfreie Inhalte, Drogen oder Glücksspiel genutzt. Wenn möglich, sollten Sie auch im E-Mail-Text auf typische Signalwörter wie “gratis”, “Gewinn”, “Glückwunsch”, “Profit” etc. verzichten. 
  • Auf korrekte Rechtschreibung achten: Achten Sie im E-Mail-Marketing grundsätzlich auf eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Das stärkt nicht nur das Vertrauen Ihrer Empfänger in Ihr Unternehmen, sondern ist auch Bestandteil der Spamprüfung. Bei zu vielen Rechtschreib- und Tippfehlern in einer Mail ist es wahrscheinlicher, dass diese als Spam eingestuft wird.
  • Nicht geläufige Wörter sparsam verwenden: Begriffe, die nicht offiziell zur deutschen Sprache gehören (hier ist der Duden immer noch Ihr bester Freund und Helfer), sollten nicht zu oft in Ihrem Newsletter vorkommen. Dazu zählen sowohl kreative Wortneuschöpfungen wie „hängemattenfaul” und eigene Produktbezeichnungen als auch Markennamen. Diese werden von Spamfiltern oft nicht erkannt und deshalb als falsche Rechtschreibung gewertet.

💡 Unser Tipp:

Im rapidmail Newsletter-Editor können Sie mit einem Klick die Rechtschreibprüfung aktivieren. So behalten Sie den Überblick über die Anzahl der Wörter, die Spamfilter ggf. als Rechtschreibfehler werten könnten.

Newsletter Rechtschreibprüfung für verbesserte Zustellbarkeit
  • Sonderzeichen sparsam nutzen: Nutzen Sie Sonderzeichen wie z. B. “@”, Dollar-, Euro- oder Prozentzeichen sowie Ausrufezeichen nur, wenn sie nötig sind. Vor allem, wenn diese Zeichen mehrfach hintereinander verwendet werden, ist das ein Anzeichen für eine Spammail.
  • Exzessive Formatierungen meiden: Vermeiden Sie rote Schrift und die Großschreibung jedes Buchstabens eines Wortes. Beides sind Formatierungen, die häufig von Spammern genutzt werden. Auch zu viele unterschiedliche Textfarben, -größen oder Schriftarten lassen bei Spamfiltern die Alarmglocken läuten.
  • Bild-Text-Verhältnis beachten: Spamfilter sehen keine Bilder. Deshalb sollten Sie Ihren Newsletter nicht nur aus Bildern gestalten, sondern auf ein ausgewogenes Bild-Text-Verhältnis achten. Der Filter erkennt sonst nur ein leeres Mailing, was wiederum auf Spam hindeuten kann.
  • Keine zu großen Anhänge versenden: Spamfilter sind bei Newsletter-Anhängen oft skeptisch, da darüber schädliche Programme versendet werden können. Senden Sie Anhänge deshalb am besten als Bild- bzw. pdf-Datei und achten Sie darauf, dass die Größe von 1MB nicht überschritten wird. Andere Anhang-Formate im Newsletter (z. B. Microsoft Office Dateien) können im schlimmsten Fall zu einer Spameinstufung führen.
  • Abmeldelink bereitstellen: Ganz davon abgesehen, dass ein Abmeldelink in kommerziellen Mailings aus rechtlichen Gründen Pflichtbestandteil einer E-Mail ist, hat er einen weiteren Vorteil: Empfänger können sich dadurch vom Newsletter abmelden. Klar, eigentlich möchten Sie Ihre Leser behalten. Die Möglichkeit einer einfachen Abmeldung verhindert aber, dass Empfänger Ihre E-Mail manuell als Spam markieren, wenn sie den Newsletter nicht mehr erhalten möchten. Solche Spammarkierungen merken sich Spamfilter gerne: Sie können Ihre Zustellbarkeit sogar soweit einschränken, dass Ihr Newsletter dann bei allen Empfängern des E-Mail-Anbieters aussortiert wird.
  • Auf die richtige Zielsprache achten: Sind Ihre Empfänger international in der ganzen Welt verstreut, ist Vorsicht geboten. Einige Spamfilter reagieren empfindlich auf anderssprachige E-Mails, wenn der Empfänger in dieser Sprache bisher noch kein Mailing erhalten hat. Bei einem Empfänger, der z. B. nur deutsche und englische E-Mails empfangen hat, wird ein Newsletter in kyrillischer oder chinesischer Schrift wahrscheinlich vom Spamfilter aussortiert.
  • Vorsicht bei eigenem HTML-Code: Verwenden Sie in Ihrem Code kein javascript und achten Sie darauf, dass der HTML-Code aktuellen Standards entspricht und sauber geschrieben wurde. Wenn der Spamfilter Ihren Code nicht lesen kann, könnte das Mailing dadurch im Spamordner landen. Achten Sie darauf, dass die HTML- und Textversionen Ihres Newsletters übereinstimmen.
  • Links im Newsletter richtig setzen: Verlinken Sie grundsätzlich nur auf seriöse und vertrauenswürdige Seiten. Wenn möglich, sollten Sie außerdem keine ausgeschriebenen URLs im E-Mail-Text verwenden. Verlinken Sie stattdessen z. B. Satzteile oder Call-to-Action Buttons mit der gewünschten URL. Auch eine eigene Domain für Trackinglinks im Newsletter zu verwenden, verbessert die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails.
Spam-Test Email Inhalt
Der rapidmail E-Mail Spam-Check prüft Ihren Newsletter auf alle wichtigen Zustellbarkeits-Kriterien. Mithilfe der Optimierungstipps können Sie Ihre E-Mail noch vor dem Versand anpassen und so den Spam-Ordner vermeiden.

