Newsletter-Abmeldungen DSGVO-konform gestalten: Diese Vorgaben müssen Sie beachten
Niemand verabschiedet sich gerne von den eigenen Leser:innen. Trotzdem gehören Newsletter-Abmeldungen im E-Mail-Marketing einfach dazu. Indem Sie Ihren Abonnent:innen in jedem Mailing die Möglichkeit geben, sich DSGVO-konform vom Newsletter abzumelden, heben Sie sich von Spam-Versender:innen ab und stärken den Ruf Ihrer Marke. Aber wie ist man bei der Newsletter-Abmeldung bei Abonnent:innen datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite?
1. DSGVO bei der Abmeldung von Newslettern: Deshalb spielt sie eine Rolle
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die 2018 in Kraft getreten ist, hat den Umgang mit personenbezogenen Daten (z. B. E-Mail-Adresse, Name, IP-Adresse oder Anschrift) verändert und unter anderem dafür gesorgt, dass die Abmeldung von Newslettern für Abonnent:innen viel einfacher und transparenter sein muss: Jeder sollte sich jederzeit wieder von einem Newsletter abmelden können – unkompliziert und ohne hohen Zeitaufwand.
Die DSGVO schreibt Unternehmen somit EU-weit vor, dass Kontakte jederzeit die Kontrolle über ihre Daten haben und sich einfach von einem Newsletter abmelden können müssen – und zwar genauso einfach wie es für sie war, sich zum Newsletter anzumelden. Das schützt die Privatsphäre der Empfänger:innen und sorgt dafür, dass Unternehmen nicht nur ihre rechtlichen Pflichten erfüllen, sondern auch das Vertrauen ihrer Abonnent:innen behalten. Wer diese Vorgaben ignoriert und Newsletter-Abonnent:innen keine Möglichkeit zur Abmeldung gibt, riskiert rechtliche Konsequenzen und Geldstrafen – und das kann teuer werden.
2. Abmeldelink in jedem Newsletter: Ein Muss laut DSGVO?
Damit Sie Kund:innen oder Interessent:innen per Newsletter kontaktieren dürfen, müssen diese zuvor ausdrücklich zum Erhalt des Newsletters eingewilligt haben. Im E-Mail-Marketing erfolgt die Zustimmung i. d. R. über das Double Opt-in Verfahren. Allein beim Newsletterversand an Bestandskund:innen gelten gesonderte rechtliche Regelungen, die Sie beachten sollten.
Laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) haben alle Ihre Empfänger:innen zu jedem Zeitpunkt das Recht, die Einwilligung zum Newsletterempfang zu widerrufen. Einfach ausgedrückt bedeutet das: Alle Abonnent:innen müssen sich jederzeit wieder vom Newsletter abmelden können, damit alle Gesetze und Vorgaben befolgt werden.
Dabei sollten Sie beachten:
- 🤔 Die Abmeldung vom Newsletter darf nicht schwerer sein als die Anmeldung: Die Einwilligung zu widerrufen darf nicht komplizierter sein bzw. mehr Zeit erfordern als sich zum Newsletter anzumelden. Angenommen, Interessent:innen können sich auf Ihrer Website zum Newsletter anmelden, indem sie ihre E-Mail-Adresse in ein Anmeldeformular eintragen. Dann sollten sie, um sich wieder abzumelden, sich also nicht erst durch mehrere Schritte auf Ihrer Website durchklicken oder Ihr Support-Team kontaktieren müssen. Trotzdem sollten Newsletter-Abmeldungen per Mail möglich sein – das heißt, dass die Abmeldung z. B. auch funktioniert, wenn sich Abonnent:innen bei Ihrem Support-Team per E-Mail melden, dass sie bitte aus dem Newsletter-Verteiler ausgetragen werden möchten.
- 🕗 Die Abmeldung muss jederzeit möglich sein: Der DSGVO zufolge kann die Zustimmung jederzeit widerrufen werden. Das bedeutet, dass es laut Gesetz immer möglich sein muss, den Newsletter abzubestellen – z. B. auch am Wochenende, wenn Ihr Support-Team vielleicht gerade nicht erreichbar ist.
