Noreply-Adressen: Geeignet als Newsletter-Absender?

Der erste Eindruck zählt – auch im E-Mail-Marketing! Neben dem Betreff ist das Absenderprofil mit dem Namen und der Adresse des Absenders das Erste, was Abonnenten von einem Newsletter sehen. Deshalb sollten die Angaben im Absenderprofil gut durchdacht sein. Viele Versender wählen aus Angst vor zu vielen Rückfragen der Leser eine Noreply-E-Mail-Adresse für den Newsletter-Absender, an die die Abonnenten keine Antwort schicken können. Warum eine Noreply-Adresse als Absenderadresse keine gute Idee ist und welche besseren Alternativen es für den Newsletterversand gibt, erfahren Sie hier!

Was sind Noreply E-Mail-Adressen?

„No reply” lässt sich auf Deutsch mit „keine Antwort” oder „nicht antworten” übersetzen. Wie der Name schon verrät, bedeutet „Noreply-Adresse” im Hinblick auf den Versand von E-Mails und Newslettern, dass die Empfänger der E-Mail nicht auf die Nachricht antworten können bzw. sollen: Die E-Mail an eine Noreply-Absenderadresse erreicht den Newsletter-Versender in der Regel erst gar nicht oder landet unbeachtet in einem extra dafür angelegten Postfach des Absenders.

Eine Noreply-Absenderadresse lässt sich einfach an dem Format „noreply@meine-firma.de”,  „do-not-reply@meinefirma.de” oder „nicht-antworten@meinefirma.de” erkennen. Viele Versender entscheiden sich noch immer für eine Noreply-E-Mail-Adresse für ihr Newsletter-Absenderprofil, um zu vermeiden, dass zu viele Antworten auf den Newsletter ihr Postfach überfluten. Auf den ersten Blick eine clevere Idee. Aber auch nur auf den ersten!

Denn Noreply E-Mail-Adressen haben viele Nachteile, die bei dieser Entscheidung meist nicht bedacht werden. Nicht nur aus Empfängersicht gibt es einige Gründe, weshalb Sie als Absender besser auf No reply-Adressen verzichten sollten. Zum Beispiel der Eindruck, den Sie dadurch vermitteln: dass Sie kein Interesse am Feedback Ihrer Leser haben. Auch aus Versendersicht gibt es starke Argumente gegen eine Noreply-Absenderadresse, vor allem was die Beziehung zu Ihren Abonnenten und die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter angeht.

1. Nachteil: Noreply-Adressen unterbinden jegliche direkte Reaktion auf den Newsletter

Nehmen wir an, Sie versenden einen Newsletter, in dem Sie ein neues Produkt vorstellen und zeigen, wie es funktioniert. Viele Ihrer Abonnenten sind begeistert und würden das Produkt gerne direkt bestellen. Um vor dem Kauf sicherzugehen, dass das Produkt auch wirklich die gewünschten Funktionen hat, wollen Ihnen einige Empfänger noch eine Frage zum Produkt stellen. Aus Gewohnheit klicken viele Abonnenten einfach auf den Antwort-Button, um Ihnen auf Ihre E-Mail zu antworten. 

In einem solchen Fall übersehen Empfänger häufig, dass es sich um eine Noreply-Absenderadresse handelt oder antworten einfach trotzdem, wahrscheinlich weil sie nicht genau wissen, welchen Zweck eine Noreply E-Mail-Adresse eigentlich hat. Für sie ist es ganz normal, dass hinter jeder E-Mail-Adresse „echte Personen” stecken, die regelmäßig ihre Mails bearbeiten. Bekommen die Abonnenten dann keine Antwort auf ihre Frage oder erhalten eine Bounce Message nach der fehlerhaften Zustellung ihrer Antwortmail, kann das Ihrem Image als kundenfreundliche Firma und seriöser Newsletter-Versender schaden. 