Für mehr Infos zu den einzelnen Punkten werfen Sie auch einen Blick in unseren Hilfeartikel mit Tipps zum E-Mail-Inhalt für eine ideale Zustellbarkeit.

Schritt 5: Die E-Mail-Größe minimieren

Auch die insgesamte Datei-Größe Ihrer E-Mail beeinflusst deren Zustellbarkeit. Zudem schneiden einige Empfangsserver und Provider zu große E-Mails einfach ab, weshalb diese Ihren Abonnenten nicht vollständig angezeigt werden. Wir raten Ihnen daher dazu, die optimale E-Mail-Dateigröße von 300 kB nicht zu überschreiten.

Spam-Test_Email-Größe
Die E-Mail-Größe Ihrer Newsletter wird ebenfalls von unserem rapidmail E-Mail Spam-Test überprüft. Ist die E-Mail zu groß, sehen Sie auf einen Blick, an welcher Stelle Sie die Dateigröße vor dem Versand noch  reduzieren sollten (z. B. Größe des Anhangs).

Schritt 6: Wichtige Authentifizierungsverfahren anwenden

Die E-Mail-Validierungsmethoden DKIM und SPF werden auf der ganzen Welt eingesetzt, um in der E-Mail-Kommunikation für eine maximale Sicherheit zu sorgen, sowohl auf Empfänger- als auch auf Absenderseite. Ihnen als Newsletter-Versender helfen beide Verfahren außerdem dabei, Ihre Reputation als seriöser Versender zu stärken. Das wiederum hat einen positiven Einfluss auf die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter. Damit Ihre Newsletter nicht im Spamordner landen, raten wir Ihnen daher ausdrücklich zu einem DKIM- und SPF-Eintrag.

