Newsletter-Erstellung: Mit diesen Kosten können Sie rechnen

Sie möchten regelmäßig mit Ihren Kund:innen kommunizieren, Ihre Verkäufe steigern und sichtbar bleiben? Dann ist E-Mail-Marketing genau das richtige Werkzeug für Sie! Hinter den Kosten, die Sie dabei erwarten, steht für Sie allerdings noch ein dickes Fragezeichen? In diesem Guide zeigen wir Ihnen ganz transparent, welche Kosten im E-Mail-Marketing anfallen, wie Sie ein sinnvolles Budget kalkulieren und mit welchen Tipps Sie bei der Erstellung von Newslettern zusätzlich Geld sparen können.

1. So hoch sind die Kosten im E-Mail-Marketing

Über Geld spricht man nicht? Oh doch! Damit Sie einschätzen können, welche Summen im E-Mail-Marketing auf Sie zukommen und ob Sie sich diese Werbeform leisten können, ist ein Blick auf die anfallenden Kosten unverzichtbar. 💸

Die E-Mail-Marketing-Kosten hängen allerdings von vielen verschiedenen Faktoren ab und lassen sich deshalb nicht für alle Unternehmen und Anwendungsfälle auf eine Summe herunterbrechen.

Diese Faktoren beeinflussen die Höhe Ihrer E-Mail-Marketing-Kosten: 

1. 👩🏽‍💻 E-Mail-Marketing-Software

Damit Sie alle Vorteile des E-Mail-Marketings ausschöpfen können, benötigen Sie eine spezielle Newsletter-Software mit Anwendungen und professionelle Funktionen, die extra dafür gemacht wurden. Je nach Anbieter zahlen Sie hier meist einen festen Preis pro Monat. Die Preise variieren dabei je nach Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Support des Anbieters. Außerdem unterscheiden sich die Kostenmodelle der verschiedenen E-Mail-Marketing-Tools darin, dass entweder nach der Anzahl der Kontakte oder nach einer festen Anzahl an E-Mails pro Monat abgerechnet wird.

💡 rapidtipp

In unserem großen Newsletter–Tool-Vergleich unterstützen wir Sie bei der Entscheidung für eine Newsletter-Software, die genau zu Ihren Bedürfnissen passt. Dabei bewerten wir die E-Mail-Marketing-Tools nicht nur anhand ihrer Kosten, sondern auch in den Kategorien Funktionsumfang, DSGVO-Konformität und Support.

2. 👥 Größe Ihrer Kontaktliste

Bei den meisten Anbietern beeinflusst die Anzahl Ihrer Newsletter-Abonnent:innen die monatlichen Kosten. Beim kontaktbasierten Modell zahlen Sie für eine feste maximale Kontaktanzahl und können flexibel so viele E-Mails, wie Sie möchten, an diese Kontakte versenden. Erst wenn Sie eine neue Schwelle bei der Kontaktanzahl erreichen (z. B. ab 1.000, 5.000, 10.000 Empfänger:innen usw.), erhöht sich der Preis. Je mehr Personen Sie mit E-Mails versorgen möchten, desto teurer wird es also.

3. 📅 Versandfrequenz 

Wie häufig Sie Newsletter versenden (z. B. wöchentlich vs. monatlich) und wie hoch das gesamte Versandvolumen ist, hat je nach Anbieter unterschiedliche Auswirkungen auf Ihre Kosten. Bei einigen Anbietern beeinflusst die Versandfrequenz den Preis nicht, solange sich die Anzahl der Empfänger:innen nicht ändert. Andere E-Mail-Marketing-Tools rechnen jedoch nicht nur nach der Anzahl der Kontakte ab, sondern geben gleichzeitig auch ein festes Volumen an E-Mails vor, die sie monatlich an diese Kontakte versenden können. Je mehr Mailings Sie versenden, desto teurer wird dieses Abrechnungsmodell also. Unabhängig vom Preismodell gilt aber: Je häufiger Sie versenden, desto mehr Ressourcen benötigen Sie intern, u. a. für Inhalte, Abstimmung und Planung.