💡rapidtipp: Newsletter immer mit Abmeldelink versenden
Auch, wenn der Abmeldelink an sich nicht explizit in der DSGVO vorgeschrieben ist: Der Abmeldelink im Newsletter ist sowohl für Versender:innen als auch für Abonnent:innen die einfachste und sicherste Lösung, um Abmahnungen und gerichtlichen Auseinandersetzungen zu vermeiden.
Übrigens: Nicht nur aus datenschutzrechtlicher Sicht ist ein Newsletter ohne Abmeldelink eine schlechte Idee. Auch um eine optimale E-Mail-Zustellbarkeit zu garantieren, sollten Sie den Unsubscribe-Link für Ihre Empfänger:innen deutlich sichtbar im Mailing platzieren. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Leser:innen Ihren Newsletter als Spam markieren, weil sie auf die Schnelle keine Abmeldemöglichkeit finden.
Tricks wie den Abmeldelink in der kleinsten Schriftgröße oder in weißer Schrift auf weißem Mailing-Hintergrund in den Newsletter einzufügen, schadet Ihnen als Versender:innen letztendlich also mehr, als dass Sie davon profitieren. Der Wunsch zur Newsletter-Abmeldung kann verschiedene Gründe haben. Besteht einfach kein Interesse mehr, bringt es nichts, Ihre Abonnent:innen zwanghaft an den Newsletter binden zu wollen!
👀 Schon gewusst?
So fügen Sie mit rapidmail einen Abmeldelink in den Newsletter ein
Mit rapidmail ist in jedem Newsletter, den Sie im Editor erstellen, automatisch ein Abmeldelink enthalten. Sie können also gar nicht vergessen, den Link selbst einzufügen! Sollten Sie ihn doch mal aus Versehen löschen, lässt sich der Unsubscribe-Link ganz einfach wieder in das Mailing einfügen. So stellen Sie sicher, dass Sie nie wieder einen Newsletter ohne Abmeldelink versenden. Auch alle anderen relevanten Datenschutz-Vorgaben für Ihre Newsletter lassen sich mit rapidmail ganz einfach umsetzen.
3. Abmeldung per Single Opt-out oder Double Opt-out im Vergleich
Durch die DSGVO wird nicht festgelegt, wie viele Schritte das Newsletter-Abmeldeverfahren genau umfassen muss. Wie bereits beschrieben, muss die Newsletter-Abmeldung aber jederzeit möglich und genauso einfach wie die Anmeldung sein.
Passend zum empfohlenen Double Opt-in Verfahren für die Anmeldung bietet sich bei der Abmeldung vom Newsletter daher auch das Double Opt-out Verfahren (Abbestellung über zwei Klicks) an: Ihre Abonnent:innen klicken im Newsletter auf den Abmeldelink und landen dann auf einer Abmeldeseite, auf der sie ihre endgültige Abmeldung noch einmal bestätigen können. Um ihnen zu versichern, dass die Abmeldung erfolgreich war, sollten sie im Anschluss auf eine Bestätigungsseite (z. B. „Sie sind jetzt vom Newsletter abgemeldet”) weitergeleitet werden.
Im Gegensatz zur Single Opt-out Methode (Abbestellung über einen Klick) hat das Double Opt-out per Abmeldeseite klare Vorteile:
- 1️⃣ Ihre Leser:innen melden sich nicht aus Versehen vom Newsletter ab, weil sie z. B. unbeabsichtigt auf den Abmeldelink im Footer statt auf den Webansichts-Link klicken.
