Was sind Integrationen für Newsletter-Tools und welche Vorteile haben sie?

Newsletter-Integrationen

Die meisten Newsletter-Tools bieten spezielle Integrationen wie Plugins oder eine API an, mit denen sich das Websystem des Versenders direkt mit dem Newsletter-Tool verknüpfen lässt. Hört sich erst mal gut an. Aber was kann man sich konkret unter einer „Integration für ein Newsletter-Tool” vorstellen? Und welche Vorteile hat eine solche Anbindung für Versender? Hier kommt unsere Erklärung anhand der verschiedenen rapidmail Integrationen – ohne kompliziertes Fachlatein!



1. Was sind Integrationen für Newsletter-Tools?

Technisch ausgedrückt lassen sich mithilfe von Integrationen zwei unabhängige Softwares über eine Schnittstelle verbinden. Ziel der Schnittstelle wäre in dem Fall, den Aufwand beim Erstellen und Versenden der Newsletter so gering wie möglich zu halten. Aber mal Hand aufs Herz, als IT-Laie kann man sich unter solchen Aussagen nicht wirklich etwas vorstellen. Deshalb schauen wir uns das Ganze lieber anhand von konkreten Beispielen an!

1.1. Plugins

Nehmen wir an, wir haben einen kleinen Online-Shop, in dem wir Schuhe verkaufen. Dafür nutzen wir das Online-Shopsystem Shopware. Um unseren Kunden trendige Schuhmodelle aus den neuen Kollektionen vorzustellen, versenden wir regelmäßig einen Newsletter mithilfe eines speziellen Newsletter-Tools. Da wäre es umständlich, wenn wir ständig jeden neuen Kunden einzeln in unsere Empfängerliste im Newsletter-Konto hinzufügen müssten. Zum Glück kann ein Plugin die mühsame Arbeit für uns übernehmen!

Plugins sind kleine Software-Helfer, die ein System oder Programm um zusätzliche Funktionen erweitern. In dem Fall erweitern die Shop-Plugins unseren Onlineshop um die Funktion, dass dieser gespeicherte Kunden- und Produktdaten automatisch an unser Konto des Newsletter-Tools weiterleitet.

Mit dem Shopware-Plugin können wir also unseren Onlineshop für Schuhe mit dem Newsletter-Tool unserer Wahl verknüpfen. Jedes Mal, wenn ein neuer Kunde Schuhe im Shop kauft und dabei dem Erhalt unseres Newsletters zustimmt, oder wenn sich ein Website-Besucher über ein Formular für unseren Newsletter anmeldet, wird die neue E-Mail-Adresse automatisch in unsere Empfängerliste im Newsletter-Tool übertragen. Wir müssen also nicht mehr ständig prüfen, welche Mailadressen vor dem nächsten Versand noch in die Liste eingetragen werden müssen, sondern können unsere Newsletter ganz entspannt an alle aktuellen Abonnenten versenden.

Über das Plugin können wir außerdem in bestimmten Newsletter-Editoren wie z. B. rapidmail die entsprechenden Schuhe mit Beschreibung, Foto und Preisangabe mit nur einem Klick direkt in unseren Newsletter einfügen. Dazu brauchen wir nur die Anfangsbuchstaben des Produktnamens oder die Produktnummer in die Produktsuche einzugeben und das passende Produkt aus der Liste auswählen.

1.2. API (application programming interface)

Aber auch Firmen, die ein weniger geläufiges oder gar kein Online-Shopsystem für den Produktverkauf nutzen bzw. die keinen Onlineshop haben, können eine Integration für das Newsletter-Tool ihrer Wahl sinnvoll nutzen.

Die meisten Newsletter-Tools bieten eine sogenannte API an. Über diese kann ein Entwickler Ihres Unternehmens z. B. die Empfängerlisten oder die Auswertungen der Newsletter in das firmeninterne System einbinden, das Sie für die Verwaltung Ihrer Projekte nutzen. So brauchen sich die zuständigen Mitarbeiter nicht jedes Mal alle einzeln in das Konto des Newsletter-Tools einloggen um nachzusehen, wie erfolgreich der letzte Newsletter war, sondern können die Auswertung im internen System einsehen.

