Eine erfolgreiche Newsletter-Marketing-Strategie entwickeln: So geht’s

Newsletter-Marketing-Strategie

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches E-Mail-Marketing ist eine geschickte Planung. Denn: Um wirklich das Beste aus Ihrem Newsletterversand herauszuholen, ist eine clevere E-Mail-Marketing-Strategie unverzichtbar. Von der Wahl des Newsletter-Tools bis hin zur anschließenden Analyse der Kampagne gibt es Vieles zu berücksichtigen. Wie Sie Ihre eigene Newsletter-Strategie entwickeln können, zeigen wir Ihnen in unserer umfassenden Schritt-für-Schritt-Anleitung.



1. Schritt: Das passende Newsletter-Tool wählen

Planlos geht der Plan los? Auf keinen Fall. Damit sich die Arbeit auch auszahlt, die Sie in das Erstellen und Versenden Ihres Newsletters stecken, sollten Sie sich vorab eine gute Strategie zurechtlegen. Denn wenn es für Ihren Newsletterversand einen umfassenden Plan gibt, können Sie das Potenzial voll ausschöpfen und überzeugende E-Mail-Kampagnen erstellen.

Die erste wichtige Grundlage für erfolgreiches E-Mail-Marketing ist eine Newsletter-Software, die genau zu Ihren Bedürfnissen passt und Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Strategie unterstützt. Mit einem geeigneten Newsletter-Tool können Sie sich die folgenden Vorteile zunutze machen: 

  • 💰 Geringe Kosten und wenig Zeitaufwand: Mit nur wenigen Klicks können Sie Kontakt zu Kund:innen herstellen oder Ihre Produkte und Dienstleistungen bewerben – ganz ohne großen finanziellen Aufwand.
  • 🏆 Messbarkeit des Erfolgs: Über automatisch erzeugte Kennzahlen sehen Sie, wie erfolgreich Ihr Newsletter war und können mögliche Verbesserungen ableiten.
  • 🏁 Zustellbarkeit: Durch die gute Versandreputation professioneller Newsletter-Tools liegen die Zustellraten im Spitzenbereich. Dass Ihre Mailings dennoch im Spamordner der Empfänger:innen landen, ist durch zusätzliche Spam-Tests, die Ihnen bei einigen Anbietern zur Verfügung stehen, nahezu unmöglich. Dort können Sie nämlich die Newsletter-Zustellbarkeit vor dem Versand noch einmal auf Herz und Nieren prüfen.
  • 🏖️ Entspannte Versandplanung: Sie können Ihre Mailings mit einer Newsletter-Software bereits im Voraus planen und zum gewünschten Versandzeitpunkt automatisch versenden lassen.
  • ⚖️ DSGVO-Konformität: Mit einer automatisch datenschutzkonformen Newsletter-Software gehen Sie auf Nummer sicher und können rechtlich nicht in die Bredouille kommen. 
  • 🎨 Intuitive Funktionen, die das Erstellen ansprechender und zielgruppengerechter Newsletter erleichtern: Für Profi-Newsletter muss man kein Newsletter-Profi sein. Denn mit der richtigen Software können Sie ganz ohne Vorkenntnisse oder Expertenwissen tolle Newsletter erstellen.
    Newsletter-Funktionen, die Sie bei der Umsetzung Ihrer Marketing-Strategie unterstützen, sind beispielsweise: Ein praktischer Drag&Drop-Editor, ästhetische Design-Vorlagen, Segmentierungs- und Personalisierungsoptionen, A/B-Tests und ein deutschsprachiges Support-Team, das Versender:innen mit Rat und Tat kostenlos zur Seite steht.

2. Schritt: Die Ziele für das E-Mail-Marketing definieren

Bevor es nun losgehen kann, sollten Sie zunächst einmal Ihre Ausgangssituation betrachten: 

  • An welchem Punkt stehen Sie jetzt? Welche Marketingmaßnahmen führen Sie bereits durch?
  • Welche Ziele wollen Sie durch Newsletter-Marketing erreichen? 
  • Wie kann E-Mail-Marketing Sie bei der Umsetzung von Unternehmenszielen unterstützen?

