Newsletter-Plugins, API & Co.: Was sind Newsletter-Tool Integrationen und welche Vorteile haben sie?

Die meisten E-Mail-Marketing-Tools bieten spezielle Integrationen wie Newsletter-Plugins oder eine API an. Mit diesen lässt sich das Websystem des Versendenden, z. B. Ihr Onlineshop, direkt mit dem Newsletter-Tool verknüpfen. Hört sich gut an. Aber was kann man sich konkret unter einer „Integration für ein Newsletter-Tool” vorstellen? Und welche Vorteile hat eine solche Anbindung für Versender:innen? Wir erklären Ihnen ohne kompliziertes Fachlatein, was Newsletter-Plugins und APIs sind und wie Sie diese für Ihren Onlineshop, Ihr CRM oder Ihre Website sinnvoll nutzen können.



1. Was sind Integrationen für Newsletter-Tools?

Technisch ausgedrückt lassen sich mithilfe von Integrationen zwei unabhängige Systemen über eine Schnittstelle miteinander verbinden. Nehmen wir als Beispiel zum einen Ihr Websystem, also z. B. Ihre Website oder Ihr Onlineshop, und zum anderen das rapidmail Newsletter-Tool. Das Ziel der Schnittstelle wäre in dem Fall, den Aufwand für den Websitebetreibenden beim Erstellen und Versenden der Newsletter so gering wie möglich zu halten. Aber mal Hand aufs Herz, als IT-Laie kann man sich unter solchen Aussagen nicht wirklich etwas vorstellen. Deshalb schauen wir uns das Ganze lieber anhand von konkreten Beispielen an.

Newsletter-Plugins

Angenommen, Sie haben einen kleinen Möbel-Onlineshop und nutzen dafür das Online-Shopsystem Shopware 6. Um Ihren Kund:innen trendige Möbelstücke aus den neuen Kollektionen vorzustellen, versenden Sie regelmäßig einen Newsletter mithilfe eines professionellen Newsletter-Tools an alle Ihre Bestandskund:innen.

Das Problem: Ihre Kund:innen melden sich im Onlineshop an. Für den Newsletterversand brauchen Sie ihre E-Mail-Adresse aber im Newsletter-Tool. Es wäre sehr umständlich, jeden Kontakt einzeln in Ihre Empfängerliste im Newsletter-Konto hinzuzufügen. Zum Glück kann Ihnen an dieser Stelle ein Newsletter-Plugin für Shopware die mühsame Arbeit abnehmen!

Plugins sind also kleine Software-Helfer, die ein System oder Programm um zusätzliche Funktionen erweitern. In Ihrem Fall erweitern die Shop-Plugins Ihren Onlineshop um die Funktion, dass dieser gespeicherte Produkt- und Kundendaten automatisch an Ihr Konto des Newsletter-Tools weiterleitet.

Mit dem Shopware 6 Newsletter-Plugin haben Sie also Ihren Onlineshop mit der Newsletter-Software verknüpft. Jedes Mal, wenn von nun an neue Kund:innen ein Möbelstück im Shop kaufen und dabei dem Erhalt Ihres Newsletters zustimmen, oder wenn sich Website-Besucher:innen über ein Anmeldeformular für Ihren Newsletter anmelden, wird die neue E-Mail-Adresse automatisch in Ihre Empfängerliste in das Newsletter-Tool übertragen.

Ihr Newsletter-Verteiler pflegt sich quasi von ganz alleine: Sie müssen nicht mehr ständig prüfen, welche Mailadressen vor dem nächsten Versand noch in die Liste eingetragen werden müssen, sondern können Ihren Newsletter ganz entspannt an alle aktuellen Abonnent:innen und Kund:innen versenden.
Außerdem können Sie über das Onlineshop-Plugin z. B. im Newsletter-Editor von rapidmail die entsprechenden Produkte mit Beschreibung, Foto und Preisangabe mit nur einem Klick direkt in Ihren Newsletter einfügen. Dazu brauchen Sie nur die Anfangsbuchstaben des Produktnamens oder die Produktnummer in die Produktsuche einzugeben und das passende Produkt aus der Liste auswählen. Echt praktisch!