Damit Sie das Prinzip, das hinter dem abstrakten Begriff ‚‚API” (für ‚‚application programming interface”, auf Deutsch wörtlich ‚‚Programmierschnittstelle”) steckt, besser nachvollziehen können, kommt hier erst einmal ein simples Beispiel aus dem Alltag:

Max hat eine Waschmaschine bei sich zuhause herumstehen. Wenn er seine Wäsche waschen will, bringt es nichts, dass er sich vor die Waschmaschine stellt und sagt ‚‚Hier, wasch mal bitte meine Wäsche”. Er muss dafür die verschiedenen Knöpfe an der Waschmaschine betätigen, um ihr zu signalisieren, dass und wie die Maschine die Wäsche waschen soll, z. B. ‚‚Schonwaschgang bei 30°C”. Das heißt, die Knöpfe und Anzeigen auf der Waschmaschine haben hier die Rolle der Schnittstelle (API) zwischen den beiden Systemen Max und Waschmaschine. Sie ermöglichen den Austausch von Informationen in beide Richtungen. Denn ohne die Knöpfe wüsste Max auch nicht, was die Maschine mit der Wäsche macht und ob er sie überhaupt in die Maschine geben kann. Schließlich könnte die Maschine generell so gebaut sein, dass sie alles auf 90°C wäscht. Mithilfe der Knopfbeschriftungen signalisert die Waschmaschine aber, welche Optionen möglich sind. Das heißt, die Anzeigeknöpfe funktionieren sozusagen als API und ermöglichen einen Daten- und Informationsaustausch zwischen den zwei Systemen Max und Waschmaschine.

Auch rapidmail bietet eine API an, die nach dem gleichen Prinzip funktioniert. Sie vermittelt zwischen unserem Newsletter-Tool und z. B. Ihrem Onlineshop oder Ihrem Websystem, das Sie zum Verwalten Ihrer Projekte nutzen:

rapidmail ist wie die Waschmaschine aus dem Beispiel ein geschlossenes System, das viele Vorgänge und Informationen beinhaltet, wie z. B. Daten und Newsletter aller Kunden oder technische Vorgänge, die den Versand der Mailings ermöglichen. Die meisten Daten und Abläufe sollen natürlich nicht öffentlich einsehbar sein. Über die API stellt rapidmail wie bei den Anzeigeknöpfen der Waschmaschine deshalb System-Endpunkte bereit, an denen genau die Informationen bereitliegen, die von unseren Kunden dort ‚‚abgeholt” werden können und dürfen. Zum Beispiel die Statistiken des letzten Newsletters, der von dem Kunden mit der Kunden-ID 12345 versendet wurde. Das System – in dem Beispiel das Projektmanagement-Tool des Kunden mit der ID 12345 – kann sich dann die Auswertungsdaten des Newsletters an diesem API-Endpunkt ‚‚abholen”, indem es die entsprechende Kundennummer über die API mitteilt.

Integrationen für Newsletter haben also die Rolle des virtuellen Daten-Postboten. Sie holen die relevanten Daten (z. B. Klick- und Öffnungsrate der Newsletter) aus dem Newsletter-Tool ab und bringen Sie ins firmeninterne Websystem, wo der Kunde direkt darauf zugreifen kann. Das Ganze funktioniert in beide Richtungen, das heißt, der Daten-Postbote kann genauso Daten (z. B. Produktfotos und Preise) aus dem Online-Shop oder firmeninternen Websystem abholen und sie zum Newsletter-Tool bringen, wo der Versender diese in den Newsletter einbinden kann.


2. Welche Arten von Integrationen gibt es für das rapidmail Newsletter-Tool?

Mit rapidmail stehen Ihnen als Newsletter-Versender verschiedene Integrations-Typen zur Verfügung, die es ermöglichen, Ihr eigenes Websystem mit unserem Newsletter-Tool zu verbinden.

2.1. rapidmail API

Alle unsere Kunden können Ihr System über die rapidmail API mit unserem Tool verbinden. Wir stellen also einen virtuellen Daten-Postboten zur Verfügung, der nach der Einrichtung durch einen Ihrer Entwickler Daten aus Ihrem rapidmail-Konto und Daten aus Ihrem Web-System hin und her transportiert.

Das können zum Beispiel Ihre versendeten Newsletter inklusive Details wie gewählte Empfängerliste oder Versandzeitpunkt sein, die Sie sich in Ihrer internen Kundendatenbank anzeigen lassen möchten. Oder aber die E-Mail-Adressen aus Ihrer Kundendatenbank, die sich in Ihrer rapidmail Empfängerliste automatisch aktualisieren sollen. Mit unserer API können Sie außerdem Newsletter in Ihrem System versenden, die Auswertung und Statistiken der Mailings dort einsehen und die Blacklist systemübergreifend verwalten.

Um die Verknüpfung Ihres Systems mit unserer API einzurichten, sollten Sie einen internen oder externen Entwickler beauftragen (natürlich nur, wenn Sie selbst kein Coding-Experte sind).