💡 rapidtipp

Es gibt bei einigen Anbietern die Möglichkeit, Credits zu kaufen und diese als Guthaben für den Mailingversand zu nutzen, wenn man sich nicht auf ein monatliches Abo festlegen möchte. Besonders praktisch: Im unverbindlichen Tarif von rapidmail zahlen Sie nur dann, wenn Sie wirklich etwas versendet haben. Das ist ideal, wenn Sie nur gelegentlich Newsletter an Ihre Empfänger:innen versenden – oder Ihren Geldbeutel schonen möchten.

🔎 Die Kosten verschiedener E-Mail-Marketing-Tools im Vergleich

* Die Preise beziehen sich jeweils auf die monatlichen Kosten im günstigsten Bezahltarif bei monatlicher Zahlungsweise

Je nach Anbieter bezahlen Sie also als Selbstständige:r oder kleines bis mittleres Unternehmen (KMU) für die Umsetzung einer professionellen Newsletter-Strategie mindestens 7 € bis 20 € pro Monat – ausgenommen Zusatzleistungen oder externe Unterstützung. 

Weitere Kosten, die im E-Mail-Marketing auf Sie zukommen können

Sie sehen schon: Es gibt viele Faktoren, die die Kosten Ihrer E-Mail-Marketing-Kampagnen beeinflussen. Einige lassen sich im Voraus kalkulieren, andere ergeben sich durch Ihren individuellen Anwendungsfall. 

Einmalige Kosten

Die einmaligen Kosten entstehen in der Regel zu Beginn Ihrer E-Mail-Marketing-Aktivitäten oder wenn Sie von einem E-Mail-Anbieter zum anderen wechseln. Mit diesen Schritten stellen Sie Ihren Newsletter von Anfang an technisch, optisch und rechtlich auf ein solides Fundament. 🧱 Abhängig von Ihren internen Kapazitäten, fallen diese Kosten als Zeitaufwand Ihres Teams oder in Form von externen Agenturen oder Freelancern an.

• ⚙️ Tool konfigurieren: Bevor der erste Newsletter versandfertig ist, muss das Newsletter-Tool startklar gemacht und bei Bedarf mit Ihrem Onlineshop und Ihrer Kundendatenbank (CRM) und Ihrem Content Management System (CMS) verbunden werden. Ist das technische Setup erstmal erledigt, läuft vieles von selbst. Wenn Sie später allerdings das CRM wechseln oder neue Systeme anbinden möchten, könnte aber nochmal Aufwand entstehen.

• 🤖 Automatisierte E-Mail-Strecken und Anmeldeprozess einrichten: Automatisierte E-Mails wie Begrüßungsmails oder Terminerinnerungen müssen einmalig angelegt werden, damit Sie Ihnen danach Zeit einsparen und Struktur in Ihr E-Mail-Marketing bringen. Auch der Anmeldeprozess muss einmalig DSGVO-konform eingerichtet werden, inklusive Double-Opt-in und verständlicher Einwilligungstexte. 
  
• 🎨 Design-Vorlage im Corporate Design erstellen: Ein professionell gestaltetes Template sichert den einheitlichen Look Ihrer Newsletter im Corporate Design und sorgt dafür, dass Ihre Newsletter auf allen Endgeräten schick aussehen und optimal dargestellt werden. Sie können diese Vorlage dann für alle Mailings in der Zukunft nutzen. Wenn Sie hierfür Freelancer, erfahrene Grafikdesigner:innen oder eine Agentur beauftragen, liegen die Kosten zwischen 50 und mehreren hundert Euro (Quelle: Clever Elements). Wenn sich bei Ihnen im Unternehmen Designänderungen ergeben (z. B. durch ein Rebranding) oder Sie neue Kampagnenziele haben, ist natürlich auch ein Newsletter-Design-Update ein Muss.