Haben Sie unseren Onlineshop über ein Plugin mit unserem Newsletter-Konto verbunden, können wir beim Erstellen des Newsletters einfach gewünschte Produkte im Drop-down auswählen und in die E-Mail einfügen.

API („Application Programming Interface“)

Aber auch Firmen, die ein weniger geläufiges Online-Shopsystem für den Produktverkauf nutzen bzw. keinen Onlineshop betreiben, können eine Integration für ihr Newsletter-Tool sinnvoll nutzen.

Die meisten Newsletter-Tools bieten eine sogenannte API an – so auch rapidmail. Diese können die Entwickler:innen Ihres Unternehmens nutzen: Zum Beispiel kann Ihr IT-Team die Empfängerlisten oder Newsletter-Statistiken in das firmeninterne System einbinden, das Sie für die Verwaltung Ihrer Projekte nutzen. Dadurch ist es nicht notwendig, dass sich die zuständigen Mitarbeitenden jedes Mal einzeln in Ihr Newsletter-Konto einloggen, um nachzusehen, wie erfolgreich der letzte Newsletter war. Stattdessen können die Newsletter-Auswertungen einfach im internen System eingesehen werden.

Damit Sie das Prinzip, das hinter dem abstrakten Begriff ‚‚API” (für ‚‚application programming interface”, auf Deutsch wörtlich ‚‚Programmierschnittstelle”) steckt, besser nachvollziehen können, kommt hier erst einmal ein simples Beispiel aus dem Alltag:

🧐 Schon gewusst? So funktioniert eine API:

Max hat eine Waschmaschine bei sich Zuhause herumstehen. Wenn er seine Wäsche waschen will, bringt es nichts, sich vor die Waschmaschine zu stellen und zu sagen: ‚‚Wasch bitte meine Wäsche.”. Er muss dafür die verschiedenen Knöpfe an der Waschmaschine  betätigen, um ihr zu signalisieren, dass und wie die Maschine die Wäsche waschen soll. 

Das heißt, die Knöpfe und Anzeigen auf der Waschmaschine haben hier die Rolle der Schnittstelle (API) zwischen den beiden Systemen Max und Waschmaschine. Sie ermöglichen den Austausch von Informationen in beide Richtungen 🔃. 

Denn ohne die Knöpfe wüsste Max auch nicht, was die Maschine mit der Wäsche macht und ob er sie überhaupt in die Maschine geben kann. Schließlich könnte die Maschine generell so gebaut sein, dass sie alles auf 150° C wäscht. Mithilfe der Knopf-Beschriftungen signalisiert die Waschmaschine aber, welche Optionen möglich sind.

Auch rapidmail bietet eine API an, die nach dem gleichen Prinzip funktioniert. Sie vermittelt zwischen unserem Newsletter-Tool und Ihrem Onlineshop, CRM oder  Ihrem Websystem, das Sie zum Verwalten Ihrer Projekte nutzen:

🧐 Und so funktioniert eine API für Newsletter-Marketing:

rapidmail ist wie die Waschmaschine aus dem Beispiel oben ein geschlossenes System, das viele Vorgänge und Informationen beinhaltet, wie z. B. Daten und Newsletter aller Kund:innen oder technische Vorgänge, die den Versand der Mailings ermöglichen. 

Die meisten Daten und Abläufe sollen natürlich nicht öffentlich einsehbar sein. Über die API stellt rapidmail wie bei den Anzeigeknöpfen der Waschmaschine deshalb System-Endpunkte bereit, an denen genau die Informationen bereitliegen, die von unseren Kund:innen dort ‚‚abgeholt” werden können und dürfen. Zum Beispiel die Statistiken des letzten Newsletters von dem Kunden mit der ID 12345. Das System – in dem Beispiel das Projektmanagement-Tool des Kunden mit der ID 12345 – kann sich dann die Auswertungsdaten des Newsletters an dem API-Endpunkt ‚‚abholen”, indem es die entsprechende Kundennummer über die API mitteilt.