2.2. Onlineshop-Plugins: Oxid, Plentymarkets, Prestashop, Shopware, Shopify, Magento

Neben der API bieten wir für unsere E-Commerce-Kunden, die die Shopsysteme Oxid, Plentymarkets, Prestashop, Shopware, Shopify oder Magento nutzen, speziell von rapidmail entwickelte Newsletter-Plugins an. Damit lassen sich Kundendaten wie E-Mail-Adressen oder Produktdaten wie Fotos, Beschreibungen und Preise von Ihrem Shop automatisch in Ihr rapidmail-Konto übertragen.

Kauft ein neuer Kunde bei Ihnen ein, wird seine E-Mail-Adresse zum Beispiel direkt in Ihre Newsletter-Empfängerliste bei rapidmail eingetragen. Eine weitere praktische Funktion ist, dass Sie beim Erstellen Ihrer Newsletter mithilfe des Plugins Produkte aus Ihrem Shop in nur einem Klick in das Mailing einbinden können:

2.3. WordPress-Plugin

rapidmail WordPress Plugin für Newsletter-Anmeldeformular

Mit dem WordPress Plugin von rapidmail können Sie Ihre WordPress-Website mit unserem Newsletter-Tool verknüpfen.

Mithilfe des Plugins können Sie ganz leicht ein Newsletter-Anmeldeformular an einer beliebigen Stelle auf Ihrer Website einbauen und so noch mehr Abonnenten gewinnen. Dabei können Sie das Anmeldeformular nach Ihren Bedürfnissen gestalten, indem Sie z. B. die Überschrift des Formulars anpassen oder die Abonnentengewinnung über Kommentare zu Ihren Website-Inhalten zulassen.

Wenn sich Ihre Website-Besucher über das Anmeldeformular für Ihren Newsletter anmelden, wird dabei automatisch das Double Opt-In Verfahren angewendet.

Das heißt, die neuen Abonnenten müssen dem Erhalt der Newsletter erst noch einmal ausdrücklich zustimmen, bevor sie in die Empfängerliste aufgenommen werden. Dafür müssen Sie auf den Link in der Bestätigungsmail klicken. Das WordPress-Plugin von rapidmail unterstützt Sie also beim rechtskonformen Versand Ihrer Newsletter!

Hier ein Überblick über die verschiedenen Funktionen des rapidmail WordPress Newsletter Plugins:

  • Double Opt-in Verfahren
  • Frei wählbare Überschrift für das Anmeldeformular
  • Auswahl einer bestehenden Empfängerliste, in der die Newsletter-Abonnenten gespeichert werden sollen
  • Einfaches Einfügen des Anmeldeformulars per Drag and Drop-Funktion
  • Alternatives Einfügen des Anmeldeformulars mit WordPress-Shortcodes
  • Abonnentengewinnung per Kommentar-Funktion
  • DSGVO-konform

2.4. Zapier Anbindung

Zapier ist ein hilfreiches Web-Tool, mit dessen Hilfe Sie Ihr Websystem ganz einfach mit unserem Newsletter-Tool verknüpfen können. Sie müssen dazu einen Account bei Zapier anlegen und dort nur die zwei Systeme, die Sie miteinander verbinden möchten, auswählen. Danach werden die entsprechenden Aktionen zwischen den beiden Systemen immer automatisiert durchgeführt. 

Die Nutzung der Zapier Anbindung ist für alle unsere Kunden sinnvoll, die möchten, dass sich ihre Empfängerliste in rapidmail automatisch aktualisiert, sobald sich ein neuer Website-Besucher für den Newsletter angemeldet hat oder ein neuer Kunde in ihrem Onlineshop einkauft. Vor allem, wenn Sie einen Onlineshop-Service nutzen, für den wir kein spezielles Plugin anbieten, oder Sie keine Personalressourcen für die Verknüpfung der Systeme über die rapidmail API haben, ist das Tool von Zapier eine gute Alternative.

Zapier-Anbindung für rapidmail Newsletter

Für die Nutzung von Zapier benötigen Sie nicht unbedingt IT-Kenntnisse. Das Tool richtet sich ja vor allem an Website-Betreiber, die Unterstützung bei der Verknüpfung von zwei Websystemen wünschen. Über die Hauptfunktion ‚‚make a zap” können Sie einfach die zwei zu verknüpfenden Systeme auswählen (vgl. Foto) und angeben, welche Funktion die Verknüpfung genau umfassen soll. Sie können das Tool auch einfach in der kostenlosen Basis-Variante testen und schauen, ob es Ihren Bedürfnissen entspricht.

