Business Club FaceClub: Newsletter sind die Basis unserer Mitglieder-Kommunikation

Julia · 07. Juli 2020
Newsletter-Planung von Leaders Web

Seit Anfang 2019 betreibt die Leaders Web GmbH mit FaceClub den ersten geschlossenen Business Club Deutschlands. Er bietet seinen hochkarätigen Mitgliedern aus Wirtschaft, Politik und Medien im Rahmen von exklusiven Events zahlreiche Gelegenheiten, um neue Geschäftskontakte zu knüpfen und diese zu pflegen. Mit einem vielfältigen Angebot an spannenden Veranstaltungen zu aktuellen Themen gelingt FaceClub der Spagat zwischen Online- und Offline-Networking. Um alle Mitglieder auf dem Laufenden zu halten, informiert sie FaceClub regelmäßig per Newsletter über anstehende Veranstaltungen und interessante Mitglieder-Rabatte. Das zuständige Team von Leaders Web verrät, wie genau es die FaceClub Newsletter mit rapidmail plant und versendet.



1. Leaders Web GmbH: Das ist unser FaceClub!

FaceClub-Logo

Mit FaceClub haben wir im Januar 2019 den ersten geschlossenen Business Club in Deutschland gegründet. Unsere Mitglieder aus den Bereichen Wirtschaft, Politik und Medien setzen sich aus namhaften Geschäftsführer*innen, Manager*innen und Politiker*innen sowie Filmschaffenden, Musiker*innen und Sportler*innen zusammen.

Mittlerweile zählt unser FaceClub schon über 10.000 Mitglieder. Darauf ist unser kleines FaceClub-Team, das aus Produktmanagern, Entwicklern sowie Event- und Vertriebsprofis besteht, besonders stolz!

Unsere Mitglieder haben die Möglichkeit, deutschlandweit an exklusiven Events, Medien- und Wirtschaftsveranstaltungen oder auch Fortbildungen teilzunehmen. Neben unseren eigenen Veranstaltungen wie beispielsweise unserer Talkreihe „FaceClub – Der Talk”, bei der die Mitglieder die Gelegenheit zum Austausch mit Wirtschafts-Experten haben, übernehmen wir als Tochterfirma der Sören Bauer Events auch das Guest-Management für diese Veranstaltungen (z. B. Movie meets Media, Director’s Cut, Deutscher Sportjournalistenpreis). Aber auch für andere Events wie z. B. Kinopremieren kümmern wir uns um die Einladungen renommierter Gäste.

FaceClub bietet die optimale Gelegenheit zum einfachen Online- und Offline-Networking. Unsere Mitglieder können sich zum Beispiel mit nur einem Klick auf die Gästeliste eines Events setzen lassen. Dabei können sie wählen, ob der Eintrag für die anderen Mitglieder sichtbar sein soll. Ein Blick auf die Gästeliste ermöglicht den anderen FaceClub-Mitgliedern so vorab festzustellen, welche Businesskontakte an den jeweiligen Veranstaltungen gewonnen werden können.

Unsere Mitglieder haben außerdem den Vorteil, dass wir dafür sorgen, dass nur echte Kontakte in den Business Club aufgenommen werden. Das heißt wir überprüfen alle neuen Mitgliedschafts-Anfragen auf ihre Echtheit und stellen so sicher, dass keine Fake-Profile bei FaceClub im Umlauf sind.

Neben den Einladungen zu spannenden Events, bei denen viele neue Business-Kontakte geknüpft werden können, bieten wir unseren FaceClub-Mitgliedern auch zahlreiche interessante Vergünstigungen, zum Beispiel für Hotel- und Reisebuchungen, Restaurants oder Freizeitaktivitäten. Und das nicht nur in der Stadt unseres Firmensitzes im schönen Hamburg!


2. So planen wir unseren Newsletterversand

Für die Kommunikation mit den Mitgliedern nutzen wir schon seit der Gründung von FaceClub rapidmail als Newsletter-Software. Gerade am Anfang zur Akquise der Club-Mitglieder hätten wir das Tool auf keinen Fall missen wollen. Und auch jetzt sind Newsletter die Basis unserer Mitglieder-Kommunikation: Bei FaceClub ist immer einiges los, es stehen die nächsten Events an, zu denen wir einladen möchten, oder wir berichten von den letzten Veranstaltungen. Oft gibt es auch andere wichtige Neuigkeiten für die Mitglieder, wie zum Beispiel interessante Vergünstigungen. Das wollen wir den FaceClub-Mitgliedern natürlich auf einfachem und schnellem Wege kommunizieren, wofür Newsletter unglaublich praktisch sind. Wir können im Newsletter einfach auf die entsprechenden Seiten unserer Homepage oder der unserer Partner verlinken. So brauchen die Mitglieder nur einmal zu klicken, um zu allen relevanten Infos zu gelangen.

Vor allem gerade jetzt sind unsere Newsletter natürlich besonders wichtig für uns, da aufgrund der zahlreichen Einschränkungen für Veranstaltungen in Verbindung mit der Corona-Epidemie zurzeit nur Online-Events bei FaceClub stattfinden können. Bei Veranstaltungen, die online abgehalten werden, sind die Möglichkeiten des Gesprächs und des Austauschs unter den Teilnehmern im Vergleich zu Offline-Events leider begrenzt. Deshalb kommunizieren wir derzeit verstärkt per Newsletter mit den FaceClub-Mitgliedern und Veranstaltungsgästen, damit diese trotzdem weiterhin über alle wichtigen Neuigkeiten und geplanten Online-Events auf dem Laufenden bleiben. Per Klick auf den Antwort-Button der E-Mail können sie uns dann ganz einfach ihr Feedback zu den angesprochenen Themen und den letzten Online-Veranstaltungen geben. Mithilfe der Newsletter findet also trotz allem weiterhin ein reger und spannender Austausch statt. Wir sind froh, dass wir uns auch in dieser außergewöhnlichen Zeit für die Mitglieder-Kommunikation voll und ganz auf unsere Newsletter verlassen können!