Auch bei Abonnenten, die die Noreply-Adresse sehen und wissen, dass keine Kontaktaufnahme an diese E-Mail-Adresse möglich ist, kann das „do not reply” einen negativen Eindruck hinterlassen: Ihre Leser müssen selbst auf Ihrer Website nach einer Kontaktmöglichkeit suchen, um Fragen zu IHREM Newsletter und IHREN Produkten zu stellen. Die Gefahr ist groß, dass ihnen das zu umständlich ist und sie es mit einer „Dann halt nicht”-Einstellung einfach bleiben lassen. Neben der Frage zu Ihrem Produkt kommt so eine weitere Frage auf: Warum wollen Sie keine Nachrichten von Ihren Abonnenten bekommen – interessiert es Sie nicht, was Ihre Leser denken?

Wenn Sie Ihren Abonnenten nicht den Eindruck vermitteln möchten, dass Sie keine Lust darauf haben, von ihnen kontaktiert zu werden, raten wir von einer „noreply” Absender-Adresse ab. Es kommt viel besser an, wenn Sie Ihren Empfängern entgegenkommen und im Newsletter darauf hinweisen, dass Sie sich über jedes Feedback zum Newsletter freuen – dazu können Ihre Leser einfach auf „Antworten” klicken und sagen, was sie vom Newsletter halten. Die Möglichkeit, direkt auf Ihren Newsletter zu reagieren, hat einerseits den Vorteil, dass Ihre Empfänger nicht erst online nach anderen Kontaktwegen suchen müssen. Andererseits ist so auch die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie Ihnen regelmäßig offen und ehrlich mitteilen, was über den Newsletter denken oder welche Fragen Sie dazu haben. Wertvolles Feedback, das Ihnen dabei hilft herauszufinden, welche interessanten Newsletter-Inhalte Sie in Zukunft erstellen können!

2. Nachteil: Noreply E-Mail-Adressen sind aus Datenschutzsicht problematisch 

Obwohl Noreply-Adressen als Absenderadressen für den Newsletter an sich nicht gegen die DSGVO verstoßen, bewegen Sie sich damit aus datenschutzrechtlicher Sicht trotzdem in einer Grauzone. Denn laut DSGVO müssen Nutzer zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit haben, Informationen zu allen personenbezogenen Daten einzuholen, die über sie gesammelt wurden. Im Hinblick auf den Newsletterversand bedeutet das, dass Abonnenten diese Informationen jederzeit beim Versender einholen können müssen. Bei Noreply-Absenderadressen unterbindet der Versender jedoch die direkte Kontaktaufnahme und damit im gewissen Sinne auch das Einholen der Informationen zu den gesammelten Empfängerdaten.

Auch aus diesem Grund raten wir von Noreply E-Mail-Adressen im Newsletter-Marketing ab: Es besteht die Gefahr, dass eine Noreply-Adresse im rechtlichen Streitfall zu Ihrem Nachteil ausgelegt wird!

3. Nachteil: Negativer Einfluss auf die Newsletter-Zustellbarkeit

Sie verbringen sicher viel Zeit damit, DEN perfekten Newsletter zu entwerfen. Sie basteln am Layout, texten den Inhalt, probieren verschiedene Farben aus, überlegen hin und her, welcher Betreff besser klingt und wechseln die Beschriftung Ihres Call-to-Action Buttons sicher mehrmals. Wenn Sie dann aber eine Noreply-Adresse als Absenderadresse verwenden, kann es sein, dass Ihre E-Mail möglicherweise nie im Posteingang Ihrer Abonnenten ankommt – und der ganze Aufwand damit völlig umsonst war.

Warum? Es gibt zahlreiche Kriterien, die die Spamfilter der E-Mail-Provider bei ihrer Entscheidung berücksichtigen, ob ein Newsletter zukünftig als Spam eingestuft wird oder nicht. Eines davon ist die Anzahl der Interaktionen, die eine E-Mail bei den Empfängern auslöst. Wird ein Newsletter von vielen Empfängern geöffnet und geklickt, trägt das dazu bei, dass Spamfilter den Newsletter als seriös einstufen. Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass der Newsletter auch in Zukunft erfolgreich zugestellt wird. Das Gleiche gilt für die Anzahl der Empfänger, die auf den Newsletter antworten: Je mehr Leser antworten, desto unwahrscheinlicher ist es aus Sicht der Spamfilter, dass es sich beim Newsletter um Spam handelt. Das heißt: Eine hohe Anzahl an Antworten auf den Newsletter verbessert auf lange Sicht die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails!

