Datenschutz im Newsletter-Marketing: Alle wichtigen Richtlinien im Überblick
E-Mail-Marketing ohne personenbezogene Daten ist nicht möglich: Wer einen Newsletter versenden möchte, erhebt und verarbeitet zwangsläufig E-Mail-Adressen und Einwilligungen. Datenschutz im Newsletter-Marketing ist daher essenziell und bildet die Grundlage für rechtssicheren und vertrauenswürdigen Kundenkontakt. Damit Sie Ihren Newsletter datenschutzkonform versenden und alle gesetzlichen Vorgaben einhalten, ist es wichtig, sich frühzeitig mit den Datenschutzrichtlinien für Newsletter auseinanderzusetzen. Gemeinsam mit dem Datenschutz-Jurist Nils Möllers von Keyed zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt und ohne kompliziertes Fachlatein, wie datenschutzkonformes E-Mail-Marketing in der Praxis gelingt.
🥜 In a nutshell: Das Wichtigste zu Datenschutz und Newsletter
Datenschutz im Newsletter-Marketing einfach erklärt: In diesem Guide erfahren Sie Schritt für Schritt, welche Datenschutzrichtlinien Sie für Ihren Newsletterversand berücksichtigen müssen und wie Sie die Vorgaben einfach einhalten können – auch ohne juristisches Vorwissen.
Alle Datenschutz-Vorgaben für Newsletter im Überblick:
- 🔒 Einwilligung: Newsletter dürfen grundsätzlich nur mit vorheriger, freiwilliger und nachweisbarer Einwilligung versendet werden (z. B. per Double-Opt-in).
- 🔒 Transparenz: Interessent:innen müssen bereits bei der Anmeldung klar darüber informiert werden, was mit ihren Daten geschieht (Datenschutzerklärung).
- 🔒 Tracking: Das Klick- und Nutzungsverhalten darf nur ausgewertet werden, wenn eine entsprechende Einwilligung vorliegt und transparent darüber informiert wird.
- 🔒 Datenminimierung: Im Anmeldeformular darf die E-Mail-Adresse das einzige Pflichtfeld sein. Weitere Angaben sind nur freiwillig zulässig.
- 🔒 Kopplungsverbot: Gewinnspiele, E-Books oder andere Incentives dürfen nicht automatisch an eine Newsletter-Anmeldung gekoppelt werden.
- 🔒 Tool-Auswahl: Bei Nutzung externer Newsletter-Software ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich und ein EU-Serverstandort ratsam.
- 🔒 Erreichbarkeit: Auf Noreply-Absenderadressen sollte verzichtet werden, um die Ausübung von Datenschutzrechten nicht zu erschweren.
- 🔒 Abmeldung: Abonnent:innen müssen sich jederzeit einfach vom Newsletter abmelden können – ein Abmeldelink ist Best Practice.
- 🔒 Löschung: Neben der Abmeldung haben Kontakte das Recht auf vollständige Löschung ihrer personenbezogenen Daten („Recht auf Vergessenwerden“).
👀 Schon gewusst? Mit rapidmail versenden Sie Newsletter zu 100 % datenschutzkonform – inklusive Double-Opt-in, automatischem Abmeldelink, AV-Vertrag und Serverstandorten ausschließlich in Deutschland.
1. Datenschutz bei Newslettern: Darum ist er unverzichtbar
Egal, ob Sie Ihren Newsletter an Bestandskund:innen, Vereinsmitglieder oder Abonnent:innen versenden, die sich über ein Formular auf Ihrer Website angemeldet haben: Newsletterversand bedeutet immer die Verarbeitung personenbezogener Daten. Denn bereits die E-Mail-Adresse gilt nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als personenbezogenes Datum – ebenso wie Anmeldezeitpunkte, IP-Adressen oder Einwilligungsnachweise.
Umso wichtiger ist es, dass Sie sich frühzeitig mit dem Thema Datenschutz bei Newslettern und den rechtlichen Grundlagen im E-Mail-Marketing auseinandersetzen. Die seit 2018 geltende DSGVO enthält verbindliche Vorgaben für die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung dieser Daten – und betrifft damit unmittelbar den Newsletterversand.
Wer diese Vorgaben nicht einhält, riskiert Abmahnungen, behördliche Maßnahmen und empfindliche Bußgelder. Datenschutz ist im Newsletter-Marketing daher kein optionales Extra, sondern eine zwingende Voraussetzung für rechtssicheres Arbeiten.
Personenbezogene Daten müssen a) auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden („Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“); b) für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden („Zweckbindung“); c) dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“).
Art. 5 Abs. 1 DSGVO
Keine Sorge, für datenschutzkonformes E-Mail-Marketing müssen Sie die DSGVO nicht auswendig können und jeden Satz daraus verstehen. Dafür gibt es ja diesen Guide hier, in dem wir Ihnen alle wichtigen Vorgaben einfach, verständlich und Schritt für Schritt erklären – mit konkreten Beispielen aus der Praxis, damit Sie kinderleicht Ihren Newsletterversand rechtssicher umsetzen können.
Datenschutz und Newsletter-Tools: Worauf Sie heute achten müssen
Spätestens seit der Nichtigerklärung des EU-US-Privacy-Shields (Schrems-II-Urteil, 2020) steht auch die Auswahl des Newsletter-Tools verstärkt im Fokus der Datenschutzaufsichtsbehörden. Hintergrund: Die Übermittlung personenbezogener Daten in sogenannte Drittländer – insbesondere in die USA – ist nur unter strengen Voraussetzungen zulässig.
Für Sie als Newsletter-Versender:in bedeutet das:
- 🔎 Prüfen Sie genau, wo Ihre Kontaktdaten gespeichert werden
- 🇪🇺 Bevorzugen Sie Serverstandorte innerhalb der EU mit einheitlichen Datenschutzniveau
- 🤝 Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Ihrem Newsletter-Anbieter ab
Seit Juli 2023 gibt es zwar wieder einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für die USA (EU-US Data Privacy Framework). Dadurch können US-Newsletter-Tools unter bestimmten Voraussetzungen datenschutzrechtlich zulässig eingesetzt werden – etwa dann, wenn sich der Anbieter dem Framework angeschlossen hat und alle weiteren DSGVO-Anforderungen erfüllt sind.
Der Angemessenheitsbeschluss gilt jedoch nicht automatisch für alle US-Anbieter, und die rechtliche Bewertung bleibt im Einzelfall prüf- und dokumentationsintensiv.
Wie sensibel Aufsichtsbehörden in Deutschland dieses Thema bewerten, zeigt unter anderem eine Entscheidung des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht (BayLDA) aus dem Jahr 2021. Darin wurde festgestellt, dass die Datenübermittlung an das Newsletter-Tool Mailchimp, das seinen Sitz in den USA hat, unzulässig ist.
Datenschutz schützt nicht nur Empfänger:innen – sondern auch Sie
Das Ziel solcher Urteile und Datenschutzvorgaben ist natürlich nicht, Ihnen als seriöse Unternehmen und Newsletter-Versender:innen das Leben schwer zu machen. Vielmehr sollen die Datenschutz-Richtlinien für E-Mail-Marketing dafür sorgen, dass
- 🛡️ die Sicherheit und Privatsphäre Ihrer Kontakte geschützt wird
- 🚓 Spam-Versender:innen der Datenmissbrauch erschwert wird
- 💌 Unternehmen seriöse Newsletter-Werbung betreiben können, die von Interessent:innen gewünscht und genutzt wird
Richtig umgesetzt, wirkt sich Datenschutz sogar positiv auf Ihr E-Mail-Marketing aus: Er stärkt das Vertrauen in Ihre Marke, verbessert die Akzeptanz Ihrer Newsletter und trägt dazu bei, dass E-Mail-Marketing als seriöser, erwünschter Kommunikationskanal wahrgenommen wird.
