Newsletter-Empfänger in rapidmail hinzufügen

Es gibt mit rapidmail verschiedene Möglichkeiten, Kontakte in die Empfängerliste einzutragen: Sie können sie aus einer Datei importieren, durch „Kopieren & Einfügen“ hinzufügen oder manuell einzelne bzw. mehrere Kontakte ergänzen.



1. Viele Empfänger aus Datei importieren

Dies ist der einfachste Weg, Kontakte und Abonnenten in Ihre rapidmail Empfängerliste zu importieren. Es werden folgende Datei-Formate unterstützt: csv, xls, xlsx, txt.

Neben der E-Mail-Adresse können so ganz einfach weitere Daten wie Geschlecht, Vor- und Nachname usw. eingespielt werden, z. B. um den Newsletter zu personalisieren.

Die Datei kann z. B. so aufgebaut sein:

Newsletter-Empfänger hinzufügen

Wählen Sie in der gewünschten Empfängerliste nach Klick auf den Button „Empfänger hinzufügen“ die Option „Viele Empfänger aus Datei“ aus:

Viele Newsletter-Empfänger aus Datei importieren

Klicken Sie auf „Bitte Datei auswählen“:

Empfänger hinzufügen - Datei auswählen

Wählen Sie die zu importierende Datei vom entsprechenden Speicherort und klicken Sie auf „Öffnen“. Alternativ können Sie die entsprechende Datei per Drag & Drop einfach im Feld ablegen.

Durch Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zur Spaltenzuordnung, wo Sie Spalten anordnen, aktivieren oder deaktivieren und Stichworte zuweisen können.

Empfänger hinzufügen - Spalten anordnen

Die meisten Dateispalten werden automatisch erkannt und entsprechend der Spalten in der rapidmail Empfängerliste zugewiesen. Wenn Sie eine andere Spaltenzuweisung wünschen, können Sie diese durch Klick auf die automatisch zugeteilte Spaltenbezeichnung entsprechend umstellen. Auch nicht automatisch erkannte Dateispalten können Sie so den gewünschten Variablen zuordnen. Außerdem können Sie über den Klick auf den Spaltenkopf Dateispalten ganz vom Import in Ihre rapidmail Empfängerliste ausschließen.

Empfängern beim Import Stichworte („Tags“) zuweisen

Sie können den zu importierenden Empfängern Stichworte zuweisen oder auch neue Stichworte anlegen.

Klicken Sie auf „Stichworte zuweisen“ und wählen Sie aus der Liste bereits vorhandene Stichworte aus.
Oder klicken Sie auf „Neues Stichwort anlegen“:

Empfänger hinzufügen - Stichwort anlegen

Tragen Sie die entsprechenden Stichworte (z. B. „Neukunden“) ein und drücken Sie nach jedem eingegebenen Stichwort die Enter-Taste.

Klicken Sie auf „Speichern“:

Newsletter Empfänger hinzufügen - Tags hinzufügen

Hinweis:

Stichworte, die Sie an dieser Stelle auswählen, werden allen zu importierenden Empfängern zugewiesen. Wenn Sie nur einzelnen Empfängern bestimmte Stichworte zuweisen wollen, können Sie wie hier beschrieben vorgehen.

In der Datei enthaltene Stichworte werden beim Import automatisch angelegt

Enthält Ihre Datei eine Spalte mit Stichworten, werden diese beim Import automatisch für die Empfängerliste angelegt. Es ist also nicht nötig, die Stichworte vor dem Import für die Empfängerliste anzulegen.

Natürlich werden diese Stichworte entsprechend der Ausgangsdatei nur den betroffenen Empfängern zugewiesen:

Newsletter-Empfänger hinzufügen - Stichworte in Datei
Newsletter-Empfänger hinzufügen - Stichworte aus Datei
Die Stichworte aus der Ausgangsdatei werden beim Import für die Empfängerliste angelegt und den betroffenen Empfängern zugewiesen.

Kontrollübersicht

Durch Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zum letzten Schritt:

Newsletter-Kontakte hinzufügen - Kontrollblick

Bestätigen Sie die Checkbox und geben Sie uns Rückmeldung zur Herkunft der Empfängerdaten.

