EU-DSGVO: Erklärung oder Checkbox in Newsletter-Anmeldeformularen
Nils Möllers
06. Mai 2022
Dieser Beitrag wurde vom Datenschutz-Experten
Nils Möllers von Keyed verifiziert.
Mit einer Datenschutz-Checkbox für die Newsletter-Anmeldung interessierter Website-User können Sie sich datenschutzrechtlich absichern. Zusätzlich sollte das Anmeldeformular für Ihren Newsletter auch eine Erklärung enthalten, welche auf die Datenschutzhinweise verweist. Mit rapidmail können Sie diese Kombination einfach in Ihr Anmeldeformular integrieren. So geht’s!
1. DSGVO-Checkbox für die Newsletter-Anmeldung: Was ist das eigentlich?
Die DSGVO-Checkbox, oft auch als Newsletter-Einwilligung bezeichnet, ist der Teil Ihres Newsletter-Anmeldeformulars, in dem Sie Ihre zukünftigen Abonnent:innen um ihr Einverständnis bitten, ihre Daten nutzen zu dürfen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Website-User, die an Ihrem Newsletter interessiert sind, müssen die Checkbox aktivieren, um die Newsletter-Anmeldung erfolgreich abschließen zu können. Bereits voraktivierte Datenschutz-Checkboxen sollten hier nicht zum Einsatz kommen, sodass das Freiwilligkeitsprinzip gewahrt wird.
Was genau heißt das?
In Deutschland ist es zudem rechtlich durch das UWG vorgegeben, dass E-Mail-Adressen nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis der Inhaber:innen benutzt werden dürfen – eben auch für den Newsletter-Versand.
Die Interessent:innen geben über die Datenschutz-Checkbox aktiv eine Einwilligungs-Erklärung ab, dass Sie ihre personenbezogenen Daten nutzen dürfen und um werbliche E-Mails zu senden. Die Checkbox im Anmeldeformular ist somit neben dem Double-Opt-in-Verfahren ein zusätzlicher Schritt, um bei Bedarf die ausdrückliche Zustimmung Ihrer Kontakte zum Newsletter-Erhalt nachweisen zu können.
2. Datenschutz-Checkbox vs. Datenschutzhinweis
Im Newsletter-Anmeldeformular gibt es zwei unterschiedliche Wege, das Formular DSGVO-konform zu gestalten bzw. Ihren Abonnent:innen zu zeigen, dass Sie als Unternehmen allen Datenschutz-Richtlinien folgen. Einerseits können Sie eine Datenschutz-Checkbox in Ihr Anmeldeformular integrieren. Zusätzlich dazu gibt es den Datenschutzhinweis.
Was ist also der Unterschied?
- Mit der Datenschutz-Checkbox, oft auch als „Einwilligungs-Erklärung“ oder „Newsletter-Einwilligung” bezeichnet, garantieren Sie, dass alle User bei der Newsletter-Anmeldung aktiv zugestimmt haben, dass Sie als Unternehmen die personenbezogenen Daten nutzen dürfen, um den Abonnent:innen werbliche Inhalte per E-Mail zukommen zu lassen. Indem Ihre Abonnent:innen einen Haken bei der Einwilligung setzen, haben Sie ihr ausdrückliches Einverständnis, ihre E-Mail-Adresse für den Newsletter-Versand nutzen zu dürfen. Um diese Zustimmung bei Bedarf nachweisen zu können, benötigen Sie außerdem immer das Double Opt-in Verfahren für eine Newsletter-Anmeldung.
- Bei den Datenschutzhinweisen, manchmal auch als „DSGVO-Erklärung“ bezeichnet, hingegen handelt es sich um einen kleinen Teil des Anmeldeformulars, in dem auf die Datenschutzkonformität hingewiesen wird – quasi eine Mini-Version der Datenschutzerklärung und AGBs des genutzten Newsletter-Tools. Klicken Abonnent:innen auf die Links in dem Teil des Formulars, gelangen sie auf die komplette Datenschutzerklärung. Damit zeigen Sie als Unternehmen, dass Sie sich an die Datenschutzgrundverordnung halten und dass Ihr Newsletter-Versand DSGVO-konform ist. Im rapidmail Formular-Editor können Sie als Newsletter-Versender:in selbst entscheiden, ob diese Komponente im Anmeldeformular enthalten sein soll oder nicht. Sicherlich schafft es bei Ihren (potenziellen) Abonnent:innen mehr Vertrauen, wenn Sie nicht darauf verzichten – deswegen würden wir es auf jeden Fall empfehlen!
Klicken Ihre Interessent:innen auf die beiden Links in diesem Bereich im Anmeldeformular, so gelangen Sie zur kompletten DSGVO-Erklärung und den AGB des genutzten Newsletter-Tools.
3. So geht’s: DSGVO-Checkbox und Erklärung ins Newsletter-Anmeldeformular einbauen
Als rapidmail Kund:in wissen Sie bestimmt bereits, wie der rapidmail Formular-Editor aussieht und wie Sie ein Anmeldeformular erstellen können. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie sich gerne noch mal in den Hilfeartikel zur Formularerstellung reinschauen. Dort wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie mit dem Formular-Editor ein professionelles Newsletter-Anmeldeformular erstellen.
DSGVO-Checkbox zur Einwilligung in die Datenverarbeitung einbauen
Indem Sie links in der Sidebar des Formular-Editors die Komponente „Newsletter-Einwilligung“ auswählen und diese in den Einstellungen als „Pflichtfeld“ festlegen, wird in Ihrem Newsletter-Anmeldeformular eine Checkbox zur Einwilligung in die Datenverarbeitung angezeigt. Es handelt sich um einen voreingestellten Standard-Text, den Sie bei Bedarf natürlich nach Belieben anpassen können.
Datenschutzhinweise in Form einer DSGVO-Erklärung einbauen
Im rapidmail Formular-Editor können Sie ganz einfach in der linken Sidebar die DSGVO-Erklärung auswählen – der Infotext zur Datenverarbeitung inklusive Link auf die AGB und Datenschutzbestimmungen von rapidmail wird dann automatisch in Ihrem Newsletter-Anmeldeformular hinzugefügt!
Super – mit der DSGVO-Checkbox und -Erklärung sind Sie einen wichtigen Schritt in Richtung datenschutzkonformer Newsletterversand gegangen. Um zu gewährleisten, dass Ihr E-Mail-Marketing in allen Punkten rechtskonform ist, gibt es aber noch einige weitere Punkte zu beachten: Schauen Sie sich bei Fragen gerne in der Blogkategorie Datenschutz & Rechtliches um! Dort finden Sie hilfreiche Infos und Tipps für rechtskonformes E-Mail-Marketing.
Nils Möllers
Nils Möllers ist Gründer und Geschäftsführer der Keyed GmbH. Als Experte für Datenschutz in Konzernen, Unternehmensgruppen und Franchise-Systemen ist Nils ebenfalls als zertifizierter Datenschutzbeauftragter und im Bereich IT-Sicherheit tätig.