Welche Inhalte genau für die nächsten Newsletter verwendet werden, entscheiden wir gemeinsam im Team. Da wir derzeit ein kleines Team sind, sind die Kommunikationswege kurz und wir können uns einfach absprechen. Jeder von uns hat einen bestimmten Zuständigkeitsbereich, für den er dann auch die entsprechenden Newsletter plant, erstellt und versendet. Zum Beispiel kümmert sich einer von uns um die Newsletter zu den anstehenden Events, einer um die Nachberichte zu Veranstaltungen, einer verschickt die neuen Deals mit unseren Partnern usw. Jeder weiß ja für seinen Bereich am besten, was wie kommuniziert werden soll. Wir planen jeweils einen Monat im Voraus, welche Newsletter mit welchen Inhalten wir im kommenden Monat versenden.

Das Design der Newsletter ist mittlerweile kein großer Aufwand mehr: Am Anfang haben wir unser eigenes Design für den Newsletter gebaut, so, dass es gut zu unserer Corporate Identity passt. Jetzt verwenden wir diese Vorlage einfach für jeden Versand und passen nur noch die Inhalte entsprechend an. Um sicherzugehen, dass die Anpassungen zu keinem Fehler in der Newsletter-Darstellung im Postfach der Mitglieder führen, kontrollieren wir vor dem Versand die Darstellung noch einmal mithilfe der Vorschau-Funktion im rapidmail-Editor.


3. So versenden wir die Newsletter

Wie oft wir einen Newsletter an die Club-Mitglieder versenden, hängt natürlich davon ab, welche Veranstaltungen geplant sind (für den Eventkalender) und welche Events stattgefunden haben (für die Nachberichte). Das variiert von Monat zu Monat. Die Newsletter, in denen wir über neue Rabatte für Mitglieder informieren, verschicken wir dagegen regelmäßig alle zwei Wochen.

Unsere Empfängerlisten setzen sich ausschließlich aus den FaceClub-Mitgliedern zusammen. Beispielsweise bei Online-Veranstaltungen, die für alle zugänglich sind, versenden wir den Newsletter an alle Mitglieder. Bei den Offline-Events oder auch bei Vergünstigungen, die an einen bestimmten Ort gebunden sind (z. B. ein Hotel in Hamburg), segmentieren wir unsere Mitglieder nach Region, in der sie wohnen, um nur die Mitglieder anzuschreiben, für die das Angebot relevant ist.

Spannend war es über die Auswertung der versendeten Newsletter herauszufinden, dass unser Newsletter mit aktuellen Vergünstigungen für die Mitglieder die meisten Öffnungnugen erzielt, wenn wir ihn Freitagmittag versenden. Seitdem halten wir zumindest für diesen Newsletter an der Versandzeit Freitag um 12 Uhr fest.

Beim Versand nutzen wir auch ab und zu den A/B-Test, um zu erfahren, welche Formulierungen für die Betreffzeile bei unseren Club-Mitgliedern besser ankommen. Außerdem verwenden wir in jedem Newsletter die Personalisierungsfunktion, um die Mitglieder in der E-Mail mit ihrem Namen anzuschreiben – das ist einfach persönlicher. Ist der Newsletter dann versendet, schicken wir manchmal einige Zeit später noch ein Follow-up Mailing als Erinnerung hinterher. Aber nur bei Themen oder Veranstaltungen, von denen wir wissen, dass sie wirklich von großem Interesse für die Club-Mitglieder sind. Oder wenn ein Newsletter nur von wenigen Mitgliedern geöffnet wurde und wir vermuten, dass der gewählte Versandtag bzw. die Uhrzeit der Grund dafür ist.


4. So werten wir die Newsletter aus

Ob ein Newsletter erfolgreich  war, sehen wir in erster Linie natürlich daran, ob sich unsere Mitglieder zu den Veranstaltungen anmelden und ob sie die kommunizierten Rabatte bei unseren Partnern in Anspruch nehmen. Trotzdem werfen wir nach jedem Versand bei rapidmail einen Blick auf die Statistiken, die zeigen, wie viele Mitglieder den Newsletter geöffnet und wie viele auf einen der eingebauten Links geklickt haben. 

Anhand der Öffnungsraten konnten wir zum Beispiel erkennen, dass Freitagmittag als Versandzeit für unseren Deal-Newsletter am sinnvollsten ist. Über die Anzahl der Klicks und den Klickmap in der Statistik prüfen wir außerdem, welche Links am meisten angeklickt wurden. Gibt es dabei große Unterschiede, überlegen wir natürlich, ob das z. B. an dem Veranstaltungsthema liegen könnte oder an der Platzierung des Call-to-Action. Die Ergebnisse unserer Analysen verwenden wir dann dazu, um unsere folgenden Newsletter dementsprechend zu optimieren.

Die zahlreichen erfolgreichen Events, an denen unsere Mitglieder bereits teilgenommen haben, zeigen uns, dass Newsletter für unsere Kommunikation genau das Richtige sind!