Datenschutz ist damit nicht nur Pflicht, sondern eine echte Chance, Ihr Newsletter-Marketing nachhaltig und professionell aufzustellen.
👀 Schon gewusst?
Datenschutzvorgaben für den Newsletterversand gelten nicht nur im kommerziellen Kontext (wie z. B. für Onlineshops). Die datenschutzrechtlichen Richtlinien gelten genauso für Vereine, wohltätige Non-Profit-Organisationen, Verlage oder Privatpersonen. Überall da, wo mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, kommt die Datenschutz-Grundverordnung ins Spiel.
2. Datenschutzrichtlinien im Newsletter-Marketing: Diese Vorgaben müssen Sie einhalten
Für den Versand von Newslettern gelten klare datenschutzrechtliche Vorgaben, die für alle Unternehmen, Vereine und Organisationen verbindlich sind – unabhängig von Branche oder Größe.
Die folgenden Datenschutzrichtlinien bilden die Grundlage für datenschutzkonformes Newsletter-Marketing. Sie betreffen unter anderem die rechtssichere Anmeldung, den Versand, die Auswertung sowie den Umgang mit Kontaktdaten.
Je nach Geschäftsmodell, Zielgruppe oder eingesetztem Newsletter-Tool können für Sie darüber hinaus weitere datenschutzrechtliche Anforderungen relevant sein. Um auf der sicheren Seite zu sein, empfehlen wir Ihnen daher, sich an Ihre interne oder externe Datenschutz-Beratung zu wenden.
👀 Schon gesehen?
In ihrem Video erklären Datenschutz-Jurist Nils Möllers von Keyed und rapidmail Content-Managerin Wiebke alle Richtlinien für den datenschutzkonformen Newsletterversand für Sie. Film ab! 🎥
Video-Transkript öffnen
Kapitel 1: Intro
Wiebke: DSGVO klingt kompliziert? Heute machen wir’s einfach. Gemeinsam mit dem Datenschutzexperten Nils Möllers von Keyed zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Newsletter DSGVO-konform versendest – leicht verständlich und direkt umsetzbar.
Kapitel 2: Warum ist es so wichtig, dass Newsletter DSGVO-konform sind?
Nils: Der Schutz von personenbezogenen Daten ist sehr wichtig und wer als Unternehmen den Schutz nicht sehr ernst nimmt, der muss eben Strafen, Schadensersatzzahlungen oder im schlimmsten Fall den Vertrauensverlust seiner Kunden befürchten. Die DSGVO ist dabei immer dann anwendbar, wenn wir personenbezogene Daten verarbeiten. Personenbezogene Daten sind all die Daten, die es ermöglichen, eine Person zu identifizieren. In diesem Kontext die E-Mail-Adresse, der Vor- und der Nachname. Aber keine Sorge und gute Neuigkeiten, mit ein paar Grundregeln kannst du dich vor diesen Risiken schützen. Mein Name ist Nils Möllers, ich bin Gründer von Keyed und wir sind ein Team von Juristen, welche das Thema Datenschutz ganzheitlich extern für Unternehmen abnimmt, unter anderem für rapidmail.
Kapitel 3: Die wichtigsten Basics: Einwilligung & DOI
Wiebke: Dann starten wir jetzt direkt mit der wichtigsten Voraussetzung für rechtskonformes Newsletter-Marketing, der Einwilligung:
Nils: Die DSGVO ist zu Verstehen wie ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das bedeutet, per se dürfen gar keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, es sei denn, ihr habt eine geeignete Rechtsgrundlage. Im übertragenen Sinne auf den Newsletterversand bedeutet das, ohne Einwilligung, keine Newsletter - zumindest in den meisten Fällen. Es gibt auch Ausnahmen in der Kommunikation mit Bestandskunden, wenn bestehende Verträge zwischen Unternehmen und Betroffenen bestehen, aber das sind Sonderfälle, die betrachten wir hier nicht. Die Einwilligung muss dabei immer freiwillig, informiert und vor allem eindeutig sein. Das ist ganz wichtig, weil wenn die Wirksamkeit einer Einwilligung gefährdet ist, kann das oft zum Ergebnis kommen, dass die Einwilligung einfach so gewertet wird als würde es gar keine geben. In Deutschland haben wir eine besondere Situation, dass wir mit dem UWG auch die zusätzlich doppelte Einwilligung benötigen. Man kennt das unter dem Begriff Double-Opt-In. Das ist dafür geeignet um die Rechenschaftspflicht wunderbar erfüllen zu können, dass man wirklich bestätigen kann, der Inhaber einer E-Mail hat tatsächlich jetzt den Newsletter angefordert. Es kann auch dann zusätzlich keinen Zweifel daran geben, dass diese Einwilligung gegeben worden ist. Das Ganze läuft wie folgt ab: Der Nutzer trägt klassischerweise seine Daten auf der Webseite ein, danach wird eine Bestätigungs-E-Mail an den Empfänger gesendet, dieser bestätigt nach Erhalt dieser E-Mail dass er in die Verarbeitung eingewilligt hat - hier der Newsletterversand - und erst danach ist es erlaubt den Newsletter zu versenden.
Kapitel 4: Was es bei der Anmeldung sonst noch zu beachten gibt
Wiebke: Bei der Anmeldung gibt es auch noch ein paar weitere Sachen zu beachten. Wenn du deine Anmeldestrecke einrichtest, solltest du in das Anmeldeformular einen Link zur Datenschutzerklärung auf deiner Webseite einbauen. Bei rapidmail kannst du dafür ganz easy fertige Komponenten nutzen. Außerdem darf nur die E-Mail-Adresse ein Pflichtfeld in deinem Formular sein. Alle weiteren Angaben, also zum Beispiel der Name, das Geburtsdatum oder verschiedene Interessensgebiete, dürfen nur optionale Felder sein, das heißt, die Menschen dürfen nicht gezwungen werden, diese Daten anzugeben.
So, jetzt weißt du, was du bei der Anmeldung neuer Kontakte zu deinem Newsletter beachten musst. Jetzt schauen wir uns noch die Bestandteile an, die in jedem rechtskonformen Newsletter Pflicht sind.
Kapitel 5: Pflichtbestandteile des Newsletters
Nils: Um einen konformen Newsletter zu gestalten, müsst ihr drei Anforderungen erfüllen. Die erste ist ein klarer Absender und bitte keine “noreply@”-Adressen, damit eben auch bei Beschwerden oder Abmeldungen die direkte Kommunikation ermöglicht wird. Die zweite Anforderung ist ein Abmeldelink, das kennt man mittlerweile klassischerweise am Ende eines Newsletters, wo per “one-click-Abmeldung” die Abmeldung vorgenommen werden kann. Denn die Abmeldung muss genauso einfach wie die Anmeldung oder die Einwilligung erfolgen können. Da darf es eben keine unnötigen Barrieren geben. Die dritte Anforderung ist das Impressum, eine Datenschutzerklärung, die Anbieterkennzeichnung und gegebenenfalls auch Kontaktmöglichkeiten, aber diese müssen auf jeden Fall enthalten sein.
