Empfängerimport: Formatierte Datei importieren (Option 1)

Eine der drei Optionen, die Ihnen für den Empfängerimport bei rapidmail zur Verfügung stehen, besteht darin, eine fertig formatierte Datei in Ihre Empfängerliste zu importieren, die alle relevanten Informationen enthält. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie der Import funktioniert und was es zu beachten gilt.

Wenn Sie diese Option zum Empfängerimport nutzen, laden Sie eine formatierte Datei in Ihre rapidmail Empfängerliste hoch. Dabei ist es egal, ob es sich um eine bislang leere Liste handelt oder ob in der Liste bereits Kontaktdaten vorhanden sind. Die Option eignet sich besonders gut, wenn Ihnen bereits eine große Liste mit Kontaktdaten vorliegt und Sie diese in einer gepflegten, den Anforderungen entsprechenden Liste gespeichert haben.

1. Datei für den Upload vorbereiten

Folgende Dateiformate werden für den Import in rapidmail akzeptiert:

• .csv (Textdatei, empfohlenes Dateiformat)
• .txt (Textdatei)
• .xls (Excel-Datei)
• .xlsx (Excel-Datei)

Welche Empfängerdaten werden in der Datei benötigt?

Unbedingt notwendig ist die E-Mail-Adresse Ihres jeweiligen Kontakts. Alle weiteren Angaben sind optional, helfen Ihnen aber, den Überblick zu bewahren, zielgruppenorientiert zu versenden oder mit einer personalisierten Ansprache zu arbeiten.

Die Importdatei kann, je nach Daten, die hinzugefügt werden sollen, z. B. folgendermaßen aufgebaut sein:

Achten Sie darauf, dass die Datei richtig formatiert ist. Tipps zur richtigen Formatierung finden Sie hier.

Speichern Sie die fertige Datei in einem der oben genannten Formate, sodass Sie sie griffbereit haben, um mit dem Empfängerimport zu beginnen.

2. Empfängerlisten aufrufen und Empfänger hinzufügen

In Ihrem rapidmail Konto begeben Sie sich nun in den Empfängerbereich. Rufen Sie Ihre Empfängerlisten auf und klicken Sie bei der gewünschten Empfängerliste auf das runde Symbol, um mit dem Import zu beginnen.

3. Datei für den Upload auswählen und hochladen

Klicken Sie auf die Option ,Viele Empfänger aus Datei‚. Nun können Sie Ihre Importdatei per Drag and Drop in das entsprechende Feld ziehen. Alternativ klicken Sie auf ,Bitte Datei auswählen‘, um die zu importierenden Datei direkt von ihrem Speicherort auszuwählen.

Klicken Sie anschließend auf ,Weiter‘.

4. Spalten zuordnen und ggf. Stichworte zuweisen

Nun gelangen Sie zur Spaltenanordnung: Hier können Sie die einzelnen Spalten anordnen, aktivieren, deaktivieren oder Ihren Kontakten Stichworte zuweisen.

4.1 Spalten zuordnen

Die meisten Dateispalten werden von rapidmail automatisch erkannt und beim Empfängerimport entsprechend zugewiesen. Wenn Sie eine andere Spaltenzuweisung oder -bezeichnung wünschen, können Sie diese durch Klick auf die automatisch zugeteilte Spaltenbezeichnung einfach verändern.

Auch Dateispalten, die nicht automatisch erkannt wurden, können Sie so den gewünschten Variablen zuordnen und Sie nach Ihren Wünschen benennen.

Falls Sie eine der Spalten aus Ihrer Importdatei doch nicht hochladen möchten, können Sie diese vom Import ausschließen. Klicken Sie dafür einfach auf den grün umrandeten Spaltenkopf. Wenn der Spaltenkopf grau umrandet ist, wird er nicht importiert (vgl. Spalte ,Kundennummer‘ im Screenshot).

4.2 Stichworte zuweisen

Wenn Sie mit Stichworten arbeiten möchten, haben Sie die Möglichkeit, diese direkt beim Import anzulegen und Ihren Kontakten zuzuweisen.

Unter der tabellarischen Vorschau Ihrer Kontakte sehen Sie den Punkt ,Stichworte zuweisen‚. Klicken Sie auf den Schalter, um die Option zu aktivieren und Stichworte anzulegen bzw. auszuwählen.

Nun können Sie aus dem Dropdown-Menü bereits angelegte Stichworte auswählen oder alternativ per Klick auf den Button neue Stichworte anlegen. Nachdem Sie die Stichworte ausgewählt und gespeichert haben, wird in Ihrer Empfängerliste automatisch eine neue Spalte angelegt, in der die Stichworte vermerkt sind.

Alternative: Stichworte aus der Importdatei übernehmen

Enthält Ihre Datei eine Spalte mit Stichworten, werden diese beim Import automatisch für die Empfängerliste angelegt. Es ist dann nicht mehr notwendig, die Stichworte beim Import direkt in rapidmail anzulegen.

Natürlich werden diese Stichworte entsprechend der Ausgangsdatei nur den betroffenen Empfängern (und nicht automatisch allen Kontakten) zugewiesen.

Klicken Sie auf ,Weiter‘, um zum letzten Schritt zu gelangen.

5. Letzter Kontrollblick und erweiterte Einstellungen

Im letzten Schritt geben Sie uns eine kurze Rückmeldung zur Herkunft der Empfängerdaten. Außerdem bestätigen Sie, sich an die geltenden Kriterien für einen rechtskonformen Mailingversand zu halten.

Zu guter Letzt besteht die Möglichkeit, erweiterte Einstellungen festzulegen:

Die erweiterten Einstellungen sind optional: Für den gewöhnlichen Import müssen Sie hier keine Häkchen setzen. Für besondere Fälle haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Bereits vorhandene Empfänger beim Import überschreiben: Wenn Sie in Ihrer Empfängerliste bereits Kontakte eingepflegt haben, werden durch diese Option die vorhandenen Datensätze aktualisiert, falls die Empfängerdaten sich verändert haben oder weitere Spalten ergänzt werden. Kontakte mit dem Status ,Abgemeldet‘ behalten diesen Status bei!
• Alle Empfänger abmelden, die nicht in der Import-Datei vorhanden sind: Wenn Ihre Empfängerliste bereits Kontakte enthält, können Sie durch diese Option sicherstellen, dass nur die Kontakte in der Liste bleiben, die auch in Ihrer aktuellen Importdatei enthalten sind.
• Abgemeldete Empfänger (Newsletter-Abmeldungen, manuelle Abmeldungen) erneut importieren: Sollten Sie versehentlich manuelle Abmeldungen vorgenommen haben, können Sie die entsprechenden Kontakte mit dieser Option erneut anmelden. Bei dieser Option ist Vorsicht geboten: Achten Sie darauf, dass bewusste Abmeldungen von Ihren Kontakten ggf. rückgängig gemacht werden!

Alles erledigt! Indem Sie nun den grünen ,Fertig‚-Button klicken, startet der Import Ihrer Kontakte. Sie werden in rapidmail und zusätzlich per E-Mail benachrichtigt, sobald der Empfängerimport erfolgreich abgeschlossen ist.