- 2️⃣ Auf der Abmeldeseite können Sie Ihre Leser:innen fragen, warum sie die Abmeldung vom Newsletter durchführen möchten (z. B. kein Interesse mehr, zu hohe Newsletter-Frequenz, Jobwechsel etc.). So können Sie für Ihr E-Mail-Marketing aus den Abmeldungen lernen und Ihre Newsletter-Abmelderate langfristig senken. Achten Sie darauf, die Abmeldegründe nur auf freiwilliger Basis (keine obligatorische Angabe) abzufragen.
👀 Schon gewusst?
Mit dem rapidmail Formular-Editor können Sie alle Schritte vom Anmeldeformular bis zum Newsletter-Abmeldungstext auf der Abmeldeseite ganz einfach und individuell gestalten. Zusätzlich können Sie eine gesonderte Seite anlegen und über einen Link in den Newsletter integrieren, auf der Ihre Leser:innen die Möglichkeit haben, ihr Empfängerprofil eigenständig zu verwalten. Zum Beispiel können sie dort selbst veränderte Interessen (z. B. Kreuzfahrten statt Camping-Urlaube) einstellen. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Abonnent:innen immer nur relevante Inhalte zusenden und dadurch Newsletter-Abmeldungen vorbeugen.
4. Diese Elemente sollte die Newsletter-Abmeldeseite enthalten
Damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind, sollten Sie die Newsletter-Abmeldeseite so einfach wie möglich halten:
- 📚 Erläutern Sie Ihren Abonnent:innen, von welchen Newslettern bzw. Newsletter-Themen sie sich mit einem Klick auf den Abmelde-Button abmelden.
- 📩 Besteht die Möglichkeit, dass die Kontakte im Anschluss weitere Newsletter von Ihrer Firma erhalten (z. B. weil sie sich zuvor zu zwei verschiedenen Newsletter von Marke A und Marke B angemeldet hatten), sollten Sie auf der Abmeldeseite darauf hinweisen. Erinnern Sie sie daran, dass in dem Fall eine weitere Abmeldung für den Newsletter der Marke B nötig ist.
- 🤔 Alle Informationen, die Sie zusätzlich abfragen (z. B. den Abmeldegrund), sollten keine verpflichtenden Angaben sein.
- 👀 Der Abmeldebutton sollte gut sichtbar platziert und auffallend gestaltet sein. Ihre Kontakte sollten nicht erst scrollen müssen, um bis zum Abmeldebutton zu gelangen. Lassen Sie aus der Button-Beschriftung hervorgehen, dass die Abonnent:innen per Klick eine endgültige Newsletter-Abmeldung durchführen.
Kurzum: Erstellen Sie eine übersichtliche, ehrliche und schlichte Abmeldeseite, auf der Ihre Abonnent:innen alle relevanten Informationen erhalten. Nur durch Transparenz und indem Sie Ihren Leser:innen hier entgegenkommen, können Sie das Vertrauen in Ihre Marke stärken.
5. Klassische Newsletter-Abmeldung und Löschen der Empfängerdaten: Das ist der Unterschied
Wenn Abonnent:innen die „klassische” Newsletter-Abmeldung durchführen, bedeutet das, dass sie keine weiteren E-Mails mehr von Ihnen erhalten. Nutzen Sie als Versender:in z. B. rapidmail als Newsletter-Tool, wechseln Ihre Kontakte, sobald sie sich abmelden, in der Empfängerliste automatisch vom Status „aktiv” zu „abgemeldet”.
Alle persönlichen Informationen wie Geburtsdatum oder Postleitzahl werden gelöscht, die E-Mail-Adresse bleibt jedoch als „abgemeldet” in der Empfängerliste gespeichert. Auf diesem Weg können Sie sicher sein, dass Sie diese Kontakte ohne Erlaubnis nicht erneut anschreiben. Die klassische Newsletter-Abmeldung entspricht dabei den datenschutzrechtlichen Vorgaben laut DSGVO.
Seit die DSGVO in Kraft getreten ist, haben Ihre Abonnent:innen zusätzlich das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden”. Ihre Empfänger:innen können z. B. per E-Mail-Anfrage von Ihnen fordern, dass ihre personenbezogenen Daten – also auch die E-Mail-Adresse – in allen Systemen gelöscht werden. Mit rapidmail als Newsletter-Tool können Sie die Daten von Empfänger:innen deshalb auch „löschen und DSGVO-konform vergessen”.