Wiebke: Neben dem Anmeldeprozess und dem Aufbau deines Newsletters gibt es auch bei der Auswahl deiner Newsletter-Software einige Faktoren zu beachten, wenn du wirklich DSGVO-konforme Newsletter versenden möchtest.
Kapitel 6: Das richtige DSGVO-konforme Newsletter-Tool wählen
Nils: Das richtige Newsletter-Tool zu finden ist sicherlich nicht einfach, noch viel schwieriger wird es, wenn man ein datenschutzkonformes Newsletter-Tool finden möchte weil einige Anbieter leider Datenschutzkonformität offerieren, sie am Ende aber nicht einhalten. Deswegen gebe ich euch vier Aspekte mit auf den Weg, damit ihr immer auf der sicheren Seite seid bei der Auswahl. Der erste Punkt ist der Auftragsverarbeitungsvertrag. Es muss immer mit dem Anbieter ein konformer Auftragsverarbeitungsvertrag kurz AVV geschlossen werden. Wenn ihr euch nicht sicher seid, ob dieser Vertragsentwurf konform ist, konsultiert bitte einen fachkundigen Datenschutzbeauftragten und dann bekommt ihr relativ schnell die Konformität bewertet. Zweiter wichtiger Aspekt ist der Speicherort. Es bietet sich immer an, mindestens eine europäische Lösung zu suchen, weil ihr euch extrem viel bürokratischen Aufwand spart. Wenn ihr Anbieter aus unsicheren Drittländern, einsetzen wollt, dann geht ihr immer zusätzliche Risiken ein. Diese müssen bewertet werden, dazu muss es Abhilfemaßnahmen geben und das kostet am Ende viel mehr Zeit und Geld als europäische Lösungen einzusetzen. Der dritte Aspekt ist, die Rechte der betroffenen Personen zu berücksichtigen. Wenn Endkunden sich an euch wenden und ‚Recht auf Vergessenwerden‘ oder ‚Recht auf Berichtigung‘ geltend machen, dann muss es möglich sein, dass aus der Newsletter-Software die Daten maschinenlesbar exportiert und natürlich gelöscht werden können oder verändert werden können. Geht das nicht, könnt ihr die Software nicht datenschutzkonform einführen. Das ist ganz wichtig. Damit seid ihr dann im Wesentlichen auf der sicheren Seite. Wenn ihr euch aber im Detail nicht sicher seid, könnt ihr externe Datenschutzbeauftragte wie Keyed welche stellt konsultieren, die helfen euch sicherlich weiter.
Kapitel 7: Typische Fehler
Wiebke: So und ganz zum Schluss gehen wir noch ein paar typische Fehler durch, die du auf jeden Fall vermeiden solltest.
Nils: In unserer täglichen Arbeit als externe Datenschutzbeauftragte sehen wir ganz typische Fehler beim Newsletterversand. Die Klassiker sind dabei gekaufte E-Mail-Listen, die für den Newsletterversand verwendet werden. Davon können wir nur dringend abraten, denn es kann nicht wirksam die Rechtmäßigkeit der Daten gewährleistet werden. Ihr wisst unter Umständen nicht, wann wurden welche Daten erhoben und wurden die wirklich so erhoben, dass dabei schon informiert worden ist, dass ihr mit diesen Daten jetzt einen Newsletter versendet. Das ist in der Regel nicht gegeben und dadurch entstehen extrem viele Haftungsfälle, von daher: Finger weg davon! Was man auch oft sieht, sind eben unvollständige Double-Opt-In-Prozesse, sodass nachher nicht wirksam nachgewiesen werden kann, dass auch eine Einwilligung erteilt worden ist und das Tracking ohne Hinweise oder ohne Einwilligung. Das hatten wir schon zu Beginn des Videos, oftmals wird vergessen, dass Newsletter-Software auch eine Erfolgsmessung beinhaltet und dafür ist natürlich ein Tracking maßgeblich. Darüber müsst ihr informieren und dazu muss eine Einwilligung eingeholt werden. Zu guter Letzt der Klassiker schlechthin: Offener Versand über CC anstatt BCC. Das hängt nicht mit Newsletter-Software zusammen, sondern das hängt damit zusammen, wenn man gar keine einsetzt. Und das ist natürlich der Supergau, wenn man gegenüber allen Empfängern alle Empfänger offenlegt. Das ist oftmals eine meldepflichtige Datenpanne und kann zu sehr empfindlichen Strafen führen. Davon ist abzuraten und daher sollte sich frühzeitig mit einer konformen Newsletter-Software beschäftigt werden.
Kapitel 8: Fazit
Wiebke: Wenn du dich an die Regeln hältst, einen klaren Abmeldeprozess mit Double-Opt-In einrichtest, alle Pflichtangaben in deinen Newsletter packst und eine konforme Software auswählst, dann bist du auf jeden Fall auf der sicheren Seite. Wir haben übrigens eine Datenschutz-Checkliste zum Abhaken vorbereitet, die kannst du kostenlos über den Link in der Videobeschreibung herunterladen und dann noch einmal ganz in Ruhe auf Nummer sicher gehen. Und wenn du das Gefühl hast, in Sachen Datenschutz noch etwas mehr Unterstützung zu benötigen, dann kannst du dich sehr gerne an das Team von Keyed wenden. Sie helfen dir gerne weiter und beraten dich lösungsorientiert. Die Kontaktmöglichkeiten findest du auch unten in der Infobox. Hast du noch Fragen oder Anmerkungen zum Datenschutz im Newsletter-Marketing? Dann schreib diese doch sehr gerne in die Kommentare. Dann können wir mit Nils auch noch eine zweite Folge aufnehmen und er beantwortet alle Fragen.
Vielen Dank fürs Zuschauen und bis zum nächsten Mal!
Folgende Punkte gilt es für DSGVO-konformes Newsletter-Marketing grundsätzlich zu berücksichtigen:
Vorgabe 1: Einwilligung der Kontakte als rechtliche Grundlage für den Newsletterversand
Das grundlegende Prinzip im Newsletter-Marketing lautet: Nur wer Newsletter und Marketing-E-Mails erhalten möchte, darf auch angeschrieben werden. Für jeden Kontakt, den Sie per Newsletter anschreiben, benötigen Sie daher grundsätzlich eine vorherige, freiwillige und ausdrückliche Einwilligung.
Damit diese Einwilligung rechtlich wirksam ist, müssen Sie sie nicht nur einholen, sondern im Zweifel auch nachweisen können. Genau diese Anforderung regelt die Datenschutz-Grundverordnung ausdrücklich:
Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.
Art. 7 Abs. 1 DSGVO
Bereits im Anmeldeformular sollte für Interessent:innen daher eindeutig erkennbar sein, dass sie Ihren Newsletter abonnieren. Wir raten dafür zum einen zu einer separaten Checkbox zur Einwilligung in die Datenverarbeitung, die verpflichtend aktiviert werden muss, um die Anmeldung abzuschließen. So stellen Sie sicher, dass die Zustimmung Ihrer Kontakte zum Newsletter-Erhalt bewusst und freiwillig erfolgt.
Die sicherste und in der Praxis empfohlene Methode, um Einwilligungen rechtssicher zu dokumentieren und im gerichtlichen Streitfall belegen zu können, ist das Double-Opt-in-Verfahren (DOI).