Hierbei ist es nicht nur hilfreich, ganz allgemeine Ziele zu definieren, sondern sie auch mit konkreten Zahlen zu versehen: 

Allgemeine ZieleBeispiele für konkrete Ziele
Kund:innen gewinnenMonatlich 100 neue Kund:innen gewinnen
Umsatz steigernDen Umsatz um 5 % steigern
Kundenbindung stärkenDie Newsletter-Abmelderate um 10 % senken
Verkauf fördernDie Conversion-Rate um 2% steigern
Informationen vermittelnEine Newsletter-Öffnungsrate von 25 % erreichen
Website-Traffic generierenEine Newsletter-Klickrate von 3 % erreichen

Diese detaillierten Ziele verdeutlichen Ihnen nicht nur, welche Richtung Sie mit Ihrem E-Mail-Marketing einschlagen wollen. Die Ziele lassen auch Rückschlüsse darauf zu, welche Handlungen ab jetzt nötig sind, um diese zu erreichen. Sie wollen beispielsweise die Newsletter-Abmelderate senken? Dann sollten Sie Ihre Versandfrequenz überdenken und ihren Fokus auf abwechslungsreiche, interessante Inhalte sowie ein ansprechendes Design legen.

Eine konkrete Zieldefinition sondern bildet außerdem die perfekte Grundlage für die anschließende Auswertung der Newsletter-Kampagne. Die  Zielwerte lassen sich dann einfach mit den erreichten Werten vergleichen.


3. Schritt: Die Zielgruppe definieren

Als Nächstes geht es an die Zielgruppendefinition. Denn damit Sie später relevante Newsletter versenden können und damit Ihren Marketingzielen näher kommen, müssen Sie wissen, mit wem Sie es überhaupt zu tun haben. Fragen Sie sich: Wofür steht Ihr Unternehmen und für welche Kund:innen ist Ihr Angebot relevant? Wen wollen Sie durch Ihr E-Mail-Marketing erreichen? Welche Eigenschaften, Interessen, Lebensumstände, ökonomischen Merkmale und Bedürfnisse machen Ihre Zielgruppe aus?

💡 Unser Tipp: Entwickeln Sie Personas.

Personas sind fiktive Nutzer:innen aus Ihrer Zielgruppe, die wie reale Menschen spezifische Eigenschaften, Bedürfnisse und Erwartungen haben. Wenn Sie sich statt einer großen Menge anonymer Menschen konkrete Vertreter:innen Ihrer Zielgruppe vorstellen, können Sie sich viel besser in deren Lage versetzen. Auf diese Weise können Sie Ihr E-Mail-Marketing besonders nutzerfreundlich und zielgruppenorientiert gestalten.

Eine entscheidende Eigenschaft gelungener Newsletter ist nämlich, dass der Inhalt des Mailings seine Empfänger:innen anspricht. Sollte der Newsletter jedoch uninteressant für die Nutzer:innen sein, könnte er schnell in den Papierkorb oder – schlimmer noch – in den Spam wandern und damit völlig seinen Zweck verfehlen. Kurz gesagt: Zielgruppenorientierung ist das A und O für erfolgreiches E-Mail-Marketing.

Zielgruppendefinition
Vereinfachtes Beispiel für eine Zielgruppendefinition aus Sicht eines Cafés

Haben Sie sich nun einige grundlegende Gedanken über Ihre Wunschkund:innen gemacht, können Sie Ihre gesamte Newsletter-Strategie auf deren Ansprüche und Vorstellungen zuschneiden. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Sie sollten sich nun überlegen, ob und wie Sie die Personas Sandra, Lukas und Klaus mit einer Newsletter-Kampagne am besten erreichen und begeistern können.


4. Schritt: Die Empfängerliste verwalten

Next, please! Nach der Auswahl des passenden Newsletter-Tools, Planung der Marketingziele und der Zielgruppendefinition können Sie nun zur Tat schreiten. Der nächste Schritt zu einer cleveren Newsletter-Marketing-Strategie ist eine gut geführte Empfängerliste:

  • 1. Empfängerlisten anlegen: Zu allererst benötigen Sie natürlich eine Liste mit Empfänger:innen, an die Sie Ihren Newsletter senden können.Mit rapidmail können Sie verschiedene Empfängerlisten anlegen, bestehende Empfängerlisten bzw. Kundenkontakte importieren und beim Versand Ihres Newsletters eine oder mehrere dieser Listen auswählen. Dabei sollten Sie unbedingt daran denken, dass der Umgang mit den personenbezogenen Daten Ihrer Empfänger:innen rechtlich genau geregelt ist. Holen Sie deshalb immer die ausdrückliche Zustimmung für den Erhalt Ihrer Newsletter bei Ihren Abonnent:innen ein – am besten durch das Double Opt-in-Verfahren – und verzichten Sie unbedingt auf den Kauf von E-Mail-Adressen.
Newsletter-Marketing-Empfaengerlisten
Beispiel-Übersicht über Ihre verschiedenen Newsletter-Empfängerlisten in rapidmail
  • 2. Die Empfängerliste segmentieren: Um gezielte und interessenbezogene Inhalte versenden zu können, lohnt es sich, verschiedene Segmente je nach Standort, Branche, Geschlecht, Alter oder Interessengebiet Ihrer Abonnent:innen einzurichten. Diese für das Newsletter-Marketing wichtigen Informationen können Sie ganz einfach im Anmeldeformular abfragen. So verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, Personen anzuschreiben, für die Ihre Botschaft irrelevant ist. Auch in unserem Café-Beispiel zahlt es sich aus, die Empfängerliste zu segmentieren. Gibt es beispielsweise mehrere Standorte des Cafés, können über das Segment Wohnort/Postleitzahl genau die Empfänger:innen angeschrieben werden, für die das jeweilige Angebot relevant ist. Besonders reizvoll: Über die Stichwort-Funktion könnten Sie hier z. B. das Lieblingsgetränk der Kund:innen vermerken und ihnen personalisierte Angebote per Newsletter zuschicken.
  • 3. Neue Newsletter-Abonnent:innen gewinnen: Empfängerliste angelegt, segmentiert und fertig? Für den Anfang ja. Langfristig empfehlen Ihnen aber, Ihre Empfängerlisten ständig zu erweitern. Schließlich wird es auch Abonnent:innen geben, die sich wieder von Ihrem Newsletter abmelden. Weil Sie mit einer größeren Empfängerliste mehr potenzielle Käufer:innen erreichen, sollten Sie sich in Ihrer Newsletter-Strategie auch Gedanken machen, auf welche Art und Weise Sie diese aufbauen. Neben ansprechenden Anmeldeformularen können Sie weitere Anreize setzen, um möglichst viele interessierte Leser:innen zu gewinnen. Wie wäre es mit cleveren Pop-Ups, Call-to-Action-Buttons oder QR-Codes, die zur Newsletter-Anmeldung führen? Auch Gewinnspiele, Rabattcodes oder Gratis-Downloads sind beliebte Möglichkeiten, um neue Newsletter-Abonnent:innen zu gewinnen.

5. Schritt: Relevante Inhalte planen und vorbereiten

Jetzt geht’s ans Eingemachte – nämlich eine ansprechende inhaltliche und optische Gestaltung Ihres Newsletters. Dazu sollten Sie sich an drei wichtige Fragen erinnern:

  • Welche Erwartungen hat meine Zielgruppe an den Newsletter? 
  • Welches Ziel verfolge ich mit dem Newsletterversand?
  • Welche Handlung der Empfänger:innen möchte ich durch die Newsletter-Kampagne auslösen?

Die Antworten auf diese Fragen geben Ihnen wichtige Anhaltspunkte für die Inhalte, die für Ihren Newsletter relevant sind. Hier empfiehlt es sich auch, mit Umfrage-Newslettern wichtiges Feedback von Ihren Leser:innen einzuholen. Strategisch kluge und beliebte Newsletter-Inhalte sind:

  • Neuheiten präsentieren: Vorstellung von neuen Produkten, Funktionen, Kollektionen, …
  • Mehrwert bieten: nützliche Infos zur Produktverwendung, Tipps in Form von Anleitungen, Video-Tutorials, …
  • Kundenbindung stärken: Einladung zu spannenden Veranstaltungen und Webinaren 
  • Leser:innen auf dem Laufenden halten: Neues aus dem Büroalltag und über das Team, wichtige interne News
  • Anreize zum Kauf setzen: interessante Angebote und Schnäppchen, Rabatte, Treuegeschenke, kostenloser Versand, …

💡 Unser Tipp: Geben Sie Ihrem Newsletter einen Namen.

Mit einem originellen Namen verleihen Sie Ihrem Newsletter ein „Aushängeschild” und sorgen dafür, dass er im Gedächtnis der Empfänger:innen bleibt. Mit einem eigenen, wiederkehrenden Namen verleihen Sie ihm ein spezielles Branding und können Ihre E-Mail-Marketing-Strategie optimal umsetzen.