Folgende Tabelle fasst die Unterschiede zwischen der klassischen Newsletter-Abmeldung und dem Löschen der personenbezogenen Empfänger-Daten zusammen:
| Klassische Newsletter-Abmeldung | Löschen der personenbezogenen Empfänger-Daten | |
|---|---|---|
| DSGVO-konform | ja | ja |
| Wann kommt das Verfahren zum Einsatz? | Bei jeder Abmeldung einer Abonnentin bzw. eines Abonnenten | Bei zusätzlicher expliziter Aufforderung durch eine Abonnentin bzw. einen Abonnenten |
| Alle gespeicherten Informationen zu den Abonnent:innen (z. B. Geburtsdatum) werden aus dem System gelöscht | ja, mit Ausnahme der E-Mail-Adresse und dem Feld „Ihr Zeichen”* | ja |
| Die E-Mail-Adresse wird als „abgemeldet” im System gespeichert, um ein erneutes, rechtswidriges Anschreiben zu verhindern | ja | nein |
| Informationen wie E-Mail-Öffnungen und Klicks aus der Statistik lassen sich dieser Empfängerin bzw. diesem Empfänger zuordnen | ja | nein, die Aktivität der Empfänger:innen (z. B Klicks) wird zwar weiterhin in der Statistik mitgezählt – jedoch lassen sie sich nicht mehr einer konkreten Person zuordnen (anonymisierte E-Mail-Adresse) |
* Im Empfänger-Feld „Ihr Zeichen” können Versender:innen z. B. User-IDS oder Kundennummern speichern. Damit lässt sich eine abgemeldete E-Mail-Adresse bei Kundenrückfragen zur Newsletter-Abmeldung einer/m konkreten Kund:in zuordnen.
Egal, ob Ihre Abonnent:innen die klassische Abmeldung vom Newsletter durchführen oder bei Ihnen als Versender:in eine vollständige Löschung ihrer personenbezogenen Daten einfordern – mit rapidmail sind Sie – nicht nur was die Newsletter-Abmeldung angeht – datenschutzrechtlich immer auf der sicheren Seite.
6. Kostenlose Datenschutz-Checkliste zum Downloaden: Diese DSGVO-Vorgaben müssen außerdem eingehalten werden
An der DSGVO kommt heutzutage niemand mehr vorbei. Dabei ist das Thema Datenschutz nicht nur extrem wichtig, sondern auch ziemlich komplex: Welche DSGVO-Vorgaben für wen gelten, ist nicht immer leicht zu durchblicken, vor allem, wenn man sich nicht durch komplizierte Paragraphen oder Gerichtsurteile kämpfen möchte. 🤯
Aus diesem Grund haben wir alle Regeln – von der Newsletter-Anmeldung bis zur -Abmeldung – für Sie in einer kompakten Datenschutz-Checkliste für E-Mail-Marketing zum Downloaden und Abhaken zusammengefasst. In der Checkliste sehen Sie genau, welche Vorgaben Sie einhalten müssen, um mit Ihrem Newsletter-Marketing datenschutzrechtlich immer auf der sicheren Seite zu sein.
Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Abhaken und viel Erfolg mit Ihrem Newsletter-Marketing!
Interaktive Datenschutz-Checkliste kostenlos herunterladen
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Bitte beachten Sie, dass die Angaben in unserem Artikel natürlich keine rechtliche Beratung durch Expert:innen ersetzen und nur zu Informationszwecken dienen. Wenden Sie sich bei weiterführenden Fragen zu den rechtlichen Vorgaben beim Newsletterversand am besten an Ihre Rechtsberater:innen bzw. Unternehmensjurist:innen – diese können Ihnen auch für Ihren konkreten Fall umfangreiche Informationen bereitstellen.
