Wann setzt man Newsletter-Empfänger auf die Blacklist?

Julia · 10. Juni 2020
Blacklist Newsletter-Empfänger

Neben Blacklists, die zur Spamfilterung von E-Mail-Providern gepflegt und daher von allen E-Mail-Absendern gefürchtet werden, können Sie als Newsletter-Versender auch selbst eine Blacklist für Ihre Empfänger anlegen. Aber zu was dient eine solche Empfänger-Blacklist, wenn es doch gleichzeitig die Möglichkeit gibt, die Abonnenten einfach aus der Liste abzumelden?



1. Was ist eine Blacklist beim Newsletterversand?

Auf einer Blacklist (englisch für „Schwarze Liste”) zu stehen – das hört sich erst einmal beängstigend an. Ganz so lebensbedrohlich, wie das in der bekannten Thrillerserie „The Blacklist” der Fall ist, ist das beim Newsletterversand zum Glück nicht. Trotzdem stellt es Newsletter-Versender vor große Probleme, sollten sie in der Blacklist eines E-Mail-Clients erfasst sein. Newsletter-Empfänger dagegen müssen nichts Schlimmes befürchten, wenn Sie vom Versender geblacklistet werden.

Wie Sie bereits herauslesen können, gibt es im E-Mail-Marketing zwei verschiedene Arten von Blacklists, die für Sie als Newsletter-Absender eine Rolle spielen können: 

Blacklists für Newsletter-Versender

Im E-Mail-Versand allgemein gibt es Blacklists, auf denen E-Mail-Adressen, Server oder Domains von Absendern gelistet sind, von welchen ein E-Mail-Provider generell keine Nachrichten mehr annimmt und diese auch nicht an den Empfänger zustellt.

Der Grund hierfür ist, dass E-Mail-Empfänger immer mehr unerwünschte Spamnachrichten erhalten. Um die Empfänger davor zu schützen, werden alle eingehenden E-Mails von einem speziellen Spamfilter des E-Mail-Programms geprüft. Stuft dieser die Mails eines Absenders als Spam ein, kann es sein, dass die Absenderadresse bzw. Domain auf der Blacklist des E-Mail-Programms landet. Ab diesem Zeitpunkt lehnt der E-Mail-Client automatisch alle E-Mails ab, die von dieser Adresse oder Domain aus versendet werden.

Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie als Absender auf eine gute Versandreputation achten. Das erreichen Sie unter anderem durch die richtige Pflege Ihrer Empfängerliste, relevante Newsletter-Inhalte und den ausschließlichen Versand an Interessenten und Kunden. Der Kauf von E-Mail-Adressen für Ihren Newsletter kann Ihrer Reputation als seriöser Versender dagegen enorm schaden. Auch der Versand über ein whitegelistetes Newsletter-Programm hilft Ihnen dabei, einen Eintrag auf einer Blacklist zu umgehen.

Blacklists für Newsletter-Empfänger

Auch Abonnenten eines Newsletters können auf Anlass des Versenders auf einer Blacklist landen: Wenn Sie als Absender ein spezielles Newsletter-Tool wie rapidmail für den Versand Ihres Newsletters verwenden, haben Sie darüber die Möglichkeit, eine Blacklist für ausgewählte Empfänger anzulegen und dieser bei Bedarf weitere Empfänger hinzuzufügen.

Auf Ihrer Blacklist können Sie so E-Mail-Adressen oder Domains sammeln, die Sie in Zukunft auf keinen Fall mit einem Ihrer Newsletter anschreiben möchten. Dabei wirkt die Blacklist listenübergreifend: Sobald ein Empfänger in Ihrer Blacklist vermerkt ist, erhält er keinen Ihrer Newsletter mehr, auch wenn er z. B. beim Import einer neuen Empfängerliste darin als aktiver Empfänger verzeichnet ist. Alle geblacklisteten Empfänger werden vor dem Versand also automatisch herausgefiltert und erhalten Ihren Newsletter nicht.