Auch das Design des Newsletters sollte zum Thema und dem allgemeinen Konzept passen. So wirkt der Newsletter in sich stimmig und deutlich ansprechender. Dazu können Sie  einfach Ihre eigenen, selbst designten Newsletter-Vorlagen im Unternehmensdesign verwenden oder – ganz ohne Kopfzerbrechen – eine aus unseren vielen schönen, kostenlosen Vorlagen auswählen und direkt loslegen.

Beispiel Newsletter Strategie
Dieses Newsletter-Beispiel enthält viele beliebte Inhalte: Neben der Präsentation von News wird die Kundenbindung durch die sympathische persönliche Ansprache und das personalisierte Angebot gestärkt.

Ebenso wichtig wie ein ästhetisches Design ist die Personalisierung Ihres Newsletters. Personalisierte Newsletter stellen eine vertrauensvolle Kundenbeziehung her und lassen sich viel eher auf die Interessen Ihrer Leser:innen anpassen. Ein weiterer Vorteil für Sie sind die höheren Öffnungsraten, denn Kund:innen lesen ein Mailing eher, wenn ihr Name im Newsletter-Betreff steht. Und wenn sich Kund:innen persönlich angesprochen fühlen, ist es auch wahrscheinlicher, dass sie etwas kaufen, was Ihnen höhere Transaktionsraten einbringt. So kommen Sie Ihren Newsletter-Marketing-Zielen direkt näher.


6. Schritt: Geeignete Versandzeitpunkte planen

Ziel, Zielgruppe, Empfängerliste, Inhalte und Design stehen – Jetzt ist die Versandplanung dran. Auch hier sollten Sie zunächst an Ihre Empfänger:innen denken und sich fragen, wann, wie und wo diese am besten erreichbar sind. 

  • Versandzeitpunkt: Wo sollen sich Ihre Abonnent:innen befinden, wenn sie Ihre Mailings erhalten? Sollen sie gerade auf der Arbeit, zu Hause, auf dem Weg ins Büro oder in ihrer Freizeit unterwegs sein? Erreicht Ihr Newsletter das Postfach Ihrer Empfänger:innen zum falschen Zeitpunkt , könnte er möglicherweise untergehen und nicht geöffnet werden. Wann die ideale Uhrzeit und der perfekte Wochentag für den Versand Ihres Newsletters ist, hängt allerdings stark von der jeweiligen Zielgruppe ab und wie deren Alltag durch Beruf, Familie, Wohnsituation, Kaufkraft usw. beeinflusst wird. Ein guter Anhaltspunkt sind auch die Besuchszeiten Ihrer Website, denn so können Sie herausfinden, zu welcher Tageszeit Ihre Abonnent:innen aktiver sind und Ihren Newsletter wahrscheinlich öffnen werden. Für den Café-Newsletter beispielsweise wären die Zeit vor und nach der Arbeit und die typischen Pausenzeiten für den Versand optimal geeignet.
  • Versandfrequenz: Wie häufig wollen Sie Ihren Newsletter versenden? Das Mittelmaß zwischen zu häufigem und zu seltenem Newsletterversand zu finden, ist gar nicht so leicht und von Branche zu Branche etwas unterschiedlich. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie die Wünsche Ihrer Kund:innen direkt im Anmeldeformular abfragen.
Anmeldeformular Beispiel
Mit rapidmail können Sie Ihr Anmeldeformular ganz einfach individuell anpassen. Wie in dem Beispiel von Paulas Café können Sie bei der Anmeldung abfragen, wie häufig Ihre Interessent:innen den Newsletter erhalten möchten, um so mehr über die optimale Versandfrequenz zu erfahren.

Nachdem Sie Ihren Newsletter fertiggestellt haben, können Sie mit der Planungsfunktion im rapidmail Newsletter-Editor angeben, an welchem Tag und um wie viel Uhr dieser versendet werden soll. Das passiert dann ganz automatisch, ohne dass Sie sich dafür in Ihr Konto einloggen müssen.

🧐 Auf der Suche nach Hilfe für eine clevere Newsletter-Marketing-Strategie? 

Schauen Sie sich bei unseren Servicepartner:innen um, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Ziele durch eine gut durchdachte Marketingstrategie zu erreichen. Auch bei der Strategie unserer Kund:innen können Sie sich bestimmt einige clevere Tipps abschauen.