Integrationen für Newsletter-Tools wie unsere API haben also die Rolle des virtuellen Daten-Postboten. Dieser holt die relevanten Daten (z. B. Klick- und Öffnungsrate der Newsletter) aus dem Newsletter-Tool ab und bringt sie ins firmeninterne Websystem, wo Sie als Kund:in direkt darauf zugreifen können. Das Ganze funktioniert in beide Richtungen, das heißt, der Daten-Postbote kann genauso Daten (z. B. Produktfotos und Preise) aus Ihrem Online-Shop, CRM oder dem firmeninternen Websystem abholen und sie zum Newsletter-Tool bringen, wo Sie als Versender:in die Daten in den Newsletter einbinden können.


2. Was sind die Vorteile von Integrationen wie Newsletter-Plugins oder der API?

Wie Sie gesehen haben, sind Integrationen für Newsletter-Tools vor allem dazu da, um Ihnen den Newsletterversand so einfach wie möglich zu gestalten. Sie müssen nicht ständig zwischen dem eigenen System und dem Newsletter-Tool hin und her wechseln, um die Empfängerlisten zu verwalten oder Produktinfos einzeln im Tool hochzuladen. Alle Datenbankinhalte lassen sich zentral verwalten.

Auch mit einer Integration macht jedes der beiden Systeme weiterhin das, was es am besten kann. Bei einem Onlineshop zum Beispiel werden dort weiterhin Ihre Produkte verkauft. Ihre Newsletter, Geburtstags-E-Mails bzw. Willkommens-Mailings erstellen Sie immer noch mit dem Newsletter-Tool.

Was sich ändert, sind die Prozesse in Ihrem Arbeitsalltag. Diese werden deutlich erleichtert bzw. vereinfacht. Denn Sie können nicht nur mit wenigen Klicks viele Ihrer Produkte inklusive Bild, Preis und Beschreibung in Ihre Newsletter einbauen, die Systemanbindung unterstützt Sie auch bei einem sofortigen und umfassenden Kundendialog: Unter anderem werden die Empfängerlisten automatisch aktualisiert und Sie sparen eine Menge Zeit beim Erstellen Ihrer Newsletter.

Neben der automatischen Aktualisierung Ihrer Kundendaten und der 1-Klick-Produktübernahme für Ihre Newsletter bieten Ihnen die Anbindung Ihres Onlineshops an rapidmail viele weitere Vorteile für Ihre Kundenkommunikation.

Diese Vorteile bietet Ihnen die Anbindung an rapidmail:

  • 💫 1-Klick-Design für professionelle Newsletter-Templates im eigenen Corporate Design: URL eingeben, fertig, los!
  • 📬 Einfaches Versenden von Follow-Up Mailings z. B. an Kund:innen, die den Newsletter noch nicht geöffnet haben
  • 📊 Ausführliche Mailing-Statistiken (Öffnungen, Klicks, Klickmap, Empfängeraktivität, Endgeräte, Empfängerherkunft, Abmeldungen u. v. m.)
  • 🚻 Kontakte vor dem Versand segmentieren, z. B. nach Wohnort, Geschlecht oder Aktivität
  • 💬 Kontakten Stichworte (Tags) zuweisen und in Käufer- oder Interessengruppen einteilen
  • 💻 Einfach Marketing Automations erstellen: Willkommens-Mailings, Geburtstagsgrüße, einmaliges Event-Mailing (z. B. nach einer Bestellung)
  • 💸 Mit Transaktionsmails Interessierte in Kund:innen verwandeln: zuverlässige Zustellung aller wichtigen Shop-E-Mails (z. B. Anmeldebestätigungen, Bestellbestätigungen, Passwort-vergessen-Mails u. v. m.)

Vor allem mit der rapidmail API gibt es vielfältige Möglichkeiten, wie Sie beide Systeme auf smarte Weise miteinander verknüpfen können. Da die Umsetzung hier aber von vielen unternehmensinternen Faktoren wie z. B. dem angebotenen Produkt, den Unternehmenszielen und dem verfügbaren Personal abhängt, lässt sich nicht pauschal sagen, für welche Funktionen Sie die API am besten nutzen können.

🧐 Wenn mein Onlineshop eine eigene Mailing-Funktion umfasst, lohnt sich die Anbindung an ein Newsletter-Tool wie rapidmail für mich trotzdem?