Blacklist für Newsletter-Empfänger
Alle E-Mail-Adressen und Domains von Empfängern, die Sie als Absender in Ihrer Blacklist gespeichert haben, werden automatisch vom Versand Ihres Newsletters ausgeschlossen.

2. Wann sollte man Empfänger auf die Newsletter-Blacklist setzen?

Neben der Blacklisting-Option gibt es auch die Möglichkeit, Empfänger einfach aus der Empfängerliste abzumelden. Warum und wann sollte man sie zusätzlich auf die Blacklist setzen?

Die Option, Abonnenten-Adressen bzw. Domains zu blacklisten, ist sicherer und zuverlässiger, wenn Sie als Absender gewährleisten möchten (und aus rechtlicher Sicht sogar müssen), dass keine Empfänger gegen ihren Wunsch angeschrieben werden. Vor allem, wenn Sie mit mehreren Empfängerlisten arbeiten oder regelmäßig neue Empfängerlisten für den Versand anlegen, können Sie durch Blacklist-Einträge vermeiden, dass ein bereits abgemeldeter Abonnent trotzdem „unabsichtlich” angeschrieben wird, wenn seine E-Mail-Adresse auch in anderen Listen aktiv ist.

So sind Sie nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern stellen gleichzeitig sicher, dass nur Empfänger den Newsletter erhalten, die dies auch möchten, Interesse haben und ihn deshalb öffnen und lesen. Das heißt, durch das regelmäßige „Ausmisten” der Empfängerliste und das Eintragen der entsprechenden Mailadressen in die Blacklist steigert sich auf lange Sicht auch die Öffnungsrate Ihrer Mailings. Auch die Interaktionen Ihrer Empfänger mit Ihrem Newsletter nehmen zu: Eine höhere Rate für Klicks auf eingebaute Links und Call-to-Action Buttons signalisieren Spamfiltern, dass Sie relevante Inhalte versenden. Dadurch wird Ihre Reputation als seriöser Newsletter-Versender gestärkt.

In folgenden Fällen ist es sinnvoll, einen Empfänger auf die Blacklist zu setzen:

  • Ein Empfänger soll von Anfang an vom Versand ausgeschlossen werden:
    Wenn Sie vor dem Versand Ihres Newsletters eine neue Empfängerliste in Ihrem Newsletter-System anlegen, können Sie bestimmte Empfänger bzw. Domains vor dem ersten Versand vom Erhalt des Newsletters ausschließen. Zum Beispiel können Sie so die E-Mail-Adressen Ihrer Mitbewerber herausfiltern, wenn Sie vermeiden möchten, dass diese Inhalte kopieren oder sich davon für eigene Projekte inspirieren lassen.
  • Ein Empfänger meldet sich vom Newsletter ab:
    Wenn sich ein Empfänger über den Abmeldelink in Ihrem Mailing vom Newsletter abmeldet, sollte ihm bewusst sein, dass er sich nur aus dieser einen Empfängerliste A abmeldet. Das heißt, wenn Sie an weitere Empfängerlisten B und C, in denen er noch aktiv ist, Newsletter schicken, z. B. zu unterschiedlichen Themenbereichen oder von verschiedenen Marken aus, würde er diese Newsletter trotz Abmeldung aus Empfängerliste A weiterhin erhalten.
    Wurde Ihrem Empfänger dies nicht so kommuniziert, sollten Sie die Empfänger-Adresse besser auf Ihre Blacklist setzen um zu vermeiden, dass Sie ihn gegen seinen Willen weiter anschreiben. Hierfür gibt es auch die Funktion des automatisierten, listenübergreifenden Blacklistings bei Abmeldung aus einer Empfängerliste. Ist dem Empfänger dagegen bewusst, dass er sich bei der Abmeldung z. B. nur von Ihrem Newsletter zum Thema „E-Mail-Marketing” abmeldet, nicht aber von Ihrem Newsletter zum Thema „Social Media Marketing”, sollte hier kein Blacklist-Eintrag vorgenommen werden.
  • Ein Empfänger beschwert sich über den Erhalt von Spammails von Ihrer Firma:
    Es kommt vor, dass Empfänger vergessen, dass sie sich irgendwann auf eigenen Wunsch für Ihren Newsletter angemeldet haben. Später haben sie dann häufig den Eindruck, unerwünschte Werbemails vom Versand-Unternehmen zu erhalten. Das hat manchmal zur Folge, dass sie sich z. B. per Mail beim Absender über den Erhalt des (ihrer Ansicht nach Spam-)Newsletters beschweren. In solchen Fällen ist es ein Blacklist-Eintrag der Empfängeradresse die einfachste Lösung. Bestätigen Sie dem (ehemaligen) Abonnenten danach, dass Sie ihn aus dem Verteiler genommen haben.
  • Ein Empfänger markiert Ihren Newsletter als Spam:
    Ein ähnlicher Fall liegt vor, wenn Sie bei der Auswertung Ihres Newsletters feststellen, dass ein Empfänger Ihr Mailing als Spam markiert hat. Dies kommt tatsächlich häufiger vor als gedacht, auch wenn die Spam-Einstufung meistens unberechtigt ist. Viele Empfänger markieren ihre E-Mails anscheinend lieber als Spam, anstatt sich über den Klick auf den Abmeldelink vom Newsletter abzumelden.
    In der rapidmail-Statistik unter „Empfängeraktivität” können Sie sich durch die Auswahl von „Unerwünscht” alle Abonnenten anzeigen lassen, die Ihren Newsletter nach dem Versand als Spam markiert haben. Ihre Empfängerliste, an die Sie Ihre E-Mail versendet haben, wird dann je nach Reaktion der Empfänger automatisch aktualisiert. Jedem Empfänger wird dabei ein bestimmter Status zugewiesen, in diesem Fall der Status „Unerwünscht”, für alle Abonnenten, die Ihren versendeten  Newsletter als Spammail eingestuft haben. Alle Empfänger mit diesem Status werden für den weiteren Versand an diese Liste wie abgemeldete Abonnenten behandelt und erhalten Ihren Newsletter in Zukunft nicht mehr.
Spam-Markierung durch Newsletter-Empfänger
In der Empfängerliste sehen Sie durch Filterung nach „Unerwünscht” auf einen Blick, welche Versender Ihren Newsletter als Spam markiert haben. Diese Empfänger sollten Sie in die Blacklist aufnehmen.

Die Empfänger mit „Unerwünscht”-Status sollten Sie dann zusätzlich in Ihre Blacklist aufnehmen, um zu vermeiden, dass Sie sie in Zukunft unbeabsichtigt noch einmal anschreiben. Dadurch umgehen Sie weitere (unberechtigte) Spam-Markierungen für Ihren Newsletter und dadurch eine Gefährdung Ihrer guten Versandreputation.


3. Wie kann ich Empfänger mit rapidmail blacklisten?

Mit rapidmail können Sie als Newsletter-Versender über verschiedene Wege Empfänger in Ihre Blacklist aufnehmen.

  • Manueller Eintrag einer E-Mail-Adresse oder Domain:
    Sie können einzelne Mailadressen oder Domains manuell in Ihre Blacklist aufnehmen, z. B.  wenn Ihnen ein Abonnent per Mail mitteilt, dass er in Zukunft keine Newsletter von Ihrer Firma mehr erhalten möchte.
    Dabei ist es möglich, nicht nur einzelne E-Mail-Adressen zu blacklisten (z. B. beispieladresse@firma-xyz.de), sondern auch ganze Domains (z. B. @firma-xyz.de). Außerdem können Sie sogenannte „Wildcards”, d. h. bestimmte Begriffe (z. B. *spam*), auf die Blacklist setzen. Hier werden dann alle Empfänger-Adressen vom Versand ausgeschlossen, die den vermerkten Begriff enthalten. Wie genau Sie dafür vorgehen müssen, erfahren Sie auch in unserem Video-Tutorial zur Blacklist-Verwaltung.
  • Beim Anlegen einer neuen Empfängerliste: Blacklist-Eintrag bei Abmeldung vom Newsletter
    Wenn Sie mit rapidmail eine neue Empfängerliste anlegen, können Sie für diese einstellen, dass alle E-Mail-Adressen von Empfängern, die sich über den Abmeldelink im Newsletter abmelden, automatisch in die Blacklist eingetragen werden sollen.
Blacklist-Einstellung beim Import neuer Empfänger
Wählen Sie beim Anlegen neuer Empfängerlisten diese Einstellung aus, werden alle Abonnenten, die sich über den Abmeldelink in Ihrem Newsletter abmelden, automatisch auf die Blacklist gesetzt.