Auch wenn es nicht immer einen konkreten Anlass für einen Newsletter geben muss, eignen sich einige Gelegenheiten besonders gut, um Kontakt zu Ihren Empfänger:innen aufzunehmen. Saisonale Anlässe gibt es wie Sand am Meer und lassen sich je nach Branche geschickt im Newsletter aufgreifen. Neben Weihnachten, Sommerferien und Halloween fehlt Ihnen noch die zündende Idee? Unser Newsletter-Versandplan hält so einige kreative Ideen und Anlässe für Sie bereit.

Auch empfängerbezogene Anlässe sind ein wichtiger Teil einer gelungenen Newsletter-Kampagne. Um neue Empfänger:innen herzlich zu begrüßen, sollten Sie eine Willkommensmail vorbereiten – schließlich zählt auch im E-Mail-Marketing der erste Eindruck. Auch eine Geburtstagsmail mit einem kleinen Geschenk kommt sicherlich gut bei den Geburtstagskindern in Ihrer Empfängerliste an. So stärken Sie mit Ihrer Newsletter-Strategie die Kundenbindung und kommen Ihren Marketing-Zielen näher.

💡 Unser Tipp: Versenden Sie Testmails.

Planen Sie in Ihrer Newsletter-Marketing-Strategie immer genügend Zeit für den Testversand ein. So können Sie in Ruhe – am besten mit einigen Kolleg:innen – alle Funktionen und Merkmale Ihres Newsletters überprüfen und sichergehen, dass alle Schritte Ihrer Strategie optimal umgesetzt wurden.


7. Schritt: Den Erfolg der Newsletter-Kampagnen auswerten

Nach dem Newsletterversand ist vor dem Newsletterversand. Da ja bekanntlich noch kein Meister vom Himmel gefallen ist, gibt es nach den ersten versendeten Mailings sicherlich noch Verbesserungspotential. Indem Sie regelmäßig die Performance Ihrer Mailings analysieren, sehen Sie, ob die Newsletter für die Zielgruppe wirklich relevant und den Zielen zuträglich sind. Um das Beste aus Ihrem E-Mail-Marketing herauszuholen, sollten Sie sich stets fragen: Wie kann ich meine Marketing-Srategie weiterentwickeln? 

Das Beste daran: Mit einem Blick auf die entscheidenden Newsletter-Kennzahlen bzw. KPIs (Key Performance Indicators) können Sie herausfinden, was Sie beim nächsten Versand noch besser machen können:

  • Zustellrate: Sie zeigt an, bei wie viel Prozent Ihrer Abonnent:innen die E-Mail auch tatsächlich im Postfach angekommen ist. Mit einfachen Schritten können Sie Ihre Newsletter-Zustellbarkeit optimieren.
  • Bouncerate: Als Gegenstück zur Zustellrate gibt sie den Anteil der nicht zustellbaren E-Mails an der Gesamtzahl der versendeten Newsletter an. Um die Anzahl der Bounces möglichst gering zu halten, sollten Sie u. a. darauf achten, Ihre Empfängerliste sauber zu halten.
  • Öffnungsrate: An der Öffnungsrate Ihres Newsletters können Sie ablesen, wie viele Empfänger:innen Ihren Newsletter nach erfolgreicher Zustellung geöffnet haben.

🧐 Schon gewusst?

Es gibt zahlreiche Wege, die Öffnungsrate Ihrer Newsletter zu steigern. So wirken sich vor allem vertrauenswürdige Absendernamen, überzeugende Betreffzeilen, die das Interesse der Empfänger:innen wecken, relevante Inhalte, Personalisierung und die richtigen Versandzeitpunkte sehr positiv auf die Öffnungsrate Ihrer Newsletter aus.

  • Klickrate: Sie verrät Ihnen, wie viele Empfänger:innen auf mindestens einen der Links bzw. der Call-to-Action-Buttons geklickt haben, die Sie in Ihren Newsletter eingebaut haben. Hat ein Link gar keine Klicks erhalten, können Sie daraus z. B. fehlendes Interesse Ihrer Abonnent:innen am verlinkten Thema ableiten.
  • Conversion-Rate: Sie gibt den prozentualen Anteil der Empfänger:innen an, die die gewünschte Reaktion (z. B. Registrierung, Kauf, Download usw.) gezeigt haben – gemessen an der Gesamtzahl der Empfänger:innen, die im Newsletter geklickt haben.
  • Abmelderate: Time to say Goodbye. Die Abmelderate gibt an, wie hoch der Anteil an Newsletter-Abmeldungen an der Gesamtzahl der zugestellten Mailings ist. Auch aus Abmeldungen können Sie wichtige Optimierungsschritte für Ihre Newsletter ableiten.

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