Tatsächlich haben einige Systeme eigene Mailing-Features, mit denen auch Newsletter versendet werden können. Der Haken daran ist: Die Hauptfunktion Ihres Onlineshops ist es natürlich, Ihre Produkte zu verkaufen. Die E-Mail-Funktionen der Shops werden daher oft mit wenig Liebe entwickelt und instand gehalten. Spezielle Newsletter-Tools wie rapidmail konzentrieren sich dagegen voll auf Ihren Newsletterversand und bieten regelmäßig neue Funktionen und viel nützliches Hilfsmaterial an. 

Mit rapidmail stehen Ihnen neben unserem Hilfecenter, dem Blog und einfach verständlichen Schritt-für-Schritt Newsletter-Guides auch über 250 kostenlose Newsletter-Vorlagen und über 1,5 Millionen Bilder zur Verfügung. Diese können Sie nutzen, um die Inhalte Ihrer E-Mails aufzupeppen. Gleichzeitig kümmert sich unser rapidmail Zustell-Experte Matthias darum, dass Ihre Newsletter sicher in der Mailbox Ihrer Kontakte landen – statt im Spam-Ordner. Auch das ist bei der Mailing-Funktion der Shopsysteme oft nicht der Fall.


3. Welche Arten von Newsletter-Integrationen gibt es für rapidmail?

Mit rapidmail stehen Ihnen als Newsletter-Versender:in verschiedene Integrations-Typen zur Verfügung, die es ermöglichen, Ihr eigenes Websystem mit unserem Newsletter-Tool zu verbinden.

rapidmail API

Alle unsere Kund:innen können Ihr System über die rapidmail API  mit unserem Tool verbinden. Wir stellen also einen virtuellen Daten-Postboten zur Verfügung, der nach der Einrichtung durch einen Ihrer Entwickler:innen Daten aus Ihrem rapidmail-Konto und Daten aus Ihrem Websystem hin und her transportiert.

Zum Beispiel können über die API folgende Daten und Infos ausgetauscht werden:

  • 📝 die versendeten Newsletter inklusive Details wie die gewählte Empfängerliste oder der Versandzeitpunkt, die Sie sich in Ihrer internen Kundendatenbank anzeigen lassen möchten. 
  • 👩🏽‍💻 die E-Mail-Adressen aus Ihrer Kundendatenbank, die sich in Ihrer rapidmail Newsletter-Empfängerliste automatisch aktualisieren sollen. 
  • 📊 die Auswertung und Statistiken der Mailings, die Sie in Ihrem System einsehen möchten.
  • ⚫ die Blacklist, die Sie systemübergreifend verwalten wollen.
  • 📧 Newsletter, die über Ihr System versendet werden sollen.

Um die Verknüpfung Ihres Systems mit unserer API einzurichten, sollten Sie eine:n Entwickler:in beauftragen (natürlich nur, wenn Sie selbst kein Coding-Profi sind).

Onlineshop-Plugins für Newsletter: OXID eSales, Plentymarkets, PrestaShop, Shopware, Shopify, Magento und WooCommerce

Neben der API bieten wir für unsere E-Commerce-Kund:innen, die die Onlineshop-Systeme Shopware 5 und Shopware 6, WooCommerce, Magento, Plentymarkets (REST-API) und Plentymarkets SOAP-API, OXID eSales 4, 5 und 6, PrestaShop oder Shopify nutzen, speziell von rapidmail entwickelte Newsletter-Plugins an. Damit lassen sich z. B. Kundendaten wie E-Mail-Adressen oder Produktdaten wie Fotos, Beschreibungen und Preise von Ihrem Shop automatisch in Ihr rapidmail-Konto übertragen.

Kaufen neue Kund:innen z. B. in Ihrem Onlineshop ein, wird die E-Mail-Adresse in Ihre Newsletter-Empfängerliste in Ihrem rapidmail-Konto eingetragen. Eine weitere praktische Funktion ist, dass Sie beim Erstellen Ihrer Newsletter mithilfe einiger Plugins Produkte aus Ihrem Shop mit nur einem Klick in Ihr Mailing einbinden können.

🧐 Ist der Import meiner Kundendaten aus dem Shop zu rapidmail rechtssicher?

Ja, unser Newsletter-Tool ist zu 100 % DSGVO-konform. Mit jeder verfügbaren rapidmail Integration können Sie auch nur die Kontakte anschreiben, die den rechtlichen Richtlinien entsprechend ihre Einwilligung zum Erhalt Ihres Newsletters gegeben haben. Zum Beispiel, indem sie beim Kauf die Checkbox für Ihren Newsletter aktiviert haben.