Um die Verwaltung Ihrer Newsletter-Empfänger über Zapier zu automatisieren, können Sie rapidmail wie in unserer Anleitung beschrieben mit Ihrem System verbinden.


3. Was sind die Vorteile einer Anbindung an das Newsletter-Tool?

Wie Sie gesehen haben, sind Integrationen für Newsletter-Tools vor allem dazu da, um Ihnen den Newsletterversand so einfach wie möglich zu gestalten. Sie müssen nicht ständig zwischen dem eigenen System und dem Newsletter-Tool hin und her wechseln, um die Empfängerlisten zu verwalten oder Produktinfos einzeln im Tool hochzuladen. Alle Datenbankinhalte lassen sich zentral verwalten!

Auch mit einer Integration macht jedes der beiden Systeme weiterhin das, was es am besten kann. Im Falle eines Onlineshops werden dort weiterhin Ihre Produkte verkauft und Ihre Newsletter, Transaktionsmails oder Geburtstags- bzw. Willkommenmailings erstellen Sie immer noch mit dem Newsletter-Tool. 

Was sich ändert: Das Potenzial Ihrer Newsletter steigert sich um einiges! Sie können nicht nur in wenigen Klicks viele Ihrer Produkte inklusive Bild, Preis und Beschreibung in das Mailing einbauen. Die Systemanbindung unterstützt Sie auch bei einem sofortigen und umfassenden Kundendialog, unter anderem dank der automatischen Aktualisierung Ihrer Empfängerlisten und der Zeiteinsparung beim Erstellen Ihrer Newsletter.

Vor allem mit der rapidmail API gibt es vielfältige Möglichkeiten, wie Sie beide Systeme auf smarte Weise miteinander verknüpfen können. Da die Umsetzung hier aber von vielen unternehmensinternen Faktoren wie z. B. dem angebotenen Produkt, den Unternehmenszielen, und dem verfügbaren Personal abhängen, lässt sich nicht pauschal sagen, für welche Funktionen Sie die API am besten nutzen können.

Wenn mein Onlineshop eine eigene Mailing-Funktion umfasst, lohnt sich die Anbindung an ein Newsletter-Tool wie rapidmail für mich trotzdem?

Tatsächlich haben einige Systeme eigene Mailing-Features, mit denen auch Newsletter versendet werden können. Der Haken daran ist: Die Hauptfunktion Ihres Onlineshop ist es natürlich, Ihre Produkte zu verkaufen. Die E-Mail-Funktionen der Shops werden daher oft mit wenig Liebe entwickelt und instand gehalten. Spezielle Newsletter-Tools wie rapidmail konzentrieren sich dagegen auf Ihren Newsletterversand und bieten regelmäßig neue Funktionen und viel nützliches Hilfsmaterial an. Bei rapidmail stehen Ihnen neben unserer Wissensdatenbank zum Beispiel über 250 kostenlose Newsletter-Vorlagen und über 880.000 Bilder zur Verfügung, die Sie nutzen können, um die Inhalte Ihrer E-Mails aufzupeppen! Gleichzeitig kümmert sich unser rapidmail Zustell-Experte Matthias darum, dass Ihre Newsletter sicher in der Mailbox Ihrer Empfänger landen. Auch das ist bei der Mailing-Funktion der Shopsysteme oft nicht der Fall.


4. Wie kann ich mein Websystem mit meinem rapidmail-Konto verknüpfen?

Je nachdem welchen Webservice oder welches Onlineshop-System Sie nutzen, brauchen Sie die dazugehörige Integration (Onlineshop-Plugin, WordPress Plugin oder Zapier Anbindung). In unserer Hilfe-Datenbank erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, welche Einstellungen Sie in Ihrem Web-System und in Ihrem rapidmail-Konto treffen müssen, um die jeweilige Integration einzurichten.

rapidmail stellt Ihnen folgende Onlineshop-Plugins für Ihre Newsletter zur Verfügung:

Um die Verknüpfung über die rapidmail API herzustellen, kann Ihr Entwickler einen API-Zugang in Ihrem rapidmail-Konto anlegen. Alle Infos zur Einrichtung der Integration finden Sie in unserem Entwicklerbereich zur rapidmail API inklusive Erklärung der Grundlagen und genauer Dokumentation.


Will Ihr Daten-Postbote nicht so, wie Sie das gerne hätten, obwohl Sie allen Erklärungen gefolgt sind? Unser Support-Team hilft Ihnen gerne beim Einrichten Ihrer Integration weiter! Kontaktieren Sie uns einfach über unser Kontaktformular, telefonisch oder per Ticket in Ihrem Kundenkonto.


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