Dabei bestätigen neue Kontakte ihre Anmeldung in zwei Schritten („doppeltes Opt-in”):
- 🐾 1. Schritt: Eintragen der E-Mail-Adresse in Ihr Newsletter-Anmeldeformular
- 🐾 2. Schritt: Bestätigung der Anmeldung über einen Link in der Bestätigungsmail
Erst nach Klick auf den Link in der Bestätigungsmail gilt die Einwilligung Ihrer Kontakte als erteilt. Datum und Uhrzeit der Zustimmung werden z. B. bei der Nutzung von rapidmail direkt im Newsletter-Tool dokumentiert und können so im Streitfall einfach nachgewiesen werden.
👀 Schon gewusst?
Alle rapidmail Newsletter-Anmeldeformulare funktionieren automatisch mit Double-Opt-in: Neue Kontakte müssen ihre Anmeldung über das Formular immer über eine Bestätigungsmail bestätigen, bevor sie in Ihrem aktiven Newsletter-Verteiler landen.
So stellen Sie sicher, dass:
- ✅ nur echte und korrekte E-Mail-Adressen in Ihrem Verteiler landen
- ✅ jede Anmeldung freiwillig und nachvollziehbar erfolgt
- ✅ Sie die Einwilligung Ihrer Kontakte im Zweifel nachweisen können
Kurzum: Mit rapidmail sind Sie für DSGVO-konformes E-Mail-Marketing von Anfang an auf der sicheren Seite.
Ausnahmefall: Newsletterversand an B2B-Bestandskunden ohne ausdrückliche Einwilligung
Lediglich der Newsletterversand an Bestandskunden kann unter engen Voraussetzungen und ausschließlich im B2B-E-Mail-Marketing auch ohne vorherige DOI-Einwilligung zulässig sein. Diese Ausnahme ergibt sich nicht aus der DSGVO, sondern aus dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb:
Eine unzumutbare Belästigung bei einer Werbung unter Verwendung elektronischer Post nicht anzunehmen, wenn 1. ein Unternehmer im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten hat, 2. der Unternehmer die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet, 3. der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und 4. der Kunde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
UWG § 7 Abs. 3
Hier raten wir Ihnen aber dazu, vorab genau prüfen zu lassen, ob diese speziellen Bedingungen in Ihrem Fall tatsächlich erfüllt sind.
👀 Schon gewusst?
Laut einem aktuellen Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 13.11.2025 kann auch eine kostenlose Registrierung mit kommerziellem Ziel (z. B. zu einem kostenlosen Test, zu einem Webinar oder eine Tool-Registrierung) einem Kauf gleichgestellt werden. Damit kann jetzt auch eine kostenlose Registrierung statt eines abgeschlossenen Kaufs – wenn alle weiteren Voraussetzungen erfüllt sind – als Grundlage für Bestandskunden-E-Mail-Marketing im B2B-Bereich dienen.
Auf den Punkt gebracht heißt das für Sie als Versender:in: Damit Sie keine ausdrückliche Newsletter-Einwilligung benötigen, müssen alle folgenden Punkte gleichzeitig erfüllt sein:
- 🤝 B2B-Kontext: Ihr Versand erfolgt ausschließlich an geschäftliche Kunden und Kontakte.
- ☑️ Kein Widerspruch: Ihre Kontakte haben dem Erhalt von Newslettern oder Werbe-E-Mails nicht widersprochen.
- 👋 Klare Abmeldung möglich: Sie haben Ihre Kontakte darüber informiert, dass sie dem Newsletter-Empfang jederzeit widersprechen können und wie das kostenlos möglich ist.
- 👛 Nur ähnliche Angebote: Ihre Newsletter enthalten ausschließlich Werbung für ähnliche Produkte oder Services, die denselben Bedarf abdecken.
- 💌 E-Mail-Adresse selbst angegeben: Ihre Kontakte haben ihre E-Mail-Adresse beim Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung oder bei der Anmeldung zu einem kostenlosen Dienst mit kommerziellem Ziel (z. B. kostenloser Test, Tool-Registrierung, Webinar-Anmeldung, E-Book-Download) selbst angegegben.
👉 Außerdem wichtig: Nicht abgeschlossene Käufe wie Warenkorbabbrüche gelten weiterhin nicht als Grundlage für den Newsletterversand. Sie benötigen hier weiterhin die explizite und nachweisbare Einwilligung der Kontakte, damit Sie sie in Ihren Newsletter-Verteiler aufnehmen dürfen.
Gekaufte E-Mail-Adressen sind unzulässig
Unverändert gilt: Der Kauf von E-Mail-Adressen und die anschließende Nutzung für Ihren Newsletterversand verstößt gegen die Datenschutzvorgaben (Art. 6 Abs.1 DSGVO): Ohne eine wirksame Einwilligung oder eine gesetzlich zulässige Ausnahme fehlt Ihnen hier jede Rechtsgrundlage für den Versand Ihrer Marketing-E-Mails.
Neben möglichen rechtlichen Konsequenzen schaden gekaufte E-Mail-Adresslisten zusätzlich auch:
- 📭 der Zustellbarkeit Ihrer E-Mails: Gekaufte Kontakte reagieren häufig mit Spam-Meldungen oder ignorieren Ihre E-Mails komplett, was sich negativ auf Ihre Absenderreputation auswirkt.
- 📉 dem Ruf Ihrer Marke: Unerwünschte Werbemails werden als unseriös wahrgenommen und können das Vertrauen in Ihr Unternehmen nachhaltig beeinträchtigen.
- ❌ der Geschäftsbeziehung zu Ihrer Newsletter-Software: Die meisten Newsletter-Tools folgen einer Anti-Spam-Policy und bestrafen den rechtswidrigen Versand an gekaufte E-Mail-Adressen mit einer Versandsperre.
Sie merken selbst: Gekaufte Adresslisten sind weder rechtssicher noch zielführend. Nachhaltiges und erfolgreiches E-Mail-Marketing basiert immer auf freiwilligen und transparenten Newsletter-Anmeldungen.
Vorgabe 2: Bei der Newsletter-Anmeldung auf die Datenschutzerklärung hinweisen
Gehen wir aber noch einen Schritt zurück: Bevor Sie die Einwilligung neuer Abonnent:innen per Double Opt-in einholen, gibt es bei der Gestaltung der Newsletter-Anmeldestrecke Datenschutzvorgaben zu beachten. Laut DSGVO (Art. 12 ff.) müssen Sie Interessent:innen im Anmeldeformular oder spätestens in der Double Opt-in E-Mail über die Datenschutzhinweise auf Ihrer Website informieren – denn die Informationen müssen transparent, leicht zugänglich und verständlich bereitgestellt werden.
Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, so teilt der Verantwortliche der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten folgende Informationen mit: a) den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen, [...] c) die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Art. 13 Abs. 1 DSGVO
Konkret bedeutet das für die Newsletter-Anmeldung, dass Sie im Formular auf Ihre Datenschutzerklärung hinweisen sollten, in welcher klar beschrieben sein sollte, …
- ✍️ welche personenbezogenen Daten Sie für Ihr Newsletter-Marketing verarbeiten (z. B. E-Mail-Adresse und Anmeldezeitpunkt)
- 💌 zu welchem Zweck die Daten genutzt werden (z. B. monatlicher Newsletter)
- 💾 wie lange die Daten gespeichert werden
Darüber hinaus sollten Sie transparent darauf hinweisen, welche Newsletter-Software Sie für den Versand einsetzen. Wird ein externes Tool genutzt, empfehlen wir Ihnen, direkt auf dessen Datenschutzerklärung und AGB zu verlinken. So wissen Ihre Abonnent:innen genau, wer ihre Daten verarbeitet und unter welchen Bedingungen.