Mit rapidmail können Sie mit nur wenigen Klicks für alle Ihre Absenderdomains selbst DKIM-Keys generieren und diesen direkt bei Ihrem Webhoster im DNS hinterlegen. Auch den SPF-Record, der ebenfalls für höhere Zustellquoten sorgt, können Sie einfach kopieren und in Ihr DNS einfügen. Wie das genau funktioniert? Werfen Sie einfach einen Blick in unsere Schritt-für-Schritt-Anleitungen:

Um sicherzugehen, dass die E-Mail Authentifizierung per DKIM erfolgreich eingerichtet wurde, prüft der rapidmail Spam-Test vor jedem Newsletterversand, ob die Authentifizierung in Ihrem Konto aktiv ist. So können Sie gar nicht vergessen, z. B. für eine neue Domain einen DKIM-Key zu hinterlegen. Eine Top-Zustellbarkeit zu erreichen war noch nie so einfach! 🙂

Spam-Test zur Email-Authentifizierung DKIM
Der rapidmail Spam-Test prüft vor dem Versand Ihres Newsletters, ob eine gültige E-Mail-Authentifizierung vorliegt. Wenn nicht, weist er Sie darauf hin, dass Sie diese für eine Top-Zustellbarkeit noch aktivieren sollten.

Schritt 7: E-Mail für Mobilgeräte optimieren

Bei der Arbeit lesen wir unsere E-Mails in der Regel an unserem PC oder Notebook. Aber wie lesen Sie Ihre E-Mails und Newsletter, die Sie privat erhalten? Lassen Sie uns raten: Auf dem Smartphone?

Zumindest zeigen Studien, dass E-Mails immer häufiger am Smartphone gecheckt werden. Deshalb ist es wichtig, beim Versand von Newslettern auf eine korrekte Darstellung auf mobilen Geräten zu achten. Ihre Newsletter sollten responsive, d. h. „mobil-freundlich” sein. Das hat nämlich den Vorteil, dass Ihre Empfänger Ihren Newsletter auch ganz einfach auf dem Weg zur Arbeit oder in der Mittagspause am Handy lesen können.

Ist Ihr E-Mail-Design nicht responsive, hat das dagegen zur Folge, das die Inhalte am Smartphone Ihrer Interessenten und Kunden verschoben angezeigt werden. Zum Beispiel brechen die Texte an der falschen Stelle um oder die Reihenfolge der Bilder gerät durcheinander. Einen solchen Newsletter zu lesen, kann ganz schön anstrengend sein. Die Gefahr, dass Ihre Leser Ihre E-Mails als Spam markieren, steigt.

Deshalb sollten Sie vor dem Newsletterversand immer im Hinterkopf behalten, dass Ihre E-Mails nicht nur am Desktop, sondern auch am Smartphone Ihrer Abonnenten hübsch aussehen sollten. Versenden Sie Ihre Newsletter mit rapidmail, sorgt unser Editor automatisch für eine responsive Darstellung in allen geläufigen E-Mail-Programmen. Ihre E-Mails werden automatisch an die Bildschirmbreite der Smartphones Ihrer Empfänger angepasst.

Basiert Ihr Newsletter auf einer eigenen HTML-Datei? Dann können wir leider aus technischen Gründen keine korrekte Darstellung auf mobilen Geräten garantieren. Trotzdem haben wir ein paar Tipps für Sie, wie Sie die Darstellung Ihrer HTML-Mails verbessern können: So optimieren Sie die Darstellung Ihrer HTML-Newsletter.

Schritt 8: Mit spannenden Newsletter-Inhalten für positive Interaktionen sorgen

Der wohl wichtigste Tipp für eine optimale E-Mail-Zustellbarkeit lautet: Versenden Sie Newsletter, die Ihre Empfänger lieben. 💌

Mit allen vorherigen Schritten können Sie die Spamfilter der E-Mail-Programme „beruhigen”, indem Sie die wichtigsten Kriterien zur Spameinstufung umgehen. Letztendlich kommt es für eine ideale Zustellbarkeit aber vor allem darauf an, wie zufrieden Ihre Abonnenten sind: Je glücklicher Ihre Leser sind, desto beliebter sind Ihre Newsletter auch bei den verschiedenen E-Mail-Anbietern.