Je nach genutzter Integration trifft beim Import Ihrer Kontakte in rapidmail eine der drei folgenden Optionen zu:

  • Nur Kund:innen, die sich auch ausdrücklich zum Newsletter angemeldet haben, werden importiert.
  • Alle Kund:innen werden importiert. Davon erhalten alle, die sich explizit zum Newsletter angemeldet haben, beim Import automatisch das Stichwort „NL-Subscriber“ und können so gesondert angeschrieben werden.
  • Alle Kund:innen werden importiert. Davon werden alle, die dem Newsletter-Empfang zugestimmt haben, einem speziellen Empfänger-Segment hinzugefügt und können so gesondert angeschrieben werden.

Nutzen Sie ein System, das standardmäßig keine Newsletter Opt-in Option hat (z. B. WooCommerce)? Kein Problem, auch hier sorgt unsere Integration dafür, dass Ihren Kundinnen und Kunden im System eine Newsletter-Checkbox angezeigt wird (z. B. beim Registrieren oder auf der Bestellbestätigungsseite).

WordPress Newsletter-Plugin

Das WordPress Newsletter-Plugin, das es lange von rapidmail gab, wird derzeit nicht mehr weiterentwickelt. Denn durch den rapidmail Formular-Editor ist das WordPress-Plugin überflüssig geworden. Damit können Sie direkt in Ihrem rapidmail-Konto in nur wenigen Klicks schöne Newsletter-Formulare individuell in Ihrem Unternehmensdesign kreieren. Durch vorgefertigte Formular-Komponenten wie Eingabefelder und Texte können Sie Ihr Anmeldeformular im Handumdrehen zusammenstellen und beliebig anpassen. Zudem können Sie entscheiden, ob Ihr Formular auf Ihrer Website auffällig als Pop-up angezeigt werden soll oder es z. B. diskret in den Website-Footer einbinden. Schließlich haben Sie die Möglichkeit, aus verschiedenen Einbaucode-Varianten (Iframe, HTML-Code, QR-Code oder ULR) auszuwählen, wie Sie das Anmeldeformular für Ihren Newsletter in Ihre WordPress-Seite einbinden möchten. 

Mit dem rapidmail Formular-Editor können Sie mit wenigen Klicks ein ansprechendes Newsletter-Anmeldeformular in Ihrem Unternehmensdesign erstellen und diese flexibel in Ihre WordPress-Seite einbinden – ganz ohne IT-Team!

Wenn sich Ihre Website-Besucher:innen über das rapidmail Anmeldeformular für Ihren Newsletter anmelden, wird dabei automatisch das Double Opt-In Verfahren angewendet.

4. Wie verbinde ich mein Websystem über eine Newsletter-Integration mit meinem rapidmail Konto?

Mit rapidmail können Sie Ihren Shop ganz einfach und ohne technische Vorkenntnisse mit einem Plugin an unser Newsletter-System anbinden. Je nachdem, welchen Webservice oder welches Onlineshop-System Sie nutzen, brauchen Sie die dazugehörige Integration (Onlineshop-Plugin oder WordPress Plugin). In unserem Hilfecenter erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, welche Einstellungen Sie in Ihrem Websystem und in Ihrem rapidmail-Konto treffen müssen, um die jeweilige Integration einzurichten.

Hier nochmal ein Überblick über die verfügbaren Newsletter-Plugins bei rapidmail:

Mit den Onlineshop-Plugins von rapidmail können Sie Ihren Shop auch ohne IT-Kenntnisse ganz einfach mit unserem Newsletter-Tool verbinden. In diesem Beispiel handelt es sich um einen Shopware-Shop.

Um die Verknüpfung über die rapidmail API herzustellen, können Ihre Entwickler:innen einen API-Zugang in Ihrem rapidmail-Konto anlegen. Alle Infos zur Einrichtung der Integration finden Sie in unserem Entwicklerbereich zur rapidmail API inklusive Erklärung der Grundlagen und genauer Dokumentation.

Will Ihr Daten-Postbote nicht so, wie Sie das gerne hätten, obwohl Sie allen Erklärungen gefolgt sind?
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