Mit einem gut sichtbaren Hinweis auf Ihre Datenschutzerklärung erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Datenschutzvorgaben, sondern schaffen auch Vertrauen – eine wichtige Grundlage für erfolgreiches und seriöses Newsletter-Marketing.
👀 Schon gewusst?
Mit rapidmail können Sie ganz einfach in jedes Newsletter-Anmeldeformular Datenschutzhinweise einbinden. Mit nur einem Klick fügen Sie einen gut sichtbaren Hinweis inklusive Links zu den AGB und der Datenschutzerklärung hinzu – ganz ohne technisches Vorwissen.
So stellen Sie sicher, dass sich Interessent:innen bereits bei der Anmeldung transparent informiert fühlen, alle wichtigen Datenschutzinformationen leicht zugänglich sind und Ihr Newsletter-Anmeldeformular den Datenschutzvorgaben entspricht.
Vorgabe 3: Informationen zum Link-Tracking in die Datenschutzerklärung aufnehmen
Um Ihren Abonnent:innen möglichst relevante und interessante Newsletter-Inhalte zu bieten, lohnt sich ein Blick auf die wichtigsten Newsletter-Kennzahlen. So können Sie zum Beispiel nachvollziehen, welche Links geklickt wurden oder welche Inhalte besonders gut ankommen.
Nutzen Sie rapidmail ein Newsletter-Tool, erhalten Sie durch den Einsatz von Link-Tracking nach jedem Versand automatisch eine statistische Auswertung. Dazu gehören unter anderem Informationen zum Klickverhalten der Empfänger:innen. Zusätzlich können Newsletter-Links mit weiteren Tracking-Parametern (z. B. UTM-Parametern für Google Analytics) versehen werden, wenn Sie externe Analyse-Tools im Einsatz haben.
Für die Auswertung und Nutzung dieser Tracking-Daten benötigen Sie laut DSGVO (Art. 6 Abs. 1 lit. a)) eine ausdrückliche Einwilligung Ihrer Kontakte. Denn beim Tracking des Empfängerverhaltens werden personenbezogene Daten verarbeitet.
Die Verarbeitung [personenbezogener Daten] ist nur rechtmäßig, wenn [...] die betroffene Person [...] ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben [hat].
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie transparent über den Einsatz von Tracking informieren. Alle relevanten Informationen zum Link-Tracking und zur Auswertung des Empfängerverhaltens sollten in Ihrer Datenschutzerklärung auf Ihrer Website aufgeführt sein. Auch deshalb ist es wichtig, dass Sie Interessent:innen bereits in der Newsletter-Anmeldestrecke auf diese Datenschutzhinweise aufmerksam machen.
Wenn Sie auf die automatische Auswertung des Empfängerverhaltens verzichten möchten, können Sie das Link-Tracking in Ihrem rapidmail Konto jederzeit vollständig deaktivieren. Bereits vorhandene Statistiken zu versendeten Mailings werden dabei anonymisiert. Beachten Sie aber, dass durch die Deaktivierung des Link-Trackings einige Funktionen wie A/B-Tests oder Follow-up-Mailings eingeschränkt werden.
👀 Schon gewusst?
rapidmail stellt Ihnen einen DSGVO-konformen Mustertext für Ihre Datenschutzerklärung zur Verfügung. Dieser wurde gemeinsam mit den Datenschutz-Expert:innen von Keyed erstellt und geprüft – ideal als verlässliche Grundlage für Ihr Newsletter-Marketing.
Vorgabe 4: E-Mail-Adresse als einziges Pflichtfeld im Newsletter-Anmeldeformular
Eine persönliche Anrede im Newsletter, ein Geburtstagsrabatt oder Einladungen zu Veranstaltungen in der Nähe: Personalisierung spielt im Newsletter-Marketing eine immer größere Rolle. Entsprechend verlockend ist es, bereits bei der Newsletter-Anmeldung möglichst viele Informationen über neue Kontakte abzufragen.
Neben der E-Mail-Adresse werden daher häufig zusätzliche Felder wie Vor- und Nachname, Geburtsdatum oder individuelle Interessengebiete im Anmeldeformular integriert. Aber genau hier ist Vorsicht geboten.
Denn die DSGVO schreibt den Grundsatz der Datenminimierung vor: Sie dürfen nur personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, die für den jeweiligen Zweck wirklich erforderlich sind.
Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“).
Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO
Für Ihr Newsletter-Marketing bedeutet das ganz konkret: Die E-Mail-Adresse Ihrer Kontakte reicht aus, um einen Newsletter zu versenden. Deshalb müssen Sie Interessent:innen die Anmeldung auch dann ermöglichen, wenn sie ausschließlich ihre E-Mail-Adresse angeben möchten.
Das heißt: In Ihrem Newsletter-Anmeldeformular darf die E-Mail-Adresse das einzige Pflichtfeld sein. Andere personenbezogene Daten wie z. B. Name, Geburtsdatum oder Wohnort dürfen nur freiwillig in Form eines optionalen Feldes abgefragt werden.
So bleiben Sie nicht nur datenschutzkonform, sondern senken auch die Anmeldehürde für neue Abonnent:innen – ein klarer Vorteil für Ihren Verteileraufbau.
Vorgabe 5: Kopplungsverbot bei der Newsletter-Anmeldung beachten
Leadmagneten wie Gewinnspiele, kostenlose E-Books oder Whitepaper werden häufig eingesetzt, um neue Newsletter-Kontakte zu gewinnen. Auch hier sollten Sie jedoch vorsichtig sein: Zum Schutz der personenbezogenen Daten dürfen Sie die Teilnahme an einem Gewinnspiel oder den Download eines Inhalts grundsätzlich nicht automatisch an eine Newsletter-Anmeldung koppeln.
Dieses sogenannte Kopplungsverbot (Art. 7 Abs. 4 DSGVO) soll sicherstellen, dass eine Einwilligung zum Newsletter-Empfang immer freiwillig erfolgt und nicht durch einen Vorteil erzwungen wird.
Bei der Beurteilung, ob die Einwilligung freiwillig erteilt wurde, muss dem Umstand in größtmöglichem Umfang Rechnung getragen werden, ob unter anderem die Erfüllung eines Vertrags, einschließlich der Erbringung einer Dienstleistung, von der Einwilligung zu einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten abhängig ist, die für die Erfüllung des Vertrags nicht erforderlich sind.
Art. 7 Abs. 4 DSGVO
Was bedeutet das konkret für Leadmagneten?
Sie dürfen einen E-Book-Download oder eine Gewinnspiel-Teilnahme in der Regel nicht davon abhängig machen, dass sich Nutzer:innen zeitgleich obligatorisch für Ihren Newsletter anmelden – wenn der Newsletter für den jeweiligen Zweck nicht zwingend erforderlich ist.