Versenden Sie Ihren Newsletter aber über eine „noreply@”-Adresse, verhindern Sie jedoch, dass Ihre Empfänger mit einem Klick auf „Antworten” mit Ihrer E-Mail interagieren können. Die Spamfilter der E-Mail-Provider stellen fest, dass kein Empfänger auf den Newsletter antwortet – ein Kriterium, das die Zustellbarkeit Ihres Newsletters negativ beeinflusst.

Außerdem werden Noreply-Adressen nicht nur von Spamfiltern abgefangen, sondern auch mit einer höheren Wahrscheinlichkeit von den Empfängern selbst als Spam markiert. Nehmen wir an, einer Ihrer Abonnenten versucht, per Klick auf den Antwort-Button auf Ihren Newsletter zu antworten. Er erhält dann aber eine Benachrichtigung, dass seine E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Passiert das einige Male in Folge, kann dies dazu führen, dass Ihr Empfänger glaubt, dass es sich bei Ihrem Newsletter um eine Spammail gehandelt hat – und diesen daher als Spam markiert. Das hat wiederum zur Folge, dass jeder Newsletter, den er fortan von Ihnen erhält, nicht mehr in sein normales Postfach zugestellt wird, sondern automatisch in seinem Spamordner landet.

Je mehr Abonnenten und Spamfilter Ihre Mailings als Spam markieren, desto stärker wird dadurch die allgemeine Zustellbarkeit Ihrer Newsletter beeinträchtigt! Deshalb sollten Sie gut abwägen, was Ihnen wichtiger ist – ein Newsletter, der erfolgreich zugestellt wird, oder das Blocken einzelner Antwort-Nachrichten Ihrer Abonnenten.

4. Nachteil: Empfänger nehmen Noreply-Adressen nicht ins Adressbuch auf

Meldet man sich zu einem Newsletter an, will man diesen logischerweise auch erhalten und lesen. Deshalb gehen viele Abonnenten der häufigen Bitte von Newsletter-Versendern gerne nach, die Absenderadresse ins persönliche Adressbuch aufzunehmen. Durch die Aufnahme ins eigene E-Mail-Adressbuch sinkt nämlich die Wahrscheinlichkeit um einiges, dass der Newsletter vom Spamfilter als Spammail markiert wird und im falschen Ordner landet.

Wir wagen es aber zu behaupten, dass viel weniger Abonnenten dazu bereit sind, eine Noreply E-Mail-Adresse in ihr Adressbuch aufzunehmen, als das bei einer persönlichen Newsletter-Absenderadresse (z. B. jasmin@meine-firma.de) der Fall wäre. Schließlich handelt es sich bei einer Noreply-Adresse nicht wirklich um eine Kontaktadresse – man soll sie ja eben NICHT kontaktieren!

Wenn Sie eine Noreply E-Mail-Adresse für den Newsletter-Absender verwenden, vergeben Sie also wichtige Chancen, dass Ihre Empfänger ihrerseits aktiv werden und alles dafür tun, dass Ihre Newsletter nicht mehr von Spamfiltern abgefangen werden.

Fazit: Was sind die Alternativen zu einer Noreply-Adresse als Newsletter-Absender?

Anstatt eine Noreply-Absenderadresse für Ihren Newsletter zu nutzen, sollten Sie sich besser für eine persönliche E-Mail-Adresse entscheiden, die weder der Beziehung zu Ihren Abonnenten schadet noch der Zustellbarkeit und DSGVO-Konformität Ihrer Newsletter! Mit einer Versandadresse, die man jederzeit anschreiben kann und darf, können Sie viel besser auf die Fragen, Probleme und Wünsche Ihrer Leser eingehen und so deren Bindung zu Ihrem Unternehmen stärken.

Geeignete Alternativen zu Noreply E-Mail-Adressen für den Newsletter-Absender sind zum Beispiel:

1. Absenderadressen, die User einladen zu antworten: newsletter-anwort@meinefirma.de
2. Absenderadressen, die auf die Abteilung verweisen, die man unter der jeweiligen E-Mail-Adresse erreicht: support@meinefirma.de
3. Absenderadressen mit dem Mitarbeiternamen, die eine persönliche Bindung zu den Lesern aufbauen: vorname@meinefirma.de