Interne Newsletter für eine gelungene Mitarbeiterkommunikation

Julia · 23. März 2020
Interner Newsletter rapidmail

Newsletter werden von Unternehmen oft ausschließlich an Kunden und Interessenten versendet, obwohl sie tatsächlich vielseitig einsetzbar sind: Sie eignen sich zum Beispiel genauso gut für die interne Kommunikation, die durch regelmäßige Newsletter an die Mitarbeiter erheblich erleichtert wird. Auch der Teamgeist und der Zusammenhalt werden durch interne Newsletter abteilungs- und standortübergreifend gestärkt. Mit unseren Tipps steht Ihrem ersten Mitarbeiter-Newsletter nichts mehr im Weg!



1. Was sind interne Newsletter?

Interne Newsletter sind E-Mails, die innerhalb eines Unternehmens regelmäßig an alle Führungskräfte und Mitarbeiter versendet werden. In größeren Firmen ist oft die Marketing- oder Personalabteilung dafür zuständig, die Angestellten über wichtige Themen auf dem Laufenden zu halten.

Primär dienen interne Newsletter Informationszwecken: Die Belegschaft in verschiedenen Abteilungen und an verschiedenen Firmenstandorten kann zeitgleich und quasi in Echtzeit über wichtige interne und externe Änderungen und Neuerungen informiert werden.

Aber auch für kleinere Firmen lohnen sich interne Newsletter, um Aktuelles aus der Branche, gemeinsam erreichte Ziele oder anstehende Projekte mit allen Mitarbeitern zu teilen. Und allein schon, um den bisherigen Flurfunk in Ihrer Firma zu revolutionieren!


2. Welche Inhalte eignen sich für interne Newsletter?

Je nach Unternehmen und Aktivität gibt es natürlich unterschiedliche Themen, die Sie in Ihren internen Newsletter einfließen lassen können. Um Ihnen ein bisschen Starthilfe zu geben, haben wir ein paar Ideen gesammelt, von denen sich Firmen aus allen Branchen wunderbar für den nächsten Mitarbeiter-Newsletter inspirieren lassen können:

Interne Inhalte

  • Mitarbeiter-Events: das nächste Teamevent, das jährliche Sommerfest, die legendäre Weihnachtsfeier, ein Wettbewerb zwischen den Abteilungen, … – Für Events sind Kollegen immer zu haben und freuen sich über die Ankündigungen!
  • Erfolgsgeschichten: Ziele, die Sie als Team gemeinsam erreicht haben.
  • Verabschiedungen / Vorstellung neuer Mitarbeiter: Damit es an der Kaffeemaschine nicht unangenehm wird, wenn Mitarbeiter auf unbekannte Gesichter stoßen.
  • Updates zur Produktentwicklung: Ihr Produkt wird von Woche zu Woche besser – ein Grund zum gemeinsamen Feiern!
  • Probleme ansprechen: Darüber getuschelt wird sowieso. Zeigen Sie Stärke und sprechen Sie das Thema doch lieber allgemein an. Nur so lässt sich eine gemeinsame Lösung finden.
  • Vorstellung neuer Projekte: Vielleicht haben Ihre Kollegen sogar wertvolle Ideen, die das Projekt voranbringen!
  • Interviews mit Mitarbeitern: So weiß jeder von jedem, womit sich der andere den ganzen Tag über beschäftigt und findet beim nächsten Anliegen sofort den richtigen Ansprechpartner!
  • Worte der Geschäftsführung: Trotz straffer Zeitplanung ist der regelmäßige Austausch und Kontakt mit den Angestellten wichtig, um ihnen zu zeigen, dass ihre täglichen Anstrengungen wertgeschätzt werden!
  • Geburtstage, Geburten, Hochzeiten: Über Glückwünsche zu besonderen Momenten freut sich jeder!
  • Umfragen: Beziehen Sie Ihre Kollegen in interne Entscheidungen mit ein! Welcher Plakatentwurf für das nächste Kundenevent kommt bei ihnen am besten an? Wie soll die neue Arbeitskleidung aussehen? Was wollen sie überhaupt im internen Newsletter lesen? Erhalten Sie mithilfe von Umfragen einen Eindruck davon, wie die allgemeine Stimmung im Team ist.
  • Unternehmensgeschichte: Hat Ihre Firma schon mehrere Generationen durchlaufen? Gibt es noch Unterlagen von früher? Wie wurde zum Beispiel damals ohne E-Mails kommuniziert? Teilen Sie mit Ihren Mitarbeitern, wie der Unternehmensalltag früher aussah.
  • Regeln am Arbeitsplatz: Der interne Newsletter eignet sich auch hervorragend dafür, neue Regeln einzuführen oder auf bestehende Regeln hinzuweisen, an die sich Ihre Mitarbeiter halten müssen. Zum Transport von schweren Lasten muss der Hubwagen genutzt werden und wie bei rapidmail darf der Putzwagen nicht als Flurfahrzeug verwendet werden? Damit sich Ihre Kollegen an die Regeln halten, müssen die Regeln zuerst deutlich kommuniziert werden.
  • Jahresabschluss: Transparenz und ein Eindruck davon, wie erfolgreich die Firma eigentlich ist, für die man arbeitet, gibt Ihren Mitarbeitern Sicherheit und motiviert sie dazu, im nächsten Jahr noch mehr zu geben!
  • Kantinenplan oder Mittagsmenüs: Wenn Sie Ihren internen Newsletter wöchentlich versenden, bietet es sich an, den Link zum Kantinenplan oder sonstigen Mittagsmenüs aus dem Umfeld einzubauen. Den können Ihre Mitarbeiter dann jeden Tag kurz aufrufen, anstatt selbst im Internet suchen zu müssen. Denn was es am jeweiligen Tag zum Mittagessen gibt, ist oft eine Frage, die Ihre Mitarbeiter schon in den frühen Morgenstunden beschäftigt. (An dieser Stelle: Lieben Gruß an meine Kollegen!😉)