• 🦺 Datenschutz prüfen: Ihre Newsletter sollen nicht nur bei Ihrer Zielgruppe gut ankommen, sondern auch rechtlich einwandfrei sein. Das heißt: Eine Datenschutzerklärung, ein vollständiges Impressum auf Ihrer Website, ein Abmeldelink für Ihren Newsletter sowie eine Einwilligung zum Tracking sind Pflicht. Wenn Sie sich für eine E-Mail-Marketing-Software entscheiden, die nicht automatisch zu 100 % DSGVO-konform ist, könnte das Kosten für Beratungen durch Fachanwält:innen, juristische Prüfungen oder technische Maßnahmen auf der Website nach sich ziehen. Falls Sie einen rechtlichen Newsletter-Check in Auftrag geben möchten, können Sie mit Kosten ab etwa 39 € für eine Basisprüfung bis hin zu mehreren hundert Euro für eine individuelle und ausführliche Analyse rechnen (Quelle: KONTENTIERT LEGAL).  Oder Sie setzen auf ein Newsletter-Tool, das von sich aus schon zu 100 % DSGVO-konform ist, um diese zusätzlichen Kosten im E-Mail-Marketing zu vermeiden.

Variable Kosten 

Die variablen Kosten im E-Mail-Marketing sind – ganz logisch – der individuellste Faktor von allen. Klar, wenn Sie z. B. als Selbstständige:r einen einfachen Info-Newsletter versenden, fällt ein deutlich geringerer Aufwand an, als wenn ein großes Unternehmen riesige Marketing-Kampagnen plant.

• 💼 Personalkosten: Die Erstellung von Newslettern erfordert mehr als nur das Schreiben eines fesselnden Textes. Auch Bilder, Grafiken, Angebote und saisonale Inhalte wollen gestaltet und abgestimmt werden. Hinzu kommen Planung, Koordination und Freigaben von Newsletter-Inhalten, besonders wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind. Nicht zuletzt müssen auch noch die von Ihrem Tool erhobenen Zahlen ausgewertet werden. Wie viele Kontakte haben Ihre E-Mail geöffnet? Welche Call-to-Actions, Bilder und Links im Newsletter wurden geklickt? Wie weit haben die Leser:innen Ihren Newsletter gescrollt? Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen bei der Optimierung Ihres nächsten Newsletters, benötigen aber Zeit. Egal, ob Sie dies intern oder mit Freelancer:innen oder einer Agentur abdecken: Je häufiger und komplexer Ihre Kampagnen sind, desto höher fallen die Personalkosten in der Regel aus.

• 📧 Versandvolumen und zusätzliche Funktionen: Je mehr Kontakte Sie anschreiben und je häufiger Sie Mails versenden, desto höher sind die Kosten, vor allem bei Tarifen mit Kontakt- oder Versandlimit. Auch smarte Funktionen wie personalisierte Versandzeit, Produkt-Widgets oder individuelle Inhalte kosten bei manchen Tools extra.

2. Lohnen sich die Kosten fürs E-Mail-Marketing wirklich?

Kurze Antwort: Ja! Denn die Kosten fürs E-Mail-Marketing sind im Vergleich zu anderen Werbemaßnahmen (z. B. Kataloganzeigen, Fernsehwerbung oder Plakatwerbung) ohnehin deutlich günstiger. Die vergleichsweise niedrigen Kosten wurden auch von 93,5 % der Befragten als größter Pluspunkt von E-Mail-Marketing genannt, wie eine Befragung unter 794 rapidmail Kund:innen 2023 ergeben hat.

Gleichzeitig überzeugt E-Mail-Marketing regelmäßig mit einer starken Performance und einer ganzen Reihe von Vorteilen. Natürlich ist das kein Garant: Damit ein Newsletter in Ihrer Zielgruppe zündet, müssen die Ziele, Inhalte und der Versand wie perfekt abgestimmte Zahnräder ineinandergreifen. ⚙️

3. Budgets clever kalkulieren: So planen Sie Ihre Newsletter-Kosten

Ein klarer Budgetplan ist das A und O für erfolgreiches E-Mail-Marketing – so haben Sie Ihre Kosten im Griff und vermeiden teure Überraschungen. 🤓 Und so können Sie Ihren Budgetplan Stück für Stück aufbauen:

1. Zielsetzung: Überlegen Sie sich zuerst, was Sie mit dem E-Mail-Marketing erreichen wollen. Welche Funktionen sollte Ihr E-Mail-Marketing-Tool dafür bieten?