Woher wissen Spamfilter, ob Sie Ihre Newsletter-Empfänger glücklich machen?

Die E-Mail-Anbieter Ihrer Newsletter-Abonnenten prüfen Ihre Mails nicht nur, bevor sie sie zustellen. Sie beobachten auch, ob und wie Ihre Empfänger danach mit Ihren Newslettern interagieren. Dabei unterscheiden sie zwischen positiven und negativen Interaktionen. Je mehr positive Interaktionen die Programme feststellen können, desto besser ist Ihr Ruf als seriöser Absender. Und desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Newsletter auch in Zukunft erfolgreich zugestellt werden. Deshalb ist es umso wichtiger, Ihre Zielgruppe gut zu kennen und Ihren Abonnenten dauerhaft Newsletter-Inhalte zuzusenden, die sie begeistern.

Denn das führt zu vielen positiven Interaktionen, wie z. B.:

  • Newsletter-Öffnungen: Ihre Empfänger öffnen Ihren Newsletter regelmäßig und am besten sogar mehrfach (auch Mehrfach-Öffnungen und Öffnungen auf verschiedenen Endgeräten werden gewertet).
  • Newsletter-Klicks: Ihre Empfänger klicken auf Links, Bilder oder den Call-to-Action Button.
  • Antworten: Ihre Leser antworten per Klick auf den Antwort-Button auf Ihren Newsletter.
  • Weiterleitungen: Ihre Leser finden die Inhalte so spannend, dass sie sie in ihrem Umfeld teilen.
  • Adressbucheinträge: Ihre Empfänger tragen Ihre Absenderadresse ins E-Mail-Adressbuch ein.
  • Ordner-Zuweisungen: Ihre Empfänger verschieben Ihren Newsletter z. B. bei Gmail aus dem Ordner „Werbung” in den Ordner „Posteingang”. Auch wenn Ihre Empfänger eine vorherige Spammarkierung für Ihren Newsletter aufheben, zählt das als positive Interaktion.

Verlieren Ihre Abonnenten das Interesse an Ihrem Newsletter, kann das negative Interaktionen auslösen, die langfristig Zustellprobleme verursachen können, wie z. B.:

  • Ausbleibende E-Mail-Öffnungen: Ihre Empfänger machen sich nicht mehr die Mühe, Ihren Newsletter zu öffnen, sondern ignorieren ihn oder verschieben ihn vielleicht sogar direkt in den Papierkorb.
  • Spammarkierung: Dass sich regelmäßig Abonnenten von Ihrem Newsletter abmelden, gehört dazu. Freuen Sie sich, dass sie sich abmelden, anstatt ihn einfach als Spam zu markieren. Achten Sie daher darauf, den Abmeldelink gut sichtbar zu platzieren, z. B. im Footer der Mail. Sonst droht eine manuelle Spammarkierung, die Interaktion mit dem größten negativen Ausmaß auf die Zustellbarkeit. Sie sollten in Ihrer Mailingstatistik den Wert bei „Unerwünschte” also unbedingt im Auge behalten. Wenn der Wert 0,2 % übersteigt, sollten Sie handeln.

Im Vergleich zu den möglichen positiven Interaktionen gibt es nur sehr wenig negative, die für die Beurteilung der E-Mail-Qualität eine Rolle spielen. Die negativen Interaktionen werden von den Spamfiltern bei der Bewertung jedoch sehr viel stärker gewichtet. Beugen Sie diesen deshalb so gut wie möglich vor. Das Zauberwort lautet hier: eine regelmäßige Pflege Ihrer Empfängerlisten!

Schritt 9: Empfängerlisten sauber halten

Ein regelmäßiger Frühjahrsputz in Ihren Empfängerlisten mindert die Anzahl an negativen Interaktionen und sorgt für ideale Zustell-Bedingungen.