Damit Sie solche Leadmagneten DSGVO-konform einsetzen können, um Ihren Newsletter-Verteiler auszubauen, muss einer der beiden folgenden Fälle zutreffen:
- 📃 Kopplung bei vorliegendem E-Book-Download- bzw. Gewinnspielvertrag: Sie haben von einem erfahrenen Datenschutz-Experten oder einer erfahrenen Datenschutz-Expertin einen E-Book- bzw. Gewinnspielvertrag aufsetzen lassen. Aus diesem geht hervor, dass die Teilnahme am Gewinnspiel bzw. der E-Book-Download automatisch an die Datenverarbeitung in Form des Newsletterversandes gekoppelt ist. Sie sollten diese Variante nur im Ausnahmefall und nach individueller rechtlicher Beratung umsetzen.
- 💌 Newsletter-Abo als freiwillige Zusatzoption (empfohlene Lösung): Bevor Interessent:innen in Ihrem Website-Formular auf den Button „Am Gewinnspiel teilnehmen” bzw. „E-Book downloaden” klicken, bieten Sie eine Checkbox für die Newsletter-Anmeldung an. Website-User können diese per Klick aktivieren, wenn sie zusätzlich zur Teilnahme bzw. dem Download auch Ihren Newsletter erhalten möchten. Mit dieser Option sind Sie nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern geben Ihrer Zielgruppe auch eine faire Chance, sich nicht zum Newsletter anzumelden, wenn daran kein Interesse besteht.
Vorgabe 6: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit externen Newsletter-Tools abschließen
Wenn Sie für Ihr E-Mail-Marketing eine externe Newsletter-Software nutzen, hat Ihr Anbieter theoretisch Zugriff auf die Daten Ihrer Kontakte. Alle personenbezogenen Daten, die Sie dort in Ihr Konto importieren (z. B. die Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte), sind auf den Servern des Newsletter-Anbieters gespeichert.
Es handelt sich hier um eine sogenannte Auftragsverarbeitung: Sie bleiben für den Datenschutz verantwortlich, während der Newsletter-Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet.
Der Art. 28 DSGVO legt fest, dass Sie als Unternehmen oder Organisation in diesem Fall einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Datenschutzvertrag) mit dem externen Newsletter-Anbieter abschließen müssen:
Die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter erfolgt auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten, der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festgelegt sind.
Art. 28 Abs. 3 DSGVO
Durch den Abschluss eines AVV ist sichergestellt, dass Sie im Rahmen Ihres Newsletters vollen Datenschutz gewährleisten, indem:
- ✅ der Newsletter-Anbieter die Daten nur nach Ihren Weisungen verarbeitet
- ✅ angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz der Daten getroffen werden
- ✅ keine unzulässige Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt
Ohne einen solchen Vertrag ist der Einsatz externer Newsletter-Tools nicht DSGVO-konform.
👀 Schon gewusst?
Mit rapidmail als Newsletter-Tool können Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) für Ihren Newsletterversand ganz einfach und papierlos in Ihrem rapidmail Konto abschließen. So erfüllen Sie eine zentrale Datenschutz-Anforderung schnell und unkompliziert ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Vorgabe 7: Kontaktdaten nur innerhalb der EU speichern und verarbeiten
Entsprechend der DSGVO-Vorgaben (Art. 44 ff.) ist eine Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Kontaktdaten nur innerhalb der EU grundsätzlich unproblematisch, da hier ein einheitliches Datenschutzniveau gilt.
Bei der Auswahl Ihres Newsletter-Tools sollten Sie daher darauf achten, dass alle Kontaktdaten ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet werden.
Anders sieht es nämlich aus, wenn Sie z. B. eine Newsletter-Software mit Serverstandort USA wie Mailchimp nutzen und personenbezogene Daten in sogenannte Drittländer außerhalb der EU übertragen oder verarbeiten. Die DSGVO stellt hierfür besondere Anforderungen:
Jedwede Übermittlung personenbezogener Daten [...] an ein Drittland oder an eine internationale Organisation [...] ist nur zulässig, wenn der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter die in diesem Kapitel niedergelegten Bedingungen einhalten, [...] um sicherzustellen, dass das durch diese Verordnung gewährleistete Schutzniveau für natürliche Personen nicht untergraben wird.
Art. 44 DSGVO
Der jeweilige Anbieter im EU-Ausland muss also zum einen gewährleisten können, dass das eigene Datenschutzniveau den EU-Vorgaben laut DSGVO entspricht. Zum anderen muss die Europäische Kommission zuerst generell und offiziell feststellen, dass das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet.
Eine Übermittlung Ihrer Kontaktdaten an eine Newsletter-Software, deren Server außerhalb der EU stehen, ist nur zulässig, wenn eine der beiden folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
- 🧑⚖️ ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das jeweilige Drittland liegt vor
- 🧑⚖️ geeignete zusätzliche Schutzmaßnahmen werden getroffen und als ausreichend eingestuft (z. B. Standardvertragsklauseln, einzeln verhandelte Vertragsklauseln oder ein genehmigter Zertifizierungsmechanismus)
Warum Newsletter-Tools mit EU-Servern der einfachste Weg sind
Sie merken: Drittlandübermittlungen für datenschutzkonformen Newsletterversand sind rechtlich möglich, aber mit erhöhtem Prüf- und Dokumentationsaufwand verbunden. Wenn Sie sich diesen Aufwand sparen möchten, ist eine Newsletter-Software mit Serverstandort ausschließlich innerhalb der EU die einfachste und rechtssicherste Lösung.
Mit einem EU-DSGVO-konformen Newsletter-Anbieter profitieren Sie von:
- 🔒 klaren rechtlichen Rahmenbedingungen und maximaler Datenschutzkonformität
- 🔒 geringerem Prüf- und Verwaltungsaufwand zum Sicherstellen eines ausreichenden Datenschutzlevels
- 🔒 einer höheren Chance auf einen wachsenden Newsletter-Verteiler, da Sie neuen Kontakten vollständigen Datenschutz gewährleisten können
👀 Schon gewusst?
Mit rapidmail bleiben Ihre Kontaktdaten in Deutschland: Wir speichern alle personenbezogenen Daten unserer Kund:innen und deren Kontakte ausschließlich auf Hochsicherheitsservern in Deutschland. Dank der engen Zusammenarbeit mit den Datenschutz-Jurist:innen von Keyed entspricht unser Newsletter-Tool jederzeit zu 100 % den Datenschutzrichtlinien.
Vorgabe 8: Keine Noreply-Adresse für den Newsletter-Absender nutzen
„noreply@meine-firma.de”, „do-not-reply@meinefirma.de” oder „nicht-antworten@meinefirma.de”: Viele Unternehmen verschicken Ihren Newsletter immer noch über eine Noreply-Adresse. Damit wollen sie in der Regel eine Flut an Antwortmails als Reaktion auf einen versendeten Newsletter verhindern.
Nicht nur im Hinblick auf die Kundenbeziehung bzw. Leserbindung ist eine Noreply-Adresse jedoch eine fragwürdige Wahl für den Newsletter-Absender – auch datenschutzrechtlich ist die Nutzung zumindest kritisch: Denn mit Noreply-Adressen befinden sich Newsletter-Versender:innen in einer rechtlichen Grauzone, auch wenn prinzipiell nicht gegen geltende Datenschutzgesetze verstoßen wird.
Laut Datenschutzgrundverordnung (Art. 15 ff. DSGVO) muss es Nutzerinnen und Nutzern jederzeit möglich sein, Informationen zu sämtlichen personenbezogenen Daten einzuholen, die über sie gesammelt wurden.
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten [...].