2. Zeitplanung: Bevor Sie sich letztendlich für ein Paket eines Anbieters entscheiden, sollten Sie am besten noch einen Blick in Ihren Kalender werfen. Welche Aktionen stehen in diesem Jahr noch an? Launchen Sie in diesem Jahr noch ein neues Produkt? Werden Sie Ihren Newsletter regelmäßig oder eher nur zu saisonalen Anlässen wie Black Friday oder Weihnachten versenden? Für den gelegentlichen Newsletterversand kann nämlich ein unverbindliches Paket, wie z. B. „Pro Versand” von rapidmail, die kostengünstigere Wahl für Ihr E-Mail-Marketing sein. Außerdem ist es möglich, dass Ihr Versandvolumen übers Jahr hinweg schwankt und Sie z. B. in der Weihnachtszeit häufiger versenden möchten als in der Sommerpause. In diesem Fall ist es besonders ratsam, einen Anbieter mit einem kontaktbasierten Abrechnungsmodell zu wählen, sodass Sie monatlich so viele Mailings versenden können, wie Sie möchten.

3. Personalplanung: Haben Sie genug Personalkapazitäten, um die anfallenden Aufgaben wie die redaktionelle Planung, das Schreiben und Gestalten der Mailings und die Auswertung des Kampagnenerfolgs, intern durch Ihr eigenes Team abzudecken? Oder benötigen Sie externe Unterstützung durch eine Agentur oder Freelancer? Wenn Sie ein Newsletter-Template in Ihrem Unternehmensdesign oder einen Datenschutz-Check professionell in Auftrag geben wollen, müssen Sie hier ebenfalls weitere Kosten einplanen.

Durch die Auswahl einer passenden E-Mail-Marketing-Software, vorausschauende Zeitplanung und eine ehrliche Einschätzung Ihrer Personalkapazitäten können Sie also ein realistisches Budget für Ihr E-Mail-Marketing aufstellen. E-Mail-Marketing-Expert:innen wie Manuela Meier empfehlen übrigens, bei der Kalkulation der Newsletter-Kosten stets einen Budgetpuffer von 10 bis 20 % einzuplanen (Quelle: E-Mail-Marketing – Auf den Punkt, dpunkt Verlag, 2025). So sind Sie definitiv auf der sicheren Seite. 🤑

4. 5 Tipps, um Ihre E-Mail-Marketing-Kosten zu senken

Nun wissen Sie, was beim Newsletterversand finanziell auf Sie zukommt und wie Sie ein realistisches Budget aufstellen. Mit ein paar cleveren Maßnahmen lässt sich Ihr E-Mail-Marketing aber sogar noch günstiger gestalten. 💸

1. Prüfen Sie einen Downgrade Ihres E-Mail-Marketing-Tools

Direkt beim erstbesten E-Mail-Marketing-Anbieter das große Enterprise-Paket mit Heatmaps, KI-Personalisierung und zig Zielgruppen-Optionen gebucht, obwohl Sie eigentlich nur hin und wieder einen Newsletter verschicken? Nehmen Sie sich etwas Zeit und überlegen sich erstmal, wie Sie Ihr Newsletter-Tool im Alltag wirklich nutzen werden. Wenn Sie nicht alle Funktionen wirklich brauchen, kann sich ein Downgrade in einen günstigeren Tarif oder sogar der Wechsel zu einem simpleren und günstigeren Anbieter lohnen – so sparen Sie jeden Monat bares Geld. Außerdem bieten viele Anbieter bei jährlicher Zahlungsweise Rabatte an.