Interessierte und aktive Empfänger sollten Sie mit den passenden Inhalten idealerweise dauerhaft an Ihren Newsletter binden. Inaktive Newsletter-Abonnenten, die Ihren Newsletter im Postfach ignorieren oder löschen, bringen Ihnen dagegen nichts mehr: Nicht nur, weil Sie Ihre E-Mails nicht (mehr) öffnen, sondern vor allem, weil das auf lange Sicht Ihre Zustellraten in den Keller zieht.

Zeit, aufzuräumen! 🧹

Für eine qualitativ hochwertige und gepflegte Empfängerliste, die zu vielen positiven Interaktionen mit Ihrem Newsletter führt, ist es wichtig,

  • Alle Hard Bounces von der Liste zu nehmen: Hard Bounces werden bei E-Mail-Adressen ausgelöst, an die mehrmals keine E-Mails zugestellt werden können. Die Bounces werden mit der rapidmail Newsletter-Software automatisch aus Ihren aktiven Kontakten entfernt und der Kategorie „gebounct” zugeordnet. Somit wird vermieden, dass Sie mehrfach falsche E-Mail-Adressen anschreiben und Ihre E-Mail-Zustellbarkeit darunter leidet.
  • Inaktive Empfänger zu reaktivieren bzw. abzumelden: Versuchen Sie alle inaktiven Abonnenten, die Ihren Newsletter in den letzten 6-12 Monaten nicht mehr geöffnet oder geklickt haben, zu reaktivieren. Scheitert der Versuch, ihr Interesse z. B. mit einem Gutschein erneut zu wecken, sollten Sie sie aus Ihrer Empfängerliste abmelden. Diese Empfänger haben anscheinend kein Interesse mehr: Verabschieden Sie sich, bevor sie Ihnen zuvorkommen und Ihren Newsletter als Spam markieren!
  • Niemals an gekaufte Adressen zu versenden: E-Mail-Adressen günstig online zu kaufen scheint auf den ersten Blick verlockend. Dabei wird oft vergessen, dass es sich bei den gekauften Kontakten nicht um Interessenten handelt. Die Folge: viele Abmeldungen, Spammarkierungen – und schlechtere Zustellraten. In gekauften Listen befinden sich zudem oft E-Mail-Adressen, die seit Jahren inaktiv sind und deshalb von Serviceprovidern als Spamfallen genutzt werden. Schreiben Sie eine solche Adresse an, weiß der Spamfilter sofort, dass die Nachricht unerwünscht ist. Als Konsequenz wird die E-Mail als Spam markiert und Ihre Zustellrate sinkt. Außerdem würden Sie beim Versand an gekaufte Adressen sowieso gegen die rechtlichen Vorgaben beim Newsletterversand verstoßen. Deshalb lautet unser gut gemeinter Rat: Setzen Sie auf Klasse statt Masse!
  • Nur Double-Opt-in Formulare zur Newsletter-Anmeldung zu nutzen: Das Double-Opt-in-Verfahren an sich ist gesetzlich zwar nicht explizit vorgeschrieben. Jedoch muss aus rechtlicher Sicht eine ausdrückliche Zustimmung der Empfänger vorliegen, dass sie Ihre kommerziellen Nachrichten – wozu auch Newsletter zählen – erhalten möchten. Durch das Double Opt-in Verfahren lässt sich diese Einwilligung einfach nachweisen. Ein weiterer Vorteil für Sie: Ihre Liste enthält dadurch nur Empfänger, die wirklich Interesse an Ihren Nachrichten haben. Spambots bestätigen die Anmeldung nicht und werden deshalb direkt ausgefiltert. Die Interaktionsrate ist deshalb bei weitem höher, wodurch sich auch die Zustellbarkeit verbessert.
  • Nicht bei jedem Versand eine neue Empfängerliste anzulegen: Um negative Interaktionen mit Ihrem Newsletter zu vermeiden, ist es sinnvoll, neue Empfänger vor dem Versand in Ihre bestehende Empfängerliste zu importieren, anstatt eine komplett neue Empfängerliste anzulegen. Hier besteht sonst die Gefahr, dass abgemeldete Empfänger in der neuen Liste erneut als aktiv gelistet sind. Beim nächsten Versand würden sie so Ihren Newsletter trotz Abmeldung wieder erhalten, was auf Dauer zu einer Spammarkierung führen kann.
  • An keine Empfängeradressen zu versenden, die mit der Domain Ihrer Absenderadresse übereinstimmen: Stimmt Empfänger- und Absenderdomain überein, wundert sich der Empfangsserver, dass sein Name verwendet wird. Dadurch steigt die Gefahr, dass Ihre E-Mail im Spam landet oder die Zustellung komplett unterbunden wird. Sortieren Sie eventuelle Testadressen daher vor dem Versand aus Ihrer Empfängerliste aus. Möchten Sie einen internen Mitarbeiternewsletter versenden, gibt es einen Trick, das Problem zu umgehen und die Zustellbarkeit beim internen Versand nicht zu gefährden.
Spam-Test_Abgleich Absender- und Empfängeradressen
Der rapidmail Spam-Test prüft vor dem Versand Ihres Newsletters, ob in den ausgewählten Empfängerlisten Adressen enthalten sind, die auf die gleiche Domain enden wie Ihre Absenderadresse.