Aber auch zu einem späteren Zeitpunkt können Sie für alle Empfängerlisten in den Einstellungen nachträglich auswählen, dass zukünftig alle Abmeldungen aus der Liste automatisch in Ihre Blacklist übernommen werden sollen.

  • Innerhalb einer Empfängerliste: von zukünftigen Mailings ausschließen
    Auch innerhalb Ihrer Empfängerlisten können Sie die gewünschten E-Mail-Adressen auswählen und diese durch Auswahl der Option „Von zukünftigen Mailings ausschließen (Blacklist)” auf die Blacklist setzen. Die betroffenen Abonnenten bleiben dabei weiterhin als aktive Empfänger in Ihrer Liste enthalten, werden aber in Zukunft beim Versand Ihrer Newsletter nicht mehr berücksichtigt, da sie vorher durch den Blacklist-Eintrag herausgefiltert werden.

Übrigens: Wenn Sie Ihr System über unsere API mit rapidmail verknüpft haben, können Sie auch darüber E-Mail-Adressen auf Ihre Blacklist setzen lassen.

  • Beim DSGVO-konformen Löschen von Empfängern aus der Empfängerliste:
    Wenn Sie einen einzelnen Empfänger innerhalb einer Empfängerliste von dieser abmelden (durch Klick auf das Briefumschlag-Symbol mit dem Minus neben der Empfänger-Adresse), können Sie anschließend im Pop-up Fenster auswählen, ob der Empfänger aus der Liste abgemeldet oder DSGVO-konform aus allen Listen gelöscht werden soll. Soll er Abonnent DSGVO-konform gelöscht werden, haben Sie die Möglichkeit, seine E-Mail-Adresse gleichzeitig in Ihre Blacklist eintragen zu lassen:
Empfänger DSGVO-konform löschen und in die Blacklist aufnehmen

4. Lassen sich Blacklist-Einträge auch wieder rückgängig machen?

Manchmal kommt es vor, dass sich Empfänger vom Newsletter abmelden, dies aber nach einiger Zeit bereuen. Oft erhält der Newsletter-Absender dann eine Mail mit der Bitte, die Empfängeradresse wieder in den Verteiler aufzunehmen. Natürlich können Sie in einem solchen Fall die entsprechende E-Mail-Adresse wieder ganz einfach aus Ihrer Blacklist löschen.

Auch wenn Sie bestimmte Empfänger nur einmalig vom Versand Ihres Newsletters ausschließen möchten, können Sie diese dafür vorübergehend auf die Blacklist setzen. Dadurch bleiben sie zwar in Ihrer Empfängerliste als aktive Empfänger gelistet, werden vor dem Versand aber durch den Blacklist-Eintrag herausgefiltert und erhalten den Newsletter nicht. Haben Sie Ihren Newsletter dann an die eingegrenzte Empfängergruppe versendet, können Sie die geblacklisteten Abonnenten wieder aus der Blacklist löschen. Die Filterung wird so beim nächsten Versand aufgehoben – da die entsprechenden E-Mail-Adressen ja nicht mehr auf der Blacklist stehen – und Ihr Newsletter wird wie gewohnt an alle aktiven Empfänger versendet.


Starten Sie jetzt kostenlos mit rapidmail

Sie können innerhalb weniger Sekunden ein kostenloses Konto erstellen und einfach loslegen.