👀 Schon gewusst? Sie können mit Newslettern Geld verdienen

Jetzt kommt’s: Mit rapidmail können Sie mit der Newsletter-Erstellung sogar ganz einfach Geld einnehmen! 💰 Erstellen Sie dafür wie gewohnt Ihre Mailings und fügen Sie dann unser rapidmail Werbebanner ganz einfach per Drag-and-Drop ein. Für jeden einzelnen Kontakt, der sich über das Werbebanner in Ihrem Newsletter bei rapidmail registriert, erhalten Sie 10 € von uns. Und wenn dieser Kontakt dann rapidmail aktiv nutzt und seine erste Rechnung erzeugt, gibt’s nochmal jeweils 100 € obendrauf! Sie können also mit dem neuen Werbebanner bis zu 110 € pro geworbenen Kontakt verdienen – ohne viel Aufwand.

2. Machen Sie einen Frühjahrsputz Ihrer Empfängerliste

Je mehr Kontakte in Ihrem Newsletter-Verteiler, desto besser? Diese Faustregel gilt nur, wenn Ihre Empfänger:innen auch wirklich aktiv sind und Ihre Newsletter öffnen. Wie Sie inzwischen wissen, rechnen die meisten E-Mail-Tools nach der Anzahl der angeschriebenen Kontakte ab – egal, ob diese Ihre E-Mails öffnen oder schon seit Monaten ignorieren. Sie werfen dann quasi nicht nur Geld aus dem Fenster, sondern verwässern auch Ihre Newsletter-Statistiken durch die vielen inaktiven Empfänger:innen. Eine aufgeräumte und gut gepflegte Liste hingegen spart E-Mail-Marketing-Kosten und verbessert Ihre Kennzahlen. Win-win! 💪🏼

💡 rapidtipp

Mit einem automatischen Reaktivierungs-Workflow sortieren Sie inaktive Abonnent:innen ohne großen Aufwand elegant aus. Beispiel: Wer 6 Monate lang Ihre Newsletter nicht geöffnet und auch auf keinen Link geklickt hat, erhält von Ihnen per E-Mail eine letzte Chance. Erfolgt nach dieser ultimativen Aufforderung immer noch kein Klick, dann entfernen Sie den Kontakt endgültig aus Ihrem Verteiler – Ihr E-Mail-Marketing-Budget wird es Ihnen danken.

3. Erstellen Sie ein Basislayout in Ihrem Unternehmensdesign

Der erste Eindruck zählt – auch im E-Mail-Marketing! Dennoch muss ein professioneller Newsletter in puncto Gestaltung nicht jedes Mal bei null beginnen. Statt für jede Kampagne ein eigenes Design zu entwickeln, lohnt es sich, dauerhaft mit einem durchdachten und attraktiven Template im Corporate Design zu arbeiten. Ein solches Basislayout mit fest definiertem Newsletter-Aufbau, Logo, Farben und Schriften spart nicht nur Zeit, Abstimmungen und überflüssige Designkosten ein, sondern erhöht auch automatisch den Wiedererkennungswert Ihres Newsletters. Bei rapidmail geht das dank des 1-Klick-Designs im Handumdrehen – einfach Ihre Website-URL eintippen und direkt das automatische Design-Template in Ihrem Unternehmenslook bestaunen. 🪄

4. Verwenden Sie gute Inhalte mehrmals

Content Recycling bedeutet, leistungsstarke Inhalte Ihrer Website mehrfach zu nutzen – überarbeitet, aktualisiert oder in neuer Aufmachung. Das erhöht die Sichtbarkeit Ihrer besten Inhalte, spart wertvolle Zeit und reduziert gleichzeitig den Aufwand. 💪🏼

Und so geht’s:

• ✨ Bestehende Inhalte neu aufbereiten: Sie können Inhalte, die Sie bereits auf Ihrer Website oder in sozialen Medien veröffentlicht haben, im Newsletter neu verwenden, z. B. in anderer Form oder mit aktualisiertem Kontext.
  
  Beispiel (Hotel): Ein Instagram-Post über regionale Frühstücksprodukte wird im Newsletter neu erzählt, inklusive Bildmaterial und Kurzinterview mit dem Küchenchef.
  
• 🆕 Inhalte aktualisieren und erneut verwenden: Statt alte Inhalte ungenutzt liegen zu lassen, können Sie sie überarbeiten, mit aktuellen Informationen ergänzen und erneut einsetzen.
  