🧐 Wird mein Newsletter zur Spammail, wenn ich nicht alle Zustellbarkeits-Tipps befolge?

Ihre E-Mails werden nicht automatisch als Spam eingestuft, nur weil Sie nicht alle beschriebenen Schritte für eine ideale Newsletter-Zustellung befolgen. Spamfilter ermitteln aus den genannten Zustellbarkeits-Kriterien ein Rating, also einen Wert, der die Spam-Wahrscheinlichkeit Ihrer E-Mails angibt. Dabei kommt es nicht nur darauf an, gegen wie viele der Kriterien Sie „verstoßen”, sondern auch gegen welche, da sie unterschiedlich gewichtet werden. Erst wenn ein bestimmter Wert überschritten wird, wird Ihre E-Mail vom Spamfilter aussortiert. Trotzdem gilt: Je mehr Tipps Sie umsetzen können, desto geringer die Gefahr, dass ein Spamfilter anschlägt!


3. Der rapidmail Spam-Test für eine maximale Newsletter-Zustellbarkeit

Mit unserem neuen Spam-Test können Sie die Newsletter-Zustellbarkeit vor dem Versand noch einmal ordentlich auf Herz und Nieren prüfen. Er prüft alle wichtigen Kriterien, die Spamfilter in der Regel für ihre Bewertung der E-Mail-Qualität berücksichtigen und gibt Ihnen ggf. Tipps, wie Sie die Zustellbarkeit noch weiter optimieren können. Der Spam-Test hilft Ihnen so dabei zu verhindern, dass Ihre E-Mails bei Ihren Empfängern im Spam landen – oder gar nicht erst zugestellt werden.

Mit unserem neuen Spam-Test unterstützen wir Sie dabei, das Beste aus Ihrem Newsletter herauszuholen:

  • Hilfestellungen zur E-Mail-Größe, Qualität der Absenderadresse sowie zur Betreffzeile
  • Optimierungs-Vorschläge: Enthält der Newsletter z. B. alle notwendigen Links?
  • Prüfung wichtiger Zustellbarkeits-Faktoren wie DKIM-Authentifizierung und Whitelisting
  • Ist das Mailing für die Smartphones Ihrer Empfänger optimiert?
  • Wie steht es um die Qualität der Empfänger-Adressen?
E-Mail Spam-Checker von rapidmail
Der neue rapidmail E-Mail Spam-Check: Vor dem Versand wird getestet, wie hoch die Gefahr ist, dass Ihr Newsletter im Spam landet und nicht zugestellt wird. Inklusive Tipps und Vorschläge, wie Sie die Zustellbarkeit des Newsletters noch weiter verbessern können.

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