Art. 15 Abs. 1 DSGVO
Für den Versand von Newslettern und dem Datenschutz bedeutet das konkret: Abonnent:innen müssen eine unkomplizierte Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit dem Absender haben, wenn sie Auskunft zu ihren gespeicherten Daten wünschen, Fragen zum Newsletter haben oder ihr Recht auf Berichtigung oder Löschung ausüben möchten.
Zwar schreibt die DSGVO keine antwortfähige Absenderadresse ausdrücklich vor. Wird jedoch eine Noreply-Adresse verwendet, erschwert dies die Kommunikation unnötig und kann im Zweifel als Verstoß gegen die „Erleichterung der Rechteausübung“ (Art. 12 Abs. 2 DSGVO) gewertet werden – eine rechtliche Grauzone, die sich leicht vermeiden lässt.
💡 rapidtipp: Möglichkeit zur einfachen Kontaktaufnahme bieten
Um datenschutzrechtlich kein Risiko einzugehen und gleichzeitig die Beziehung zu Ihren Abonnent:innen zu stärken, sollten Sie auf eine Noreply-Adresse als Newsletter-Absender verzichten. Verwenden Sie stattdessen eine Absenderadresse, an die sich Ihre Newsletter-Kontakte bei Fragen jederzeit wenden können.
Das hat gleich mehrere Vorteile:
- 📬 Datenschutzfreundlicher Newsletter: Anfragen zu personenbezogenen Daten sind einfach möglich
- 🤝 Mehr Vertrauen in Ihr Unternehmen: Abonnent:innen fühlen sich ernst genommen und gehört
- 📈 Bessere Zustellbarkeit Ihrer Newsletter: Antworten und Interaktionen wirken sich positiv auf Ihre Absenderreputation und damit die erfolgreiche Zustellung Ihrer E-Mails aus
Erreichbarkeit zahlt sich also aus – datenschutzrechtlich, technisch und in der Beziehung zu Ihren Newsletter-Abonnent:innen. 💌
Vorgabe 9: Abmeldelink in jeden Newsletter einbauen
Natürlich ist es schade, wenn sich Abonnent:innen vom Newsletter abmelden. Trotzdem sollten Sie niemals versuchen, eine Abmeldung unnötig zu erschweren oder zu verhindern. Denn zum einen bringt es Ihnen keinen Mehrwert, Kontakte ohne echtes Interesse weiterhin Newsletter zu schicken. Zum anderen ist die einfache Abmeldeoption eine klare Vorgabe für eine DSGVO-konforme Newsletter-Abmeldung.
Denn die DSGVO (Art. 7 Abs. 3) schreibt vor, dass eine erteilte Zustimmung zum Newsletter-Empfang jederzeit widerrufen werden können muss – und zwar genauso einfach, wie sie zuvor erteilt wurde:
Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. [...] Der Widerruf der Einwilligung muss so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein.
Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Das bedeutet: Ihre Leserinnen und Leser müssen die Möglichkeit haben, sich zu jedem Zeitpunkt und einfach von Ihrem Newsletter abzumelden.
Die Datenschutzrichtlinien schreiben also nicht ausdrücklich vor, dass jeder Newsletter zwingend einen Abmeldelink enthalten muss. In der Praxis ist der Abmeldelink im Newsletter jedoch die einfachste, nutzerfreundlichste und rechtssicherste Lösung – sowohl für Empfänger:innen als auch für Versender:innen. Er reduziert Rückfragen, minimiert das Risiko von Beschwerden und hilft, Abmahnungen oder rechtliche Streitfälle zu vermeiden.
👀 Schon gewusst?
Jeder mit rapidmail erstellte Newsletter enthält automatisch einen Abmeldelink. Sie können den Linktext individuell anpassen und so klar und transparent kommunizieren, dass sich Ihre Abonnent:innen jederzeit abmelden können. Damit erfüllen Sie eine zentrale Datenschutz-Vorgabe ganz ohne zusätzlichen Aufwand.
Vorgabe 10: „Das Recht auf Vergessenwerden” Ihrer Kontakte beachten
Melden sich Abonennt:innen von Ihrem Newsletter ab, heißt das, dass sie in Zukunft keine E-Mail Newsletter mehr von Ihnen erhalten werden. Was dann mit den persönlichen Daten Ihrer Kontakte passiert, hängt von der technischen Lösung Ihres Newsletter-Tools ab. Umso wichtiger ist es, schon von Beginn an darauf zu achten, eine DSGVO-konforme Newsletter-Software auszuwählen, die auch eine rechtskonforme Löschung der Kontaktdaten ermöglicht.
Bei einer klassischen Newsletter-Abmeldung wird Ihr Kontakt in der Regel nicht vollständig gelöscht, sondern in einen inaktiven bzw. gesperrten Status versetzt. Das ist auch datenschutzrechtlich sinnvoll: Die E-Mail-Adresse bleibt als „abgemeldet“ gespeichert, damit Sie sie nicht versehentlich erneut anschreiben. Andere personenbezogene Daten, die für den Newsletterversand nicht mehr erforderlich sind (z. B. Name oder Geburtsdatum), können dabei gelöscht werden.
Mit rapidmail beispielsweise wechselt Ihr Kontakt nach der Abmeldung automatisch vom Status „aktiv“ zu „abgemeldet“. Personenbezogene Zusatzdaten werden entfernt, während die E-Mail-Adresse als abgemeldet erhalten bleibt – ausschließlich zu dem Zweck, einen erneuten Versand ohne vorliegende Zustimmung zu verhindern.
Recht auf vollständige Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Neben der klassischen Newsletter-Abmeldung haben Ihre Abonnent:innen nach der DSGVO (Art. 17) ein weiteres wichtiges Recht: das Recht auf Löschung, auch bekannt als „Recht auf Vergessenwerden“, welches über die reine Abmeldung hinausgeht.
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen [...].
Art. 17 Abs. 1 DSGVO
Das bedeutet für Sie: Ihre Abonnent:innen können verlangen, dass alle ihre personenbezogenen Daten – inklusive der E-Mail-Adresse – vollständig auf allen Servern und Systemen gelöscht werden, sofern das nicht mit anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in Konflikt steht.
👀 Schon gewusst?
Zusätzlich zur klassischen Abmeldung können Sie mit rapidmail bei Bedarf die Daten Ihrer Abonnent:innen aus der Empfängerliste „löschen und DSGVO-konform vergessen”. Alle Daten werden dabei aus allen relevanten Systemen entfernt, sodass der Wunsch der betroffenen Person rechtssicher umgesetzt wird.
3. Kostenlose Datenschutz-Checkliste für Newsletter – zum Downloaden & Abhaken
Sie haben jetzt einen guten Überblick, wie Sie Newsletter und Datenschutz einfach unter einen Hut bringen. Damit Sie direkt durchstarten können, begleiten wir Sie mit unserer kostenlosen Datenschutz-Checkliste Schritt für Schritt zu einem datenschutzkonformen Newsletterversand. Laden Sie die interaktive Checkliste herunter und haken Sie alle Vorgaben ab, die Sie bereits erfolgreich umgesetzt haben. Auf los geht’s los!
4. Fazit: Wie wichtig ist Datenschutz für erfolgreiches E-Mail-Marketing?
Datenschutz spielt im E-Mail-Marketing eine immer zentralere Rolle. Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und durch zahlreiche gerichtliche Entscheidungen – etwa zu Datenübertragungen an Newsletter-Tools in Drittstaaten – ist klar: Datenschutz ist kein Randthema mehr, sondern eine grundlegende Voraussetzung für professionellen Newsletterversand.
Umso wichtiger ist es, dass Sie sich frühzeitig mit dem Thema Datenschutz bei Newslettern auseinandersetzen und Ihre Prozesse im E-Mail-Marketing konsequent DSGVO-konform gestalten.
Dazu gehört unter anderem:
- 🔒 die Auswahl einer Newsletter-Software mit transparenten Datenschutzstandards
- 🔒 klare und nachvollziehbare Einwilligungsprozesse für Ihre Newsletter-Kontakte
- 🔒 der sichere Umgang mit Abmeldungen und Löschanfragen Ihrer Abonnent:innen
Richtig umgesetzt schützt Datenschutz Sie nicht nur vor Abmahnungen oder Bußgeldern. Er schafft auch Vertrauen bei Ihren Abonnent:innen – und damit eine stabile Grundlage für langfristig erfolgreiches E-Mail-Marketing.
Noch Fragen zum Thema Datenschutz beim Newsletterversand?
Kein Problem, bei datenschutzrechtlichen Fragen, die unser Newsletter-Tool betreffen, hilft Ihnen unser rapidmail Support-Team gerne weiter. Für eine generelle Beratung zum Thema Datenschutz in Ihrem Unternehmen und für Tipps, wie Sie Ihr Datenschutz-Niveau steigern können, können Sie sich an unsere Datenschutz-Partner von Keyed wenden.
FAQ: Häufige Fragen zum Datenschutz im Newsletter-Marketing
Was umfasst Datenschutz im Newsletter-Marketing?
Datenschutz im Newsletter-Marketing umfasst alle rechtlichen Vorgaben zur Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten, die beim Newsletterversand anfallen. Dazu zählen insbesondere E-Mail-Adressen, Einwilligungen, Anmeldezeitpunkte und Tracking-Daten. Grundlage ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Sie im Newsletter-Marketing berücksichtigen müssen.
Welche Datenschutzrichtlinien gibt es im Newsletter-Marketing?
Es gibt einige Datenschutz-Vorgaben, die Sie beim Newsletterversand beachten müssen. Die Basis bildet dabei die Richtlinie, dass Newsletter nur mit expliziter und nachweisbarer Einwilligung der Empfänger verschickt werden dürfen.
Darf ich Newsletter ohne Einwilligung der Kontakte versenden?
Grundsätzlich nein. Newsletter dürfen in der Regel nur mit vorheriger, freiwilliger und nachweisbarer Einwilligung der Empfänger:innen versendet werden. Eine Ausnahme kann im B2B-Bereich bei Bestandskunden-Newslettern unter sehr engen Voraussetzungen greifen. Für B2C-Kontakte ist eine ausdrückliche Einwilligung immer erforderlich.
Ist das Double-Opt-in-Verfahren bei der Newsletter-Anmeldung Pflicht?
Die DSGVO schreibt das Double-Opt-in nicht ausdrücklich vor, es gilt jedoch als Best Practice, um Einwilligungen bei Bedarf rechtssicher nachweisen zu können. In der Praxis ist das Double-Opt-in daher die sicherste Methode, um die freiwillige Anmeldung Ihrer Kontakte zum Newsletter zu dokumentieren.
Welche Daten darf ich im Newsletter-Anmeldeformular abfragen?
Als Pflichtfeld darf ausschließlich die E-Mail-Adresse abgefragt werden. Weitere Angaben wie Name, Geburtsdatum oder Interessen sind zulässig, wenn sie freiwillig sind.
Muss ich für das Newsletter-Tracking eine Einwilligung einholen?
Ja. Sobald Sie Klick- oder Öffnungsverhalten auswerten oder Tracking-Parameter (z. B. UTM-Parameter) einsetzen, benötigen Sie dafür eine Einwilligung Ihrer Kontakte, die Sie z. B. im Anmeldeformular einholen können. Zudem müssen Sie transparent in der Datenschutzerklärung über das Tracking informieren.
Darf ich Gewinnspiele oder E-Books an eine Newsletter-Anmeldung koppeln?
In der Regel nein. Das sogenannte Kopplungsverbot besagt, dass eine Leistung (z. B. E-Book-Download) nicht automatisch an eine Newsletter-Anmeldung gebunden werden darf. Zulässig ist eine freiwillige Zusatz-Checkbox für den Newsletter im Download- oder Gewinnspiel-Formular. Ausnahmefälle sind nur mit klarer vertraglicher Grundlage und rechtlicher Prüfung möglich.
Warum brauche ich bei Nutzung eines Newsletter-Tools einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
Wenn Sie ein externes Newsletter-Tool nutzen, verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. In diesem Fall ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO verpflichtend, um Verantwortlichkeiten, Weisungen und Sicherheitsmaßnahmen klar zu regeln. Mit rapidmail als Newsletter-Tool können Sie beispielsweise direkt im Konto einen AVV in elektronischer Form ganz einfach abschließen.
Müssen Newsletter-Daten in der EU gespeichert werden?
Eine Speicherung Ihrer personenbezogenen Kontaktdaten innerhalb der EU ist datenschutzrechtlich am einfachsten. Bei Datenverarbeitung in Drittländern (z. B. USA) sind zusätzliche Voraussetzungen erforderlich, etwa ein Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln. Das bedeutet mehr Prüf- und Dokumentationsaufwand. Die einfachste Lösung ist deshalb eine Newsletter-Software mit Serverstandort ausschließlich innerhalb der EU.
Darf ich laut DSGVO ein Newsletter-Tool aus den USA nutzen?
Entsprechend der DSGVO-Vorgaben ist eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten nur innerhalb der EU ohne Weiteres möglich. Bei der Auswahl Ihres Newsletter-Tools sollten Sie daher darauf achten, dass alle Kontaktdaten ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet werden, um zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu vermeiden.
Muss jeder Newsletter einen Abmeldelink enthalten?
Die DSGVO schreibt keinen Abmeldelink wörtlich vor. Sie verlangt jedoch, dass der Widerruf der Einwilligung in den Newsletter-Empfang jederzeit und einfach möglich ist. Ein Abmeldelink im Newsletter ist deshalb die einfachste und rechtssicherste Lösung – für Empfänger:innen und Versender:innen.
Was passiert mit den Kontaktdaten nach einer Newsletter-Abmeldung?
Nach der Abmeldung dürfen Abonnent:innen keine weiteren Newsletter erhalten. In der Praxis wird die E-Mail-Adresse häufig als „abgemeldet“ gespeichert, um einen erneuten Versand zu verhindern. Andere personenbezogene Daten können gelöscht werden.
Was ist das „Recht auf Vergessenwerden“ im Newsletter-Marketing?
Das Recht auf Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO) erlaubt es Abonnent:innen, die vollständige Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen – inklusive der E-Mail-Adresse, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Wie hilft mir rapidmail beim datenschutzkonformen Newsletterversand?
rapidmail unterstützt Sie bei zu 100 % datenschutzkonformen Newsletter-Marketing unter anderem durch:
- automatisches Double-Opt-in bei Anmeldeformularen
- integrierte Abmeldelinks in jedem Newsletter
- einfache Verwaltung von Abmeldungen und Löschanfragen
- elektronischer und einfacher Abschluss eines AV-Vertrags direkt im Konto
- Serverstandorte ausschließlich in Deutschland