  Beispiel (Fitnessstudio): Ein bestehender Magazinartikel zum Thema „Rückentraining für Einsteiger“ wird überarbeitet, um neue Übungen mit Kleingeräten einzubauen, inhaltlich aktualisiert und als „Effektives Rückentraining 2.0“ neu aufgelegt. Anschließend platzieren Sie den Beitrag prominent in Ihrem Fitness-Newsletter als Serie zur Rückengesundheit.
  
• ✂️ Große Inhalte aufsplitten: Umfangreiche Formate wie E-Books, Ratgeber oder Video-Kurse lassen sich in mehrere kleinere und leicht konsumierbare Newsletter-Häppchen unterteilen.
  
  Beispiel (Autohaus): Ein detaillierter Kaufratgeber „Neuwagen oder Gebrauchtwagen – was passt zu mir?“ wird in eine dreiteilige E-Mail-Serie aufgeteilt: Teil 1 untersucht Kosten und Wertverlust, Teil 2 vergleicht Ausstattung und Garantie-Aspekte, Teil 3 bietet eine Checkliste zur Entscheidungsfindung inklusive Einladung zur persönlichen Beratung im Autohaus.
  
• 🎯 Inhalte für Zielgruppen anpassen: Ein und derselbe Inhalt kann je nach Zielgruppe individuell angepasst werden – so wirkt er relevanter, persönlicher und erzielt deutlich bessere Ergebnisse.
  
  Beispiel (Hotel): Ein saisonaler Reiseguide für den Frühling wird für verschiedene Zielgruppen unterschiedlich aufbereitet: Für Geschäftsreisende liegt der Fokus auf kurzen Laufstrecken in Hotelnähe und flexiblen Frühstückszeiten, Familien erhalten Tipps zu Ausflugszielen mit Kindern und Freizeitangeboten in der Umgebung und Paare bekommen Inspirationen für romantische Aktivitäten und exklusive Dinner-Optionen.

5. Nutzen Sie Künstliche Intelligenz als Co-Creator 

Neugierig machende Betreffzeilen? Preheader mit dem gewissen Etwas? Ein kompletter Newsletter auf Knopfdruck? Dank KI-Textgeneratoren wie ChatGPT, Neuroflash, Rytr und Co. war es noch nie so einfach wie heute, in Sekundenschnelle professionellen Newsletter-Content im gewünschten Stil auf den Bildschirm zu zaubern. 🪄

Die monatlichen Kosten der KI-Tools liegen dabei meist deutlich unter denen für Agenturen oder Freelancer und oft gibt es sogar kostenlose Einstiegspakete oder Tarife für unter 10 € im Monat. So können selbst kleine Unternehmen und Selbstständige ohne externe Unterstützung zielgruppenspezifische Newsletter-Texte erstellen. Künstliche Intelligenz im E-Mail-Marketing wird zu Ihrem starken Sparringspartner: Sie übernimmt kreative wie repetitive Aufgaben, sodass Sie wertvolle Zeit gewinnen und sich verstärkt auf strategische Themen konzentrieren können. 

Wichtig: So hilfreich KI ist – sie ersetzt keine ausgebildeten Texter:innen und Designer:innen. Sie sollten die KI-Ergebnisse immer einer Prüfung unterziehen. Denn: Fakten können falsch sein oder Formulierungen unpassend wirken. Geben Sie jedem Newsletter-Text Ihre persönliche Note, damit Ihre Mailings unverwechselbar werden.

5. Fazit: Mit überschaubaren Kosten im E-Mail-Marketing durchstarten

Sie sehen schon: E-Mail-Marketing lässt sich bereits mit überschaubarem Aufwand und wirkungsvoll umsetzen. Wer seine Ausgaben im Blick behält, auf sinnvolle Tools setzt und Inhalte klug plant, kann viel erreichen, selbst mit kleinem Team und kleinem Budget. 💸

Starten Sie direkt mit rapidmail: Der erste Versand an bis zu 2.000 Kontakte ist für Sie kostenlos – ideal zum Ausprobieren.

Häufig gestellte Fragen zu den Kosten von E-Mail-Marketing