Externe Inhalte

  • Fortbildungen / Workshops im Umkreis: Weiterbildungen aus dem Umkreis, die thematisch für Ihre Mitarbeiter von Interesse sind. Das bringt sowohl Ihre Kollegen, als auch Ihre Firma weiter!
  • Kunden vorstellen: Haben Sie einen neuen wichtigen Kunden an Land gezogen? Lassen Sie Ihre Kollegen an der Errungenschaft teilhaben. Vielleicht ist der Kunde auch offen für ein kurzes Interview, aus dem Ihre Mitarbeiter wichtige Erkenntnisse über andere Kunden ableiten können.
  • Guter Lesestoff aus der Branche: Durchforsten Sie das Internet nach guten Blogartikeln, Experteninterviews, Buchtipps, Videos, Anleitungen usw., die Ihren Mitarbeitern weiterhelfen können.
  • Rechtliche Updates: Gibt es gesetzliche Änderungen, die die Arbeit Ihrer Mitarbeiter beeinflussen? Erkundigen Sie sich am besten bei Ihren Kollegen aus der Rechtsabteilung oder bei Ihrem Rechtsberater, was es neuerdings zu beachten gibt.
  • Sportkurse oder Fitnesstipps: Die Gesundheit Ihrer Kollegen liegt Ihnen am Herzen. Haben Sie Sportkurse entdeckt, zu denen das Team gemeinsam in der Mittagspause oder nach der Arbeit gehen könnte? Wie kann man sich im Büroalltag sonst noch fit halten? Ihre Mitarbeiter sind Ihnen für die Tipps bestimmt dankbar!
  • Geplante Wartungs- oder Bauarbeiten: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, wenn z. B. die Heizkörper oder die Teppichböden in den Büros gereinigt werden, damit sie ihre Unterlagen rechtzeitig beiseite räumen können. Und dann wundern sie sich auch nicht, wenn ihnen eines Morgens der Fensterputzer von außen durch das Bürofenster zuwinkt.

3. Warum sind interne Newsletter für Unternehmen sinnvoll?

Mit der richtigen Themenauswahl wird Ihr Newsletter zum Star im Postfach Ihrer Mitarbeiter und für Sie ein Kommunikationstool, das Sie nicht mehr missen möchten! Denn ein interner Newsletter unterstützt Sie bei folgenden Aufgaben:

Austausch anregen und Teamgeist stärken

Gerade bei größeren Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen, die teilweise nicht einmal am gleichen Firmenstandort tätig sind, ist es wichtig, das Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb des Teams zu stärken.

Das erreichen Sie mithilfe eines internen Newsletters, in dem Sie regelmäßig die wichtigsten Neuigkeiten mit allen Mitarbeitern teilen, Erfolge gemeinsam feiern, auf das nächste Teamevent hinfiebern, neue Kollegen herzlich willkommen heißen oder zusammen über die lustigsten Firmen-Funfacts der Woche lachen.

Themen aus dem Firmennewsletter bieten den optimalen Gesprächsstoff für ein Aufeinandertreffen zweier Kollegen, die in unterschiedlichen Abteilungen arbeiten und bisher wenig Gelegenheit zum Austausch hatten. Während in der Küche der Kaffee durchläuft oder die Warteschlange in der Kantine langsam vorwärts geht, lässt es sich wunderbar über anstehende Projekte oder Ideen für das nächste Teamevent sprechen. Interne Newsletter fördern nicht nur den Dialog zwischen Mitarbeitern mit unterschiedlichem Fachwissen und unterschiedlichen Ansichten, sondern auch das Gemeinschaftsgefühl innerhalb des Teams und damit die Motivation, gemeinsam die nächsten Ziele zu erreichen.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter aus den verschiedenen Abteilungen in die inhaltliche Gestaltung der Newsletter ein. Jeder Mitarbeiter hat Fachkenntnisse in unterschiedlichen Bereichen. Das heißt aber nicht, dass es für die Kollegen nicht interessant ist, mehr über diesen Bereich zu erfahren. Nutzen Sie den internen Newsletter als Plattform für den Austausch des Know-hows der Angestellten! Auch für die Geschäftsleitung ist es von Interesse zu sehen, wie der Unternehmensalltag für die Mitarbeiter eigentlich konkret aussieht.

Wichtige Infos schnell mit allen Mitarbeitern teilen

Mithilfe eines internen Newsletters können Sie schnell wichtige Informationen wie Neuerungen oder Änderungen mit allen Angestellten teilen. Im Vergleich zu den Team-Messengern, die sonst häufig zur internen Kommunikation genutzt werden wie z. B. Slack oder Zulip, hat ein interner Newsletter den Vorteil, dass er im Postfach eines jeden Mitarbeiters landet. Das heißt, die Informationen gehen nicht durch neue Chat-Nachrichten verloren und erreichen auch Mitarbeiter, die an dem Versandtag des Newsletters nicht in der Firma sind.

Im Newsletter reicht es außerdem, bestimmte Themen nur anzuschneiden und dann per Link oder Call-to-Action auf weitere Inhalte zu verlinken. So bleiben Ihre E-Mails schön übersichtlich und Ihre Kollegen bekommen einen besseren Überblick über die verschiedenen Inhalte. Bei Interesse können sie zusätzliche Infos über den Link einholen.

Außerdem schafft das Teilen von wichtigen Infos und Änderungen Transparenz, die wichtig ist, um die Bindung der Mitarbeiter zu Ihrem Unternehmen zu stärken.


4. Was gibt es beim Versand von internen Newslettern zu beachten?

Ansprache und Ton

Um den Teamgeist zu stärken, sollten Sie im Newsletter keinen autoritären Ton wählen, sondern Ihre Firma lieber von einer offenen, lockeren Seite präsentieren. Sprechen Sie Ihre Mitarbeiter im Mailing mit Vor- bzw. Nachnamen an, das wirkt persönlicher und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich den weiteren Newsletter-Text durchlesen. Ob Sie Ihre Kollegen duzen oder siezen, hängt von Ihrer Firma und dem gewohnten Umgang ab und bleibt daher Ihnen überlassen.

Layout

Sprechen Sie mit Ihrem Designer ab, ob er zum Beispiel eine rapidmail Newsletter-Vorlage so umgestalten kann, dass sie zu Ihren Firmenfarben und dem Design der Website passt.

Arbeitsaufwand

Der Aufwand, der hinter einem internen Newsletter steckt, mag im Vergleich zu einer normalen E-Mail viel höher erscheinen. Für einen selbstgebauten internen Newsletter ist das wahrscheinlich auch der Fall. Mithilfe eines Newsletter-Tools wie rapidmail können Sie interne Newsletter dagegen viel schneller erstellen. Dabei brauchen Sie nicht einmal HTML-Kenntnisse!

Allein für den ersten Newsletter sollten Sie ein bisschen mehr Zeit einplanen, vorausgesetzt, Sie möchten eine Newsletter-Vorlage nach Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen entsprechend umbauen. Haben Sie aber erst einmal eine Vorlage, ist der Arbeitsaufwand für einen internen Newsletter sehr gering. Sie können einfach den letzten versendeten Newsletter duplizieren und die Inhalte mit ein paar Klicks austauschen. Im Vergleich zum selbstgebauten internen Newsletter sparen Sie viel Zeit, die Sie sicher für andere Projekte gut gebrauchen können!

Zustellung

Wenn Sie einen internen Newsletter verschicken und die Absenderdomain dabei der Empfängerdomain entspricht, ist das Risiko höher, dass es zu Problemen bei der Zustellung kommt. Das heißt, es besteht die Gefahr, dass der interne Newsletter im Spam-Ordner der Mitarbeiter landet und keine Beachtung findet oder die Zustellung schlimmstenfalls gar nicht stattfindet.

Sie können das Problem aber ganz einfach umgehen. Lesen Sie dazu unseren Hilfeartikel zur gelungenen Zustellung von internen Newslettern.

Versandhäufigkeit

Die Unternehmensgröße sowie verfügbare Inhalte und Personalressourcen beeinflussen natürlich die Versandhäufigkeit Ihres internen Newsletters. Um zu testen, ob Ihr Newsletter gut ankommt und gelesen wird, ist der Versand von einem Newsletter pro Monat eine gute Ausgangsbasis. Wenn Sie merken, dass Sie weitere Inhalte haben, die zwischendurch gerne teilen würden, können Sie die Versandfrequenz z. B. auf einmal pro Woche erhöhen.

Auch hier lohnt es sich, Ihre Mitarbeiter einzubeziehen. Versenden Sie eine Umfrage in einem der ersten Newsletter, um herauszufinden, wie oft Ihre Kollegen den Newsletter gerne erhalten möchten. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Newsletterversand nicht als störend empfunden wird.

Versandzeitpunkt

Für einen internen Newsletter eignet sich der erste Morgenkaffee hervorragend als Versandzeitpunkt. Ihre Mitarbeiter können ruhig in den Tag starten und sich dabei die Neuigkeiten aus Ihrem Newsletter durchlesen. Eine genauso gute Alternative ist der Versand kurz vor Feierabend, wenn Ihre Kollegen nicht mehr mitten in einem Projekt stecken und Sie ihre Konzentrations-Hochphase nicht mehr unterbrechen.

Als Versandtag eignet sich der Montag: Ihre Mitarbeiter haben am Montagmorgen noch nicht mit ihren Aufgaben begonnen, die in der jeweiligen Woche anstehen. Gleichzeitig können sie so wichtige Informationen oder Hinweise aus dem Newsletter direkt bei den Projekten berücksichtigen.


Wissen Sie dank unserer inspirierenden Tipps jetzt gar nicht mehr wohin mit Ihren vielen tollen Einfällen für den internen Firmennewsletter? Wunderbar! 🙂 Achten Sie nur darauf, Ihre Ideen nicht alle in einen einzigen Newsletter zu packen. Heben Sie sich einige Inhalte lieber für die darauffolgenden Mailings auf, damit Ihre Mitarbeiter nicht von zu vielen Infos in einem Newsletter umgehauen werden. Viel Spaß beim Kreativsein!


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