Unter „Erweiterte Einstellungen“ können Sie bei Bedarf verschiedene Import-Optionen wählen.

Wozu dienen die Erweiterten Einstellungen?

Für den normalen Import müssen Sie hier keine Einstellung wählen. Für spezielle Fälle haben Sie folgende Möglichkeiten:

Bereits vorhandene Empfänger beim Import überschreiben:
Aktualisiert vorhandene Datensätze, z. B., wenn Sie bisher nur Mailadressen importiert hatten, und nun eine aktualisierte Datei mit zusätzlich Vor- und Nachname einspielen möchten.

Alle Empfänger abmelden, die nicht in der Import-Datei vorhanden sind:
Wenn Sie z. B. Newsletter-Abmeldungen selbst verwalten und diese Adressen in der Excel-Liste gelöscht haben. Bei dieser Einstellung werden die in der Excel-Datei fehlenden Adressen aus der Empfängerliste ebenfalls abgemeldet.

Abgemeldete Empfänger (Newsletter-Abmeldungen, manuelle Abmeldungen) erneut importieren:
Wenn  Sie z. B. eine Liste neu angelegt und die Empfänger aus Versehen abgemeldet haben. Hier ist unbedingt darauf zu achten, dass ggf. bewusste Abmeldungen von Empfängern ebenfalls wieder aktiviert werden!

Durch Klick auf „Fertig“ wird der Import gestartet. Gerne können Sie uns kontaktieren, sollten Sie Probleme beim Import haben.


2. Einen oder mehrere Empfänger durch Kopieren & Einfügen hinzufügen

Sie haben die Möglichkeit, mehrere Empfänger-Datensätze aus einer Excel- CSV- oder Text-Datei zu kopieren und in die Empfängerliste einzufügen.

Wählen Sie die Option „Einen oder mehrere Empfänger durch Kopieren / Einfügen“ aus:

Empfänger hinzufügen - Kopieren und einfügen

Klicken Sie in das leere Feld und fügen die kopierten Daten ein:

Newsletter-Kontakte hinzufügen - Kopieren und Einfügen

Durch Klick auf „Weiter“ gelangen Sie in den nächsten Schritt (Spaltenzuordnung), der wie oben in Punkt 1 beschrieben durchgeführt werden kann.

Bestätigen Sie im letzten Schritt die Angaben und Herkunft der Daten (wie oben in Punkt 1 beschrieben).

Bitte beachten Sie:

Je nachdem, wie die Ursprungsdatei formatiert ist, werden die Daten durch Kommata, Semikolon oder Tabstopps getrennt angezeigt. Alternativ können Sie hier auch mehrere Datensätze manuell eingeben. Zu beachten ist: Bitte nur einen Empfänger und seine Zusatzdaten pro Zeile eingeben. Leerzeichen funktionieren nicht als Trenner!


3. Einzelnen Empfänger durch manuelle Eingabe hinzufügen

Hier können Sie einen Empfänger einzeln mit Zusatzdaten (Name, Geschlecht, etc.) anlegen.

Wählen Sie die Option „Einzelner Empfänger durch manuelle Eingabe“ aus:

Newsletter-Kontakte hinzufügen - manuelle Eingabe

Geben Sie die Empfängerdaten ein und bestätigen Sie im letzten Schritt die Angaben und Herkunft der Daten (wie oben in Punkt 1 beschrieben).

Empfänger hinzufügen - Kontaktdaten eingeben

Was passiert beim Import mit doppelten oder mehrfach vorhandenen E-Mail-Adressen?

Eine Mail-Adresse wird stets nur einmal eingespielt, Dubletten oder Adressen mit falscher Syntax (z. B. fehlendes @-Zeichen) werden nicht hinzugefügt.  Daher kann es eine Differenz zwischen der Anzahl der Adressen in der Empfängerliste und der Excel-Liste geben.
Bis zu einer bestimmten Dateigröße wird dafür ein Import-Report erstellt, dieser kann unter Mein Konto / Meldungen heruntergeladen werden.


